如何有效使用專案管理工作流？

在專案管理計劃的框架內，工作流指的是完成任務所需要採取的一系列步驟，以及你如何在這些任務之間切換。

專案通常是一次性的、有時間限制的企業服務於非常具體的目的，併產生非常具體的結果。

例如，一年兩次的大型戶外活動是個有時間限制的專案，服務於特定的目的和結果。當目標和結果都實現時，這一年的活動也就結束了。事件的專案管理是對事件相關的所有活動進行處理。

什麼是專案管理工作流

專案管理工作流是將關鍵里程碑之間的任務和活動安排成有效和有意義的順序的過程。

工作流程是我們日常生活的一部分。當你坐在辦公桌前，給供應商寫郵件或跟進同事負責的任務時，工作流就在發生。像專案一樣，所有企業和組織都有持續的工作流程。

單個任務的成功完成通常需要專案經歷一系列的階段。不管規模和複雜性如何，所有單獨的專案都有自己的工作流模式。

有效的專案管理工作流系統應該幫助你組織和記錄工作流的各個階段。良好的工作流程將建立一系列步驟，指導你和你的團隊朝著最終目標前進。

專案管理工作流的優點

○ 提高整體效率——工作流系統減少紙張的使用，將所有東西集中在一個易於獲取的地方。

○ 允許協作——最好的專案管理工作流系統具有內建的社會協作工具，使溝通更容易、更有凝聚力。

○ 使報告更容易、更透明——工作流專案管理軟體具有使報告更簡單、更快和更準確的工具。

○ 讓人們保持聯絡——如今，流動性是許多工作團隊的標準。當你的專案管理工作流系統方便移動時，那些正在旅行、不在現場或遠端辦公的員工可以輕鬆地檢查專案狀態並更新自己的狀態。

如何有效使用專案管理工作流

專案管理處理的是計劃、監督和指導任務，而工作流處理的是這些任務的連線。專案管理縱覽整個過程，而工作流確保縱覽，從一步平穩地移動到下一步。

工作流管理系統為組織、記錄、控制和協調工作流提供了基礎設施。有效使用專案管理工作流的最重要方法是，為你的專案選擇正確的方法。

如果你過去沒有使用有效的工作流過程，你可能不知道從哪裡開始。選擇正確的工作流系統時，首先要考慮以下四個步驟：

1. 計劃

每個專案都從一個計劃開始，不管你選擇的工作流方法是什麼。無論你是使用敏捷、瀑布還是PRISM，成功完成專案的關鍵是一個無懈可擊的計劃。從大範圍開始，然後將專案分解為單個團隊成員能夠輕鬆理解和處理的較小部分。確保嚴格精確，同時保持靈活性。記住，計劃可能會在專案進行到一半時發生改變。

2. 參與

與你的團隊、客戶和其他重要的干係人交流。找出對專案成功最關鍵和最重要的東西。雖然你不需要從每個人那裡獲得意見和反饋，但確保每個人都知道發生了什麼是明智的。收集可靠的資訊並讓其他人蔘與其中的好處顯而易見:更好的團隊合作、靈活的資源和更多的腦力來排除故障。

3.預測

即使是最成功的專案也會在過程中經歷一些小插曲。在專案開展過程中，要預料到事情會出錯。確定計劃可能需要改變的地方，或者可能讓你變得脆弱的地方，做好準備。有效的專案經理能夠預見到有問題的情況，並準備好應對突發事件。

4. 跟蹤

寫下專案的每個重要事件、對話或里程碑、標記時間並進行更新。做到這一點，要確保你有良好的系統。

專案管理工作流程方法

如果你想讓你的專案執行得更快，效率更高，那麼你可以選擇多種專案管理方法或系統。以下是三種最常見的工作流方法：

敏捷專案管理工作流

敏捷工作流方法的核心是：協作、自組織、跨功能和適應性的核心價值和行為。敏捷是一種專案管理方法，在70年代和80年代從豐田、富士和本田等創新型日本公司中興起。

如果你的專案需要高水平的適應性，那麼敏捷是個不錯的選擇。這種方法適用於不斷變化的情況，以及需要不斷、定期的內外部反饋的專案。敏捷專案管理方法通常是小型專案和/或那些開發進度加快的專案的理想方法。

瀑布專案管理工作流

瀑布是一種更傳統的、自上而下的工作流和專案管理方法。瀑布方法按順序處理工作流的各個階段。從最初的概念和規劃階段一直到開發和質量保證，最後是專案完成和維護。專案需求通常在一開始就設定好了，除非絕對必要，否則對計劃幾乎沒有任何改變。

瀑布方法最適合大型專案，在這些專案中，全面的計劃和可預測的過程至關重要。

PRISM專案管理流程

PRISM由GPM Global開發，是一種建立方法的方式，它將環境因素考慮在內，同時確保一個可重複、有效的系統，該系統可以很容易地應用於廣泛的大型專案。

為每個專案都擁有一個專案管理工作流程是非常值得的。投資專案管理軟體也是值得的。使用8Manage PM這樣的 可以更輕鬆地準確瞭解專案在其工作流程中的位置。

8Manage PM專案管理平臺提供了模板、工具和整合，使工作流易於建立、維護和使用，以發展你的業務。系統最大優勢在於實時跟蹤審計，將所有專案資訊集中在一個易於訪問的位置。並且有助實現工作流程自動化和視覺化，允許你的管理團隊或整個團隊進行實時協作和溝通。

總的來說，專案管理工作流可幫助專案更順暢地執行並提高效率和透明度。它們讓你可以建立經過驗證的、可重複的流程，使每個專案比上一個專案更成功。