如何建立專案管理工作流程？

專案管理工作流程是為完成特定專案而需要進行的一系列精心規劃的任務和活動。

在專案管理工作流中擁有清晰的任務順序有助於更高效地完成專案——可以節省時間、改善結果並增強協作。

你可以按照以下步驟建立專案管理工作流程：

1、列出需要做的事情。

列出你的團隊成功完成專案所需完成的每項任務的完整列表。這可以包括任何內容，從收集資源到與利益相關者交談，再到對最終交付成果進行質量保證檢查。試著現在就把任務按正確的順序安排好，以便以後為你提供幫助。

2、收集資源。

既然已經知道了要做的每件事，就把你需要做的每件事都列一個清單。想想需要什麼工具、模板、檔案和人員。如果還沒有訪問所有內容，請記下仍然缺少的內容，以便確保在專案開始之前收集這些資源。

3、分配任務和角色。

決定誰將完成對專案有貢獻的每個任務。如果要為一次性專案設計工作流，可以將任務分配給特定的團隊成員。但是，如果要建立一個反覆使用的模板，要將任務分配給團隊或特定職位而不是個人，這樣最終將獲得更靈活的專案管理工作流程。

4、建立工作流程圖。

工作流程圖是一種將任務完成順序、任務依賴關係以及專案總體階段視覺化的方式。工作流程圖通常看起來像流程圖，可以更好地顯示任務之間的連線。為此，你可以使用下面這樣的專案管理模板，也可以從頭開始建立自己的模板。

5、測試並部署你的工作流程。

不太可能第一次就建立出一個完美的專案管理工作流。隨著更多專案的完成，你需要測試和優化你的工作流程。為了獲得最佳的成功機會，請向團隊展示你的工作流程，並在部署之前獲得反饋，然後在整個專案週期中繼續獲得反饋，以確保你始終保持一致。

你的專案管理工作流程還可以包括每個任務或階段的估計時間和定期簽到，以確保你的專案按時按預算進行。

提供幫助的專案管理軟體

有研究統計，只有29%的企業表示按時完成專案，只有43%的企業表示按預算完成專案。像8Manage PM那樣帶有專案儀表盤的專案管理軟體可以幫助你在整個專案週期中跟蹤專案，以便儘早發現瓶頸和問題。

8Manage PM是一個功能豐富的端到端專案管理系統，可以幫助你管理專案、工作流程、任務或你的業務必須完成的任何其他事情。

○範圍與需求管理

在專案整個過程，8Manage 會自動跟蹤需求的審批與接收情況。任何需求的更改都要經過嚴謹的變更控制流程以確保專案的順利進行。此外，8Manage 還提供實時顯示元件功能以有效地顯示和分析所有需求管理的資訊。

○時間管理

8Manage PM專案進度管理能自動跟蹤每個專案活動與可交付成果的時間與進度。如有任何時間差異都會實時高亮顯示差異，讓專案人員更快捷地管理專案時間和及時發現問題。

○收入與成本管理

8Manage 幫助企業全面有效地管理專案層及活動層收入和成本的預算，並實時跟蹤和彙總實際的收入和成本，包括專案中的銷售訂單與合同，專案工時成本，各項專案費用，採購訂單，開票與回款等。

○資源管理

8Manage PM資源管理功能支援定義專案資源角色和資源均衡管理以更好地管理和呼叫資源。系統提供各種資源計劃與使用報表，根據這些報表專案人員可清晰地瞭解在專案進展中所有資源的計劃分配情況，實際分配情況以及實際使用情況。

○風險管理

8Manage 能自動檢測專案各種系統性風險及其影響，包括專案計劃，成本，資源以及質量的風險，並且能根據現有影響自動推測最終的影響，專案人員可清楚地知道若不及時恰當地管理這些風險的嚴重性。

8Manage PM具有實時審計跟蹤的優勢，視覺化工作流程，讓你一目瞭然地檢視專案階段和更新，確保團隊中的每個人都在檢視相同的資料。8Manage還提供了十多個適合不同行業使用的模板，你可以從其中的一個開始，然後根據你的精確需求對其進行調整。

專案管理工作流程可幫助專案更順利地執行並提高效率和透明度。它們讓你建立經過驗證的、可重複的流程，使每個專案都比上一個更成功。