【分享貼】第一次使用專案管理軟體制定專案計劃，體驗分享一下

入職新公司有段時間了，領導讓我給剛接的專案做一份專案計劃，比較順利的完成了。之前的公司都是進行手工的製作，費時的同時還不太好跟進專案進展。現在專案工作計劃制定是通過專業的專案管理軟體製作，而且流程規範標準，雖然學習花了一點時間，但整體使用下來體驗感還不錯。

 

回想起以前做專案計劃踩過的坑：剛開始做計劃時，思路不清晰不知道怎麼著手；做完計劃後跟團隊成員溝通反饋，工作任務不清晰以及任務分配不合理；計劃執行後，也不知道如何有效進行專案跟蹤。這些問題在使用易趨專案管理軟體過程中看看是如何解決的呢？

首先給大家總結了幾點易趨軟體比較便捷的點：

l  系統自帶專案模板可直接使用。

l  專案計劃包含里程碑計劃以及WBS計劃，進度跟進及任務分解雙管齊下。

l  專案計劃包含具體的完成時間以及任務負責人，支援多檢視檢視，責任到人，任務清晰。

l  支援專案計劃變更，通過後可以查詢歷史版本，進行版本比對，便於分析調整。

下面我以具體的軟體實操帶大家感受一下。

 

1.  系統自帶模板，解決初做專案思路不清晰問題

剛開始建立專案時，系統自帶常用專案型別模板可供選擇，也可以從已有的專案中選擇類似的專案模板直接使用。選擇專案模板後就可以進行專案計劃的模板選擇，專案計劃的框架就搭建好了，支援在此基礎上根據個人專案的情況進行調整，適合剛開始接專案的專案經理小白。（詳見下圖）

 

（圖1：易趨新建專案檢視）

 

2.里程碑計劃：有效進行專案總體進度把控以及工作彙報

藉助專業的專案管理工具制定里程碑計劃後，系統會對專案所有階段進行實時的完成狀態監控，如有延誤會及時進行預警，視覺化展示專案所處的階段，更方便專案經理進行專案進度管理。（詳見下圖）

 

（圖2：易趨里程碑計劃檢視）

 

在進行進度跟蹤發現需要計劃變更後，易趨支援新的版本自動生成為基線，還可以進行計劃版本對比，刪除、新增、變更分別使用不同顏色展示，明確瞭解專案的情況幫助專案經理更好的進行決策。（詳見下圖）

（圖3：易趨里程碑計劃版本對比檢視）

 

針對管理層的彙報，也不用具體到專案任務的資源或任務的分配情況。管理層需要的是掌握專案的整體方案和目標，那麼里程碑計劃就可以很好的輔助專案經理進行彙報。系統支援EXCEL表格匯出，專案經理可進一步進行彙報的內容完善，增加專案進度的情況分析等。（詳見下圖）

 

（圖4：易趨里程碑計劃EXCEL版本檢視）

 

3.WBS計劃：任務分解不迷糊，責任到人易追蹤

通過易趨系統進行專案分解計劃制定時，可以對各個任務之間設定合理的依賴關係，也支援版本變更以及對比。任務分配的合理性，保障專案任務的順利進展，也利於後續任務跟進，直觀的瞭解哪項任務進度延誤會影響後續的工作進度。（詳見下圖）

（圖5：易趨WBS計劃任務依賴設定檢視）

計劃制定合理的一個重要維度，在於專案任務的責任人是否清晰。易趨系統對專案任務的責任人設定，進行主要責任人的指定，特殊的任務可能需要多個專案成員負責，但主要責任人有且僅有一個。責任追蹤到個人且設定跟蹤模組，方便專案經理進行任務進度管控。（詳見下圖）

（圖6：易趨WBS計劃任務設定檢視）

 

總結

這次使用專案工具進行專案計劃的制定，最大的體會是：快，準，狠。模組的選擇，利於計劃制定快速產出，節約了計劃制定的時間；進度跟進到具體階段以及任務完成的進度，都由系統實時更新，比起日常開會彙報，更準確；責任直接分配到個人，管控的力度精準到個人，狠狠的拿捏住專案的進度延誤的具體原因。

對於初級專案經理來說，有一款專案管理工具傍身，可以很快的開展工作。因為是專業的專案管理工具，學習適應系統還需要花點時間，但磨刀不誤砍柴功。