專案管理中的供應合同管理技巧

8tmanage 發表於 2021-11-11
專案管理

大多數供應合同都包含成本、時間和功能等要素,但為專案簽發的合同需要特殊考慮。將專案管理與供應商聯絡在一起的合同,通常是基於專案在預算內按時完成的共同利益。這種共同利益允許你與供應商建立積極的關係,並在關鍵任務未履行時給予合同制裁。


專案管理中的供應合同管理技巧


風險

如果專案延遲或沒有按計劃進行,那麼它就會給負責人帶來風險。如果專案管理人員不得不採取特殊措施來加快工作速度以維持完成日期,專案就會產生額外的成本。理想情況下,主要供應商和負責人分擔這些成本。基於共同風險的合同關係意味著雙方試圖將額外成本降到最低,並盡其所能地完成自己的工作。

責任

雖然你可以將合同關係建立在共同風險的基礎上,但各方的責任必須明確。通常合同規定,每個供應商和負責人都要對自己的供應和工作負責。合同必須明確規定,你將履行計劃和協調職責,供應商將履行合同職責。

供應

作為專案經理,你為專案所需的商品和服務下訂單。最終的合同必須詳細說明承包商必須提供的材料或工作、總價格、供應的時間和材料必須具備的特性。雖然合同的其他部分影響合同關係,但供應細節規定了核心義務。

驗收

合同是建立良好關係的基礎,它規定了供應必須具備的、以便專案管理人員驗收的特性。如果專案需要一定數量或重量的材料或有特殊證明的材料,合同必須明確細節。如果員工必須擁有執照或許可證,合同必須列出它們。基於這種合同的合同關係為專案管理提供了明確的基礎,以便驗收供應或在供應不符合合同要求的情況下拒絕驗收。

付款

專案管理的核心義務是按照合同條款進行付款。專案主要部分的典型合同規定了進度付款,例如簽訂、開始生產、發貨、驗收和專案完成的具體百分比。良好合同關係的基礎是建立付款結構,最大限度地減少供應商的融資要求,同時限制專案管理人員在供應商不履行合同時多付款項的風險。

保修

專案管理的一個關鍵部分是交付完成負責人所要求功能的專案。專案合同通常規定,主要專案組成部分的供應商必須保證其供應在特定時期滿足並繼續滿足專案要求。積極的合同關係意味著專案管理人員可以在友好的基礎上與供應商解決保修問題。

專案管理中的供應合同管理技巧

傳統上,專案管理中的合同管理和合同談判是使用紙張、電子郵件和無組織的計算機檔案手動進行的。但是,這通常會導致交易績效低下、業務關係不佳、運營效率低下、錯失機會和利潤率低。很明顯,這是供應商管理協議的一種無效方式,仍然依賴手動管理的企業應該尋求投資於自動化平臺,以改進其流程。

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啟動的合同應反映目標、進度時間表、專案預算和可用資源,這一點很重要。它們還應反映法規、規範和潛在風險。使用8Manage PM將專案的所有方面相互聯絡起來,在修訂期間提供審計跟蹤,並保證在適當的時間與適當的人員進行溝通。

你還可以實現以下好處:

○ 供應商和招標管理
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○ 採購和資源規劃
○ 合同變更管理
○ 加強溝通和協作
○ 審計追蹤和檔案記錄
○ 在預算範圍內按時交付專案

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