什麼是專案合同管理？

合同管理是對專案合同從最初的預授予階段到完成的整個過程的監督。適當的合同管理可確保專案的預算和資源與其總體目標保持一致。跟蹤合同的進展並識別和管理出現的任何問題是一個重要的專案管理過程。

合同管理作為專案管理的一部分，根據合同中規定的條款和條件與供應商、賣方和/或供應商打交道，並管理採購。

合同管理系統可以減輕合同建立及其後續合同管理階段所需的工作量。合同軟體通常內建承包商資料庫，可以生成投標書（RFP）並執行投標分析。 一旦選擇了承包商，合同系統將幫助專案組織授予合同，向未選擇的人傳送資訊表示遺憾，並在軟體中管理承包商變更和發票。

合同管理的階段包括：
-合約建立
-合同談判
-合同審批
-合同敲定
-合同變更管理

第一階段：合約建立

合同管理系統能夠將標準化程式與特定於組織目標的細節相結合，這一點很重要。此合同管理階段涉及確定合同型別以及誰將負責每項任務。規劃過程包括資源、目標和人員配備，同時制定潛在專案風險和挑戰的貫穿始終。

第二階段：合同談判

所有專案合同都應該以反映組織目標和價值觀的方式編寫。談判有助於在合同雙方之間建立信任。在最初的合同起草後，將進行協商，討論、更改、更新或完全刪除相關條款。

第三階段：合同審批

合同審批通常需要來自不同的經理和部門，以及承包商和供應商的多次簽字。在達成最終交易之前，所有人可能都必須批准合同的規格。

第四階段：合同敲定

參與方簽訂合同的過程是專案啟動的最後一步。這就是為什麼無論距離或位置如何，快速獲取所有相關方簽名的能力對於避免延誤至關重要。

第五階段：合同變更管理

一旦工作開始，專案變更一定會在整個專案生命週期中發生。專案變更需要仔細管理，並且所有變更都需要傳達給適當的各方。有關合同期限、預算、支出等變更的所有資料和資訊必須完全跟蹤並與相關團隊共享。

專案合同管理有效實踐

合同有很多階段和部分，這意味著跟蹤和管理合同的所有部分可能會帶來很多挑戰，當一個專案有數百個合同時更是如此。

有效的合同管理工具可確保採用專業的合同管理方法，從而更好地促進風險管理、提高盈利能力，並在合同管理活動的成本與收益之間提供明確的投資回報。合同管理最佳實踐，如實施8Manage PM專案管理軟體，內建合同管理模組，與專案是實時互連互通，可以提高客戶關係質量並保持公開的合同溝通記錄。

8Manage支援以下合同管理：
-合同審批
-交易內容 (產品、服務及報價等)
-交付及服務水平協議管理
-採購及付款管理
-成本預算、實際花費及利潤管理
-付款條件、發票及收款管理
-收入確認、利潤及管理會計
-續約管理

該系統為企業提供合同自動化、可審計的單一事實來源以及專案進度和合同活動的實時檢視，有助於避免合同衝突和升級。系統可以新增合同變更，並將更新的承諾傳送給成本管理團隊以進行專案報告。此外，8Manage PM 還能夠評估合同績效並計算準確的進度。

合同管理有助於專案組織考慮專案生產力、績效、勞動力和庫存如何影響他們在整個專案中的增長和盈利能力。因此，有效的合同管理可以幫助企業和專案組織更好地進行全球競爭，尤其是那些團隊距離較遠或時區和文化不同的企業和專案組織。