利用供應商管理軟體，輕鬆管理新供應商

管理少量的供應商相對容易。但當你有很多供應商，且不斷有新供應商加入時，事情就會變得更加複雜。

在不影響現有合作伙伴的情況下，如何開啟新供應商？請看以下流程：

1、制定供應商識別、篩選和評審的標準化流程

標準化有利於充分利用過去和現有的供應商合作經驗，從中獲取最大價值；同時也可以最大限度降低選錯供應商的不利影響。

供應商篩選和評估工作怎麼做：

① 聯絡供應商過去和現有的客戶，詢問對供應商可靠性和可擴充套件能力的看法，調查其實際工作表現。
② 聯絡供應商提供的推薦人，瞭解更多資訊。
③ 檢視網上關於該供應商的評論和資料，瞭解是否曾有投訴事件及如何解決。
④ 確認供應商的財務狀況，並進行信譽調查。

2、建立和主動維護所有供應商的單一資料庫

該資料庫不僅可以作為唯 一的資訊來源，更有以下優勢：更方便地對同類供應商進行產品和價格對比。同時，當新供應商提供的產品與當前供應商相同時，也可以更容易地知道。對於擁有大量供應商的大型企業來說，這是一個重要的風險控制措施。

該資料庫應以多種方式對供應商進行分類，比如按產品類別、合同價值、公司規模等分類。對運營影響最重要的一線供應商，需要最全面和細緻的合規性評估。它們的財務穩定性也很重要，一旦此類供應商突然倒閉或停止合作，可能會嚴重影響企業交付。

3、擬定健全的合同

與定期採購供應商簽訂合同極為重要。為每個新供應商準備一份標準合同範本，內容包括溝通協議、交貨細則、交貨時間、定價、付款條件及服務說明等。

此外，還要為合同談判留有餘地。根據產品型別及對公司運營的重要程度，可能需修改供應商合同條款。如果供應商業務規模遠大於本公司，可能需簽署供應商提出的合同，或達成雙方可接受的協議。

付款條件尤為重要，一旦確定付款期限必須精準執行，這有利於供應商與你長期合作。

4、監控績效

在開始時就確定好關鍵績效指標，並跟蹤投訴和問題。如果合作中出現問題，解約應為最後手段，除非對方違反合同，如欺詐或假冒產品。

管理供應商績效類似員工績效管理，第一次出現問題時，應正式說明問題並提出你的期望。如果問題再次出現，應提及違約行為併發出警告，表明可能解約的意向。屢次違約應終止合作關係，甚至列入黑名單。

5、利用供應商管理軟體

合作的供應商越多，技術在管理關係中就變得越重要。

像8Manage SRM這樣的供應商管理軟體可讓你從頭到尾跟蹤供應商的績效，促進溝通，並識別潛在問題。該工具對於更有效地管理供應商關係特別重要，尤其是當你從多個供應商處採購，而這些供應商有不同的最低訂貨量、交貨時間和價格時。

8Manage SRM 透過各種功能幫助你提升供應商關係：

● 儲存所有供應商資料的中央資料庫，包括名稱、聯絡人、產品目錄等
● 電子化合同管理，用於建立、簽署和儲存合同
● 跟蹤採購訂單狀態： 立即檢視訂單狀態，跟蹤交貨速度，並在訂單延遲時獲得通知
● 庫存管理： 檢視實時庫存水平，提醒庫存不足，預測需求以生成供應商採購訂單
● 供應商績效管理： 透過記分卡評估供應商績效，跟蹤他們的KPI，監控是否達到預期。
● 整合財務工具，用於建立發票、衡量銷售成本和管理現金流。

供應商關係管理是持續的過程

建立供應商團隊始終是一項不斷持續的工作： 新供應商加入，舊供應商離開，現有合同和流程需要重新設計和談判。

引入新供應商，重要的是不影響原有供應鏈運營。新供應商的加入應該是一個系統化、可預測的過程，使管理者將更多時間用於尋找戰略機遇、開拓新市場和加強合作關係。