如何更有效管理專案風險？

風險管理是其中一個關鍵的專案管理實踐，旨在確保在專案進行過程中發生的意外最少。雖然無法確定地預測未來，但我們可以應用一個簡單而精簡的風險管理流程來預測專案中的不確定性，並將這些不確定性的發生或影響降到最低。這提高了專案成功完成的機率，降低了這些風險的後果。

那麼，如何處理像專案風險管理這樣看似難以捉摸的事情呢？從制定一個風險管理計劃開始吧。

1、識別風險

識別風險的方法有很多，其中一種方法是與你的團隊、同事或干係人進行頭腦風暴。找到有相關經驗的人，安排採訪，這樣你就能收集到識別和解決風險所需的資訊。想想很多可能出錯的事情，留意它們。對過去專案的歷史資料做同樣的處理。

確保風險植根於問題的根源。總的來說，深入到根本原因，看看風險是否會對需要識別的專案產生影響。當你試圖將風險降到最低，最好相信自己的直覺。這可以讓你看到你認為不可能發生的情況。

2、分析風險

分析風險不容易。你永遠無法收集到足夠的資訊。當然，許多資料很複雜，但大多數行業都有最佳實踐，這可以幫助你進行分析。你可能會驚訝地發現，你的公司已經有一個用於此流程的框架。

當你評估專案風險時，你最終可以主動解決許多影響，例如避免潛在的訴訟、解決監管問題、遵守新法規、減少風險和最小化影響。

那麼，如何分析專案中的風險呢?通過定性和定量的風險分析，你可以確定風險將如何影響你的進度和預算。

專案管理軟體通過監控專案來幫助你分析風險。現代專案管理軟體，如8Manage PM，通過顯示實時資料的實時概覽更進一步分析風險。不像其他軟體工具，你不需要設定概覽。它已經準備好從一開始就為你提供專案的高階檢視。

3、確定風險優先順序

並非所有的風險都是平等的。你需要評估風險，瞭解你需要收集什麼資源，以便在風險發生事及時解決。

列出一長串風險可能會讓人望而生畏。但你可以簡單地將風險劃分為高、中、低。現在有一條水平線，你可以看到背景中的風險。從這個角度出發，你可以計劃如何及何時解決這些風險。
 
有些風險需要立即關注，這些可能是使專案脫軌的風險。其他風險也很重要，但可能不會威脅到專案的成功，你可以相應採取行動。還有一些風險對整個專案的進度和預算幾乎沒有影響。其中一些低優先順序的風險可能很重要，但不足以浪費時間。

4、為風險分配負責人

如果不指派人監督風險，你所有識別和評估風險的努力都會付諸東流。事實上，這是你在列出風險時應該做的事。誰對風險負責，識別風險何時發生，如果風險發生，誰領導工作進而解決風險？

這個決定取決於你。可能有一個團隊成員在風險方面更嫻熟或有經驗，那麼這個人應該帶頭解決風險。或者這可能只是隨意的選擇。當然，最好是把任務分配給合適的人，但同樣重要的是確保每個風險都有一個負責人。

如果你不為每個風險安排專人負責防範，並在風險出現時及時解決，你就等於把自己置於更大的風險之下。識別風險是一回事，但如果不管理風險，那麼你就沒有在保護專案。

5、應對風險

你已經發現了一個風險，你還需要知道這是積極的風險還是消極的風險，是否可以利用它來改善專案。

對於每個確定的主要風險，你需要建立一個計劃來緩解風險，然後根據風險的輕重緩急來採取行動。你與風險負責人進行溝通，共同決定採用你建立的哪個計劃來解決風險。

6、監控風險

你不能只設定風險負責人，而不跟蹤方案的進展，這就是監控的作用所在。誰承擔了風險，誰就有責任跟蹤問題的解決程式。但是你需要保持更新，以便對專案的總體進展有準確的瞭解，進而識別和監控新的風險。

確保你已經確定了風險管理的溝通方式，最好有各種各樣的溝通渠道。

無論你選擇做什麼，記住永遠保持透明。如果專案中的每個人都知道正在進行什麼，那麼他們就會知道需要注意什麼並幫助流程管理，這是最好的情況。

管理風險是貫穿整個專案生命週期的一項任務。最好通過選擇專案管理軟體來避免和處理專案風險，這類軟體允許管理人員提前發現問題並相應地進行計劃。

8MSaaS PM 能夠回答通常無法識別的問題——風險或目標的相關重要性是否發生了變化？提供的資料是最新的和準確的嗎？8MSaaS 解決方案為專案和風險經理提供了一種途徑，可以根據實時資料和專案預算/進度限制來識別、評估和確定風險的優先順序。

這可以遵循你現有的風險管理流程，以確保根據你的最佳實踐管理每個專案的關鍵元件。