如何運用專案管理思維制定工作計劃?

我們都知道，專案管理的過程包括了 啟動 、 計劃 、 執行 、 監控 、 收尾 五個階段；那麼同樣的，我們也可以把工作計劃當做一個專案來進行管理。

工作計劃的啟動階段，要想清楚想做什麼、怎麼做等這些問題，這個時候建議大家使用5W2H原則，以思維導圖的形式將5個W和2個H寫出來，每個部分都要做到心中有數，這樣無論是個人計劃還是工作計劃都能做得清晰明瞭。

（圖為： CORNERSTONE思維導圖5W2H原則頁面 ）

使用5W2H的優勢：

• 可以準確界定、清晰描述問題，提高工作效率；

• 利於快速、準確的抓住事情的本質，確定核心問題；

• 簡單、方便，易於理解、使用；

• 有助於思路的條理化，全面思考問題，避免遺漏重要問題；

計劃階段：目標與關鍵成果（OKR）

啟動階段將要做的事情想清楚之後，計劃階段就要對接下來一段時間個人或部門的工作計劃做進一步細化，明確具體的目標（O）以及衡量這些目標完成與否的標準（即關鍵結果KR），也就是許多知名網際網路公司都在用的OKR目標管理法。

從以上的例子可以看出，目標一般是定性的，就是我們要做什麼，而關鍵結果則是衡量目標是否達成的標準，是定量可衡量的。

執行階段：實施及追蹤

目標及關鍵結果制定完成後，我們的工作計劃已經有雛形了，接下來，就要把關鍵結果落地到具體的可執行的專案上。

• 工作拆解細化

將每個關鍵結果進一步量化為不同的專案，併為每個專案規定唯一的總負責人。（這點很重要，一個專案同時有兩個或以上負責人會導致權責不清、資訊不對稱等情況，影響團隊整體效率）

• 責任到人，規定截止時間

關鍵結果專案化之後，還需要將工作進一步細化，將專案細化為一個個具體的任務，並確保每個任務都有負責人及截止時間，這樣才能確保每項工作都落到實處還可以最大限度的避免工作延期。

（圖為： CORNERSTONE 任務管理頁面 ）

監控階段：隨時檢視進度

• 跟蹤檢視進度

監控主要是部門或小組負責人要確保部門或小組整體的工作進度及完成質量（如果是個人計劃的話就是個人要確保自己的計劃按時完成）。這個階段需要負責人定時檢視整個工作計劃（即專案）的任務完成情況， 專案動態實時更新。

（ CORNERSTONE可檢視專案整體進度，包括任務總數及完成狀態統計）

（圖為： CORNERSTONE 專案動態實時更新頁面 ）

• 專案異常分析

當任務完成率較低或任務延期率超過預期的話就要及時調整策略或制定相應的應急計劃來進行補救。

如果是團隊負責人就要看一下是團隊成員工作量安排超負荷還是個別成員能力不足導致的任務延期情況嚴重。

（圖為： CORNERSTONE儀表盤頁面）

還有一個情況就是專案內進度控制得當，但是目標與公司級目標之間的差值超過了15%（當然也可以是其他數值，原則上15%最佳），這也屬於異常情況。

1.如果你的目標進度 高於父（或子）目標，就要分析團隊成員是否超負荷工作或者關鍵結果指標定的較低所以目標整體完成進度較快；前者可以考慮降低團隊成員工作強度，後者則需要調整關鍵結果指標；

2.如果是你的目標進度 低於父（或子）目標，就要分析團隊任務的整體完成情況是不是比較慢或者關鍵結果指標定的較高導致的；前者需要加快團隊成員的整體工作（可將成員任務的截止時間提前，提高階段時間內的任務完成量），後者則需要與直屬上級或管理層溝通關鍵結果指標。

收尾階段：結果評分&工作覆盤

階段性工作計劃執行完成後，就需要根據期初制定的評價指標來進行關鍵結果的評分，同時也要對整個階段的工作情況進行復盤總結，覆盤總結結果可以為下一階段的工作計劃提供參考，本階段的一些經驗（如關鍵結果指標過高或過低的情況、任務延期較多等）可以在下一階段的工作計劃制定時儘量避免。

（圖為： CORNERSTONE專案歸檔頁面 ）

其實講了這麼多的理論和方法，最後可以總結為四個字： 有始有終。

無論期初的計劃最終是否能完全落實到執行上，計劃的制定者都要本著從一而終的態度，認真制定，好好總結，這樣才能不斷從失敗中汲取教訓，最終制定出執行力最強的工作計劃。 CORNERSTONE新一代智慧專案管理平臺,產品體驗直達連結（ ）。