專案控制管理：如何避免專案不達標？

最讓專案經理焦頭爛額，莫過於專案有可能脫離軌道，導致錯過最後期限和成本超支。
 
根據 Wellingtone 的《2023 年專案管理狀況》，只有43% 的專案經理表示他們總能在預算範圍內完成專案，29%的專案經理表示他們的專案能按時完成。
 
實施專案控制有助於防止專案燒錢和超出範圍。
 
說到實施專案控制，團隊可能會有不同的想法和思路。專案控制計劃提供瞭如何控制專案的框架。它包括專案控制人員將使用的具體流程、系統和工具。其目的是促進對工作流程和專案控制技術的共同理解。

專案控制的常見挑戰
 
雖然專案控制對企業大有裨益，但也很難正確實施。以下是面臨的一些典型挑戰：
 
1：當專案控制由非專職人員負責時，很容易被忽視。專案控制涉及收集和監控專案績效，而專案經理可能只有在絕對必要時才會這樣做。
 
2：並非所有專案都需要相同程度的控制。小型專案可能只需要大型專案所需的部分文件，且不需要頻繁進行衡量。
 
3：在沒有變更管理的系統內實施專案控制，可能會導致災難。如果計劃改變而不考慮擴大範圍所需的額外成本和時間，可能不會注意到增量變化，最終導致專案失敗。
 
4：只有 39% 的專案經理會為專案進度制定基線。沒有專案基線，就很難跟蹤進度，因為沒有任何東西可以用來衡量績效。
 
5：如果沒有需求可追溯流程，就無法確保最終產品符合利益相關者的需求。
 
五種專案控制方法讓專案步入正軌
 
從定期狀態更新到掙值管理，專案控制可以使用多種不同的方法。
 
1. 掙值管理
 
掙值管理（EVM）是一種綜合成本、進度和範圍來衡量專案績效和進度的技術。它將專案應該完成的工作與已經完成的工作進行比較。EVM 顯示了專案的當前狀態以及應採取的糾正措施。
 
建議使用專業專案管理軟體8Manage PM的報告功能來衡量 EVM。它可以顯示實際成本/計劃與估算成本/計劃的對比情況。
 
2. 里程碑趨勢分析
 
里程碑趨勢分析法是透過衡量專案在一段時間內的進展情況來發現進度延誤。
 
要使這種方法有效，一個先決條件是定義足夠數量的有意義的里程碑，不僅是每個專案階段結束時的里程碑，也包括專案階段內的重要里程碑。
 
專案經理可在8Manage PM中的日程表中新增里程碑，以標記重要日期和截止日期。在該系統中，只需點選幾下，就可以更新/移動里程碑。
 
3. 狀態報告
 
狀態報告顯示專案在一段時間內的進展情況。該文件很有價值，它提供的歷史資料可用於衡量未來專案的績效。
 
在撰寫狀態報告之前，要了解受眾的需求。面向利益相關者的狀態報告應提供高層次的資訊，因此要簡單、簡短幷包含重要資訊。
 
4. 預算與實際對比
 
預算與實際對比是一種成本差異分析，顯示與預測的預算相比已經花費了多少。將計劃成本與實際成本進行比較，有助發現完成專案的資金何時耗盡，並控制不合理的支出。
 
透過在8Manage PM專案管理軟體中集中管理人員和專案資料，並在計劃工作的同一位置跟蹤任務時間，專案經理可以在報告中實時跟蹤進度和預算支出。
 
5. 審計和審查
 
審計用於瞭解專案在交付績效、成本與預算、進度與計劃、風險與問題清除等方面的狀況。
 
審查最好定期進行，在每個階段結束時進行。 在提供反饋意見時，要確保是點評而不是批評。吹毛求疵不僅沒有成效，可能還會損害團隊士氣。
 
使用正確的工具實現專案控制自動化
 
專案控制要求密切關注許多活動部件。如果不使用專案控制工具，就很難始終如一地收集、測量和分析專案資料。
 
專案控制工具可收集專案資料、衡量績效、分析結果和檢測風險。這些工具包括專案計劃、進度安排、成本估算與控制以及風險管理工具。
 
8Manage PM專案管理軟體將這些功能集於一身。作為動態的業務管理平臺，8Manage PM實時聯動的資訊增強了資訊的可靠度與透明度，專案計劃與執行結果自動連線，直通式的業務協作大大提升了業務及專案的執行效率 。
 
使用8Manage PM，你可以透過實時檢視能力和每個人的時間來計劃人員和專案。這包括每個人的可用性、技能和費率，以及專案時間表、預算、階段和里程碑，讓你每次都能分配最 佳團隊，並實時跟蹤進度。
 
採用 "人員優先 "的方法進行專案規劃，意味著可以安排與能力和預算相匹配的工作。藉助8Manage PM，你可以輕鬆發現會導致超出預算的超額分配，還可以解決排程衝突，並根據需要修改專案進度，以確保遵守專案時間表。
 
8Manage PM 的報告功能可讓你輕鬆實時監控預算、實際成本和利用率。你可以根據時間或費用設定預算，並預測能力和支出。如果用於跟蹤團隊時間，可以比較計劃工時和記錄工時，瞭解專案是否按計劃進行。