制定專案管理計劃的分步指南

一個協調完美、透明、時間表具體且準確的專案管理計劃，將大大有助於你的專案按時完成。以下是制定專案計劃的10個基本步驟。

第1步：與利益相關者討論計劃和關鍵部分
 
專案計劃由活動檔案組成，這些檔案為所有直接或間接參與專案的人提供指導。所有的關鍵利益相關者都需要獲得關於專案計劃和規劃流程，包括專案章程、基線和基線管理計劃。這使他們能夠審查和批准與其有關的檔案。規劃利益相關者的參與為專案成功墊下了基礎。
 
第2步：界定所有的責任和角色
 
專案檔案不太可能被所有的關鍵利益相關者審查。因此，評估所有需要批准專案計劃不同部分的人就變得很重要。這些人包括：
 
● 專案發起人，他們是專案的所有者並將為專案提供資金。他們必須審查和批准專案計劃的不同方面。
● 專案經理，負責建立、執行和控制整個專案計劃。
● 負責建造最終產品的團隊將參與制定專案計劃的幾個方面。這些方面是對質量、風險和設計問題的評估。
● 其他關鍵利益相關者包括採購專家、質量/風險分析師、審計師等。他們需要對專案計劃中與他們有關的特定部分獲得批准。
 
第3步：召開啟動會議
 
這是將主要利益相關者聚集在一起討論專案的有效手段。啟動會議啟動規劃過程。它還有助於在所有團隊成員之間建立信任。在啟動會議上，所有成員的想法都需要被考慮到。
 
啟動會議使每個人都能認識到他們所期望的交付成果。它還應該確保專案獲得必要的支援，從而獲得成功。
 
第4步：制定範圍說明
 
它是與專案計劃相關的最重要的檔案之一。範圍說明為專案的所有方面奠定了基礎，是對專案和其結果的描述。它用於獲得所有利益相關者對專案範圍的一致同意，這在很大程度上減少了誤傳的可能性。
 
範圍宣告有可能隨著專案的進行而改變和增長，包括：
● 業務問題和需求
● 專案目標
● 專案的理由和及時完成專案的優勢
● 專案範圍和可交付成果
● 方法、關鍵里程碑，以及所有可能受到專案性質和規模影響的部分
 
第5步：制定範圍基線
 
在確認了範圍宣告中的可交付成果後，需要制定一個工作分解結構（WBS），作為專案管理計劃的一部分。它通常是對特定專案中不同可交付成果的分解。
 
WBS作為範圍基線，有三個重要元素：
● WBS確定了不同的專案可交付成果和所有需要完成的工作。
● 將大型可交付成果分解為小型可交付成果的層次結構。
● “工作包”或最低層的編號與不同的活動和任務相對應。
 
第6步：制定成本基線和時間表
 
制定成本基線和時間表的各個子步驟如下：
 
● 確定生成每個工作包或建立任務的WBS所需的所有活動和任務。
● 確定所有任務的資源（如果已知）。
● 對每項任務完成所需的時間表進行估計。
● 透過使用單個資源的平均小時費率來估計每項任務的成本。
● 考慮資源限制，或每個資源實際可用於特定專案的時間。
● 確定任務的相互依賴性和制定關鍵路徑。
● 為所需的估算和任務制定時間表。
● 描述所有資源的選定時間段。哪種資源在做什麼任務，預計花在每個任務上的時間量，以及任務開始和結束的時間。
● 將成本基線發展為分階段的預算，或按時間段確定成本。
 
這個過程可能會有變化，步驟可能會被增加或重複。
 
第7步：建立基線管理計劃
 
確定了範圍、時間表和所有成本基線後，需要記錄下管理所有計劃差異的步驟。管理計劃通常需要審查和批准修改基線的程式。不同的批准級別對於包括不同種類的更改是必要的。此外，必須知道所有的新請求不會導致進度、範圍或預算發生變化。
 
第8步：制定資源計劃
 
清楚地描述每個資源進入或離開專案的時間段。資源計劃是一個典型的圖表，類似於大多數專案管理圖表，如甘特圖。然而，它不顯示開始/結束日期、估算、任務或關鍵路徑。它揭示了資源，以及資源可能留在專案中的時間，還強調對資源的控制。
 
第9步：分析專案風險和質量
 
這兩者構成了專案管理計劃的重要部分，並使專案獲得成功。
 
專案風險：指一個可能發生或可能不發生的事件。對風險的分析包括對特定事件發生的影響和機率的確定和量化。這使專案經理能夠評估和監測哪些風險需要注意。
 
專案質量：確保所有最終產品符合客戶的規格。專案質量把重點放在預防錯誤上。質量計劃的制定包含驗收標準、標準和指標的設定，這些都將在整個專案中使用。它構成了所有審查和檢查的基礎，將在專案執行的所有階段使用。
 
第10步：溝通促進成功
 
溝通計劃指：
● 關鍵利益相關者的哪個專案成員需要哪些報告、以什麼格式、多久一次以及使用哪種特定媒體？
● 問題升級的方式和時間範圍。
● 需要儲存專案資訊的地方，以及關於誰可以訪問這些資訊。
 
一旦完成，將專案計劃的意義和其內容傳達給發起人就變得很重要。它應該包括：
● 審查並完全批准專案計劃的所有方面。
● 更改計劃中任何內容所需的程式。
● 專案計劃的執行和控制。這還應該包括關鍵利益相關者在未來階段的角色/責任。
 
總結
 
除了上述的關鍵步驟，懂得利用自動化的優勢可促進專案經理的成功。
 
端到端自動化的8Manage PM專案管理軟體支援利益相關者之間的協作，具有直觀的使用者介面並提供內建的時間跟蹤和發票，有助於專案規劃過程。
 
該軟體以WBS架構帶動專案計劃與執行的全域性掌控，以“動態管理、實時共享”的先進技術實現專案進度、成本、資源、績效、風險等的有效跟進。在8Manage PM中，計劃與執行處於同步狀態，當前的計劃實時反映專案成員最新的可交付成果及其完成情況。系統內含各種視覺化以及計劃定義工具，可幫助企業快速釐清計劃優先順序，規劃專案發展較優路徑。
 
與業務互連互通是8Manage PM的獨具優勢。專案從制定計劃到執行落地的閉環過程都會自動持續跟蹤，做到可控、可追溯，幫助專案經理做好專案管理控制，減輕專案變更或面臨變化時對專案進度的影響。
 
有了8Manage PM這樣的 幫助企業實時同步專案計劃與執行，提供可靠的專案資訊，預警風險變化，將大大提升專案的成功交付機會。