來上課！專案管理全景沙盤演練經驗分享（內附專案管理軟體分析）

本週安排了一次專案管理沙盤演練，主要物件是我們組的專案管理學員，大家大部分都是已經學過 PMP/IPMP等相關課程的，有一定的基礎，但是在真正進行專案管理的時候還是一頭霧水。所以，為了幫助大家真正提升將專案管理水平，將理論與實踐緊密結合，我們模擬了一場真實專案場景沙盤演練的培訓課程。

 

一般來講， 沙盤演練 要針對專案的業務流程，召集相關的團隊成員、分析專案的核心功能、現有的資源情況（主要是指人力資源的型別、技能等），對專案全生命週期管理中所涉及的任務進行模擬，對各節點的風險、進度、資源計劃等進行討論，然後大家在推演中發現專案管理中所存在的協作問題、技術問題等，可以類比自己專案中存在的問題，提出解決方案。

 

我這次的準備主要是從一下兩個方面準備的 ：1. 完整的專案生命週期演示；2. 結合專案管理軟體進行落地。之所以準備第二部分，是考慮到在當下的專案管理中，運用專案管理工具能夠大幅提升管理效率，提高專案協作水平、做好進度管理，這已經成為專案管理工作者的共識，成熟的專案管理工具也是實現專案管理數字化轉型的重要助力。

 

一、 專案管理軟體如何選擇？

 

當下專案管理軟體眾多，可以劃分為三類：溝通協作類、任務管理類、以及專案全生命週期管理類。這三種我總結了一下各挑了一個在知名度、成熟度都比較高的具有代表性的軟體進行說明。

 

1.  任務管理類： teambition，它的任務管理能力要比溝通管理類的更強，但即時通訊能力稍弱。這類軟體的使用物件比較適合有專案管理概念的團隊使用，需要配合WBS、甘特圖、看板等圖表輔助，對任務進度管理更為關注， 不關注 專案的全生命週期管理 所涉及的各環節 。

 

2.  研發專案管理類： JIRA ， 能夠實現軟體開發專案全生命週期管理，這類團隊專案管理模式已經較為成熟。但JIRA畢竟是“外來和尚”，系統老化，使用者體驗屬於歐美風格，本土化比較弱， 而且 JIRA在國內停售 的 政策 可以猜測到以後中國市場的JIRA產品在產品升級、服務等方面將面臨困難 ， 基於長遠考慮， 我個人 傾向於 選擇國內的成熟的專案管理軟體比較穩妥，也很符合國人的使用習慣。

 

3.  通用的專案全生命週期管理類： 易趨。這類工具能夠對單專案全生命週期進行管理，還能夠實現多專案、專案集或專案組合監控，適用於這種軟體的專案/公司追求規範化、系統化、精準化地對專案進行把控，也涉及到跨部門協作和資源調撥，對即時通訊的訴求並不強烈，應用領域也比較廣泛。

 

所以在專案管理工具的選擇上，我建議專案管理者首先要明確自己的需求側重點在哪裡，“對症下藥”才會精準有效，不然只會浪費成本，耽誤進度。

 

本次的沙盤演練是進行完整的專案生命週期管理，所以本次我 在易趨 官網 申請了20人內免費的專業版做 專案管理實操落地 演練，這樣整個團隊也可以登陸操作 。易趨有本地部署和雲部署兩種方式，本次演練用的是易趨雲，方便快捷，不需要本地安裝。

 

二、 專案管理全景沙盤的演練內容

 

專案全生命週期： 一個專案從始至終的整個過程構成了專案生命週期。專案生命週期大致可以分為四個階段：概念階段、規劃階段、實施階段和結束階段。

 

 

圖1  專案生命週期圖示

 

 

 

圖2 易趨專案 管理軟體的管理流程圖示

 

如圖2，對於專案集和專案的生命週期管理， 從專案提案、商業論證和立項審批對應專案規劃階段，專案計劃對應計劃階段，執行跟蹤對應實施階段，專案收尾、結項審批和後評價對應完成階段，如此構成專案的全生命週期管理。 這些基本程式我並沒有進行重點強調，但結合大家都關注的問題進行了重點總結 ：

 

1.  對專案各項指標要實時掌控

如下圖，專案經理要對專案的關鍵資訊比如專案進度、專案交付物、專案任務完成量、專案預算、專案成本執行情況等了如指掌，才能夠為相關人員做專案決策時提供多方面的依據。對專案資訊的掌控也有助於專案經理提前預知風險、管控好專案質量。

 

那麼關注哪些資料？

 

以我藉助易趨系統模擬的“智慧停車監控”專案為例，專案進度、任務完成數、交付物、專案團隊、所處階段、成本、收益、資源、工作項、指標卡等關鍵資料都是需要專案經理足夠知曉的。當然這些都是通常專案經理需要關注的關鍵資料，專案經理可以根據自己專案實際情況再進行調整。

 

 

圖3  易趨雲專案概況檢視

 

2.  任務與相應的責任人 要精準 分配

專案的人員管理尤為重要，專案的每個階段都是要靠人員推動，專案經理要想讓專案順利進行，做好人員 分配 就顯得尤為重要。就要求專案經理對組織裡面的人力資源（以下統稱“資源”）足夠了解，能夠根據專案計劃制定出精準的人員需求，必要時能夠根據突發狀況（比如資源衝突、資源不足等）做出應急預案，才能夠最大限度的發揮專案成員的能動性而降低對專案的負面影響，推進專案進度。

專案經理可以制定好專案資源需求後向資源經理/PMO申請調撥。

 

在這次演練中，我們設定了不同的專案角色。 如下圖，專案經理 在易趨雲上模擬資源需求計劃，可以根據不同週期（年、月、時等）或專案階段制定不同資源型別的資源需求 ，然後資源經理通過了資源的申請。

 

圖4  易趨雲資源需求檢視

 

實際上， 要做到合理分配資源，資源管理者需要了解手下所有人員的屬性和狀態等資訊，包括工作崗位、工作年限、工作技能、參與過的專案等 。 成員 數量 少 的時候， 專案經理有精力和時間進行了解， 但專案成員數量過多時，專案經理想要對所有成員瞭解也顯得有心無力，所以選用帶有資源資料的專案管理工具就很重要。 對於資源的管理，易趨雲從業務場景上的理解比較符合我們實際，能夠記錄和管理資源的各項資訊，如圖5。

 

 

圖5  易趨雲團隊某人員資訊

 

精準安排工作，那就要實現將任務精準落實到具體的成員身上，設定好具體的工期，然後專案成員才能根據計劃對自身的任務瞭如指掌，藉助 工具 還能看到其他任務的責任人，在需要溝通時不會因資訊缺乏而耽誤專案進度。

 

 

圖6：易趨 雲 專案計劃分解檢視

3.  對專案成本要精細化管控

 

要進行有效的專案成本管理，需要兩個保障：① 規範合理的專案預算；②專案成本精細化分類和跟蹤。審批過後的專案預算是專案成本執行的重要參照，也是衡量專案是否成功的重要衡量標準之一。

 

①如何制定規範合理的專案預算？

如圖7，專案預算可以分成成本預算和收益預算。專案成本預算，可以分為人工預算、採購預算和費用預算。人工預算是根據人力資源計劃中的工時和資源型別折算出的人力資源成本。採購預算一般是指採購部門在一定計劃期間（年、季、月或專案階段）編制的材料採購的用款計劃，主要體現在合同訂立上。費用預算主要是根據專案日常開支進行預算，比如包括固定資產、無形資產、差旅費、日常費用等。

 

制定專案 收益預算，可以直接分為直接受益和間接收益。直接收益是指由專案本身產生的產出物或勞動所產生的收益，比如專案簽訂的銷售合同收入。專案間接收益並不能通過直接的銷售額體現出來，比如產品增強換算價值、效率提升換算價值等都可以算作間接受益。

 

 

 

圖7：易趨公開資料： 專案預算分類

 

②如何對專案成本精細化分類和跟蹤？

 

按照上面的分類方法，就已經實現預算精細化管理了。那麼成本精細化管理就與預算精細化管理相對應。我們仍以易趨的成本統計為例，執行層會在系統根據成本分類錄入，系統會自動統計更新成本資料，還能形成成本預算的對比。紅綠黃燈檢視使得管理層對成本預算執行情況一目瞭然。

 

 

圖8：易趨成本預算統計

 

三、本次沙盤演練總結

 

1.首先是專案管理軟體的選擇， 工具要能夠支援專案全生命週期管理的，因為實際的專案運營過程中肯定會涉及到專案的不同階段和場景，所選的軟體要滿足團隊成員也能登陸操作，方便每個人通過實操理解理論。

 

2.  沙盤演練的目的就在於能夠協助學員深刻理解專案管理全過程和管理方法，能夠解決他們在實際專案推進過程中所遇到的問題，將專案管理方法論真正的與實際工作相結合，這才是沙盤演練的目的；

 

3.本次沙盤演練重點傳遞了三個重點：實時掌握專案哪些資料來降低專案風險，把控專案質量；如何做好專案資源規劃以及如何實現精細化管理專案，這都是專案管理人重點關注的地方，做好了才能最大化促進專案成功。