分享一下使用專案管理軟體管理專案計劃及執行

唯一可以將專案計劃和執行分開的時候是你需要確定專案目標的時候。否則，專案計劃和執行應始終關聯。專案執行將加強專案計劃，而專案計劃和重新計劃將使專案執行更有組織和更有效。

我們試想一下，一個專案可能有成百上千甚至數萬個日期，依賴和可交付成果，如果專案計劃與那個執行不一致，就容易產生很多不必要的複雜問題，為了維持專案計劃的有效性與專案團隊的寫作，作為管理者就需要花費不少人力物力去應對這些問題，如以下：

• 必須確保每個團隊成員都即時更新專案中已更改的日期及其可交付成果的依賴；
• 必須確保每個團隊成員都能按要求將可交付成果提交給上級評審
• 必須確保每個團隊成員都及時評審需要其評審的可交付成果

專案計劃與專案執行脫節的另一症狀是“同一個專案存在多個專案計劃”。此種情況極易造成混亂，使責任劃分不再清晰。每個成員都會聲稱和自己交付狀態最接近的計劃為正式的計劃，導致整個專案無法進行有效而一致的合作。

如何選擇合適的專案計劃與執行軟體？

對於專案計劃和執行軟體，功能豐富是加分項，但最重要的是軟體可以呈現專案計劃和執行的關聯檢視。專案計劃和執行的關聯檢視是因果關係的實時檢視。即使是一個 10 人、為期 10 周的專案，它可以有數十個活動和依賴以及數百個資源分配和使用。對於人腦來說，這些資訊太複雜，無法實時處理和檢視專案計劃和執行之間的因果關係。許多專案經理沒有意識到這種複雜程度，因為他們很少能找到合適的實時工具來幫助他們分配和使用資源，而且他們無法使用電子表格或類似電子表格的專案管理工具來真正做到這一點。

能夠管理專案計劃及執行的 推薦

使用 8Manage PM 專案管理軟體，專案計劃可以在變更後進行審批和重新審批。審批流程和重新審批的流程將自動建立一個不可刪除的專案計劃基線，該基線可以作為你的最新承諾和故事，並透過電子郵件傳送給干係人。但隨著專案的執行，你在計算機中的真實故事會繼續發生變化。一些專案經理在看到真實故事與基線故事（承諾）不同時會感到不舒服。我們都嘲笑鴕鳥把頭埋在沙子裡，我們都不想這樣做，對嗎？準確瞭解自己所處的位置是你採取行動以兌現承諾的最佳方式。如果你的目標是可以實現的，並且你是一位稱職的專案經理，那麼你無法兌現承諾的唯一合乎邏輯的原因就是你太晚知道真相。

專案計劃

8Manage PM 專案管理軟體為你提供以下專案計劃工作流程：

建立活動

首先建立一個工作分解結構 (WBS)，將整個專案分解成更小的、可操作的活動和子活動。例如，產品營銷活動可以分解為買家角色研究、選擇促銷渠道、建立營銷材料和上線。然後，經理定義每項活動的工作，例如買家角色研究，並提供詳細資訊，例如如何收集人口統計資料、何時進行調查以及在哪裡整理資料。這可以簡化專案的流程。

設定時間線

為每項活動設定開始日期和結束日期。無論活動大小，都必須為每項活動設定符合實際的截止日期。假設你是一名 IT 經理，負責多項服務活動。你必須在專案管理工具中設定每個活動的開始日期和結束日期，以便向使用者傳達他們的問題何時得到解決。

文件依賴

一些活動和子活動會繼續依賴其他活動。例如，在網頁設計專案中，撰稿人無法在沒有線框的情況下建立副本。同樣，設計師需要品牌經理的指導來建立這些線框。8Manage PM 專案管理軟體可以幫你跟蹤這些變更，並在鏈條中的一項活動延遲時自動安排依賴。

建立里程碑

里程碑是多項活動和子活動的終點，標誌著專案的重要成就。一個里程碑必須有至少一個可交付成果，該可交付成果經由一個或多個干係人檢查。假設你的銷售團隊必須在本季度產生 720,000 元。你可以將此目標分為 3 個里程碑，每個里程碑 24,000 元，每當銷售團隊達到一個里程碑時，你就知道自己離最終目標越來越近了。

指定負責人

在你確定了活動、依賴和里程碑之後，你需要為每個活動或子活動分配負責人以執行專案。你可以邀請所選 的團隊成員來參加專案，進而指定負責人, 並給他們一個簡短的介紹，解釋他們的角色，並在 8Manage PM 專案管理軟體中記錄負責人的指定資訊。然後，你可以與頂級活動負責人合作，將頂級活動進一步分解為子活動，並重復相同的流程來指定子活動的負責人，或者這可以透過自下而上的方式完成，讓每個頂級活動負責人進行自己的工作分解，併為每個子活動指定一個負責人。

分配資源

這是專案計劃中最詳細的部分，如果沒有最新的中央資源資料庫，很難把工作做好。大多數專案經理都非常瞭解日程安排和可交付成果，但並不瞭解資源分配和使用情況。他們將問題歸咎於並非所有資源都向他們報告的生活事實，但這只是一小部分原因。最大的原因是現有的資源管理文獻遠不及時間和成本管理的文獻。換句話說，人們從環境中學到資源管理遠不及學到的時間和成本管理。但是，不幸的是，如果資源管理得不好，時間和成本也不會得到很好的管理。

8Manage PM 專案管理軟體允許你和活動負責人根據技能、位置和可用性查詢資源，並在沒有衝突的情況下進行分配。如果存在資源衝突，8Manage PM 專案管理軟體將幫你解決。

專案執行

8Manage PM 專案管理軟體為你提供以下專案執行工作流程：

跟蹤進度

跟蹤專案中活動的進度至關重要。它決定專案是否會在截止日期前完成。如果你是服務中心的運營經理，執行日常活動對你的業務至關重要，你必須確保你的團隊按時登入、完成服務請求並按時更新服務請求的數量。不檢查這些事情將導致災難性後果。同樣，每個專案都會有日常活動，檢查這些日常活動以便及時執行至關重要。

每週報告

每週報告，尤其是透過實時儀表板，讓你全面瞭解每個活動和整個專案的進度。每週報告還讓管理層和客戶瞭解專案的最新進展。這有助於避免意外的發生。

識別瓶頸

很多時候，你會發現你的同事被困在某項特定活動中。也許他們需要有關如何執行活動的必要資訊或指導。與面對面或透過電子郵件相比，在活動中進行對話更加有效。因為溝通總是在活動的背景下進行。這也可以防止誤傳。

定期溝通

有效專案溝通的先決條件是單一事實來源 (SSOT)，它是最新範圍、時間、成本質量、資源、溝通和風險資料的實時聚合，這些資料可以相互影響，從最低階別的活動到最高階別的活動，再到專案。一旦你設定了 8Manage PM 專案管理軟體並獲得了能夠洞察實時問題的 SSOT，你就可以與你的團隊定期舉行遠端或面對面會議，討論成就、問題和解決方案。你還可以藉此機會提高團隊計程車氣並保持他們的積極性。

實時交談

如果你的團隊遇到問題，他們應該能夠透過實時對話和協作立即解決問題。例如，如果團隊成員面臨挑戰，他可以立即在活動內標出能夠尋求幫助的同事。8Manage PM 專案管理軟體同時提供即時通訊機制（如即時通訊）和非同步通訊機制（活動評論，系統會自動將其轉換為電子郵件傳送給活動的干係人）。

與外部干係人互動

外部干係人，例如你的客戶和合作夥伴，需要定期瞭解專案的進展情況。以下是你可以使用 8Manage PM 執行的操作：

為他們提供外部使用者登入以訪問專案資料——假設你正在管理一個軟體產品開發專案。你可以在 8Manage PM 專案管理軟體中邀請你的客戶和合作夥伴，並授予他們對功能和資訊的適當訪問許可權。例如，如果你的干係人擔心產品開發進度，說明迄今為止實現的產品目標和剩餘工作量的產品燃盡圖將會讓干係人放心，該專案正在按計劃進行。

有效管理變更

範圍蔓延是每個專案的一部分。這是無法避免的。你的干係人必然會提出額外的請求，這些請求肯定會影響你的預定活動。你可以使用 8Manage PM 專案管理軟體記錄變更請求，並瞭解這些變更和變更影響。這樣做你就能知道在專案生命週期中適合新請求的位置，或者你必須說“不”。變更管理並不神奇，反而為你提供影響力和現實的時間線資訊，以便你和你的干係人一起做出適當的權衡。