專案管理中，專案干係人的角色和責任

專案干係人是指企業內部或外部的團體、單位、個人或組織，他們受到專案結果的影響，或能夠影響到專案的結果。主要干係人是干係人的一個子集，由於他們直接受到專案結果變化的影響，如果他們的支援被撤回，將導致專案失敗。

如何定義專案干係人
 
專案干係人包括髮起人、專案經理、專案組成員、客戶，以及其他一些人或團體，具體取決於專案。
 
一個專案應儘早從干係人分析開始，以確定誰是干係人，他們對專案的態度（抵制、中立、支援），他們對最終結果的影響（最有影響力的人有能力影響專案管理的步驟和專案的最終結果），以及他們對最終結果的興趣。這種分析可以記錄在圖表或檔案中，如干系人登記冊或透過干係人矩陣來說明（干係人被對映在圖表的四個象限內，影響力高/低在一個軸上，興趣高/低在另一個軸上）。
 
當專案經理和專案團隊以這種方式分析了干係人，就可以建立和執行適當的溝通和管理干係人期望的策略，特別是針對主要干係人。透過監控干係人分析，以瞭解專案執行過程中的任何變化。
 
專案團隊對干係人的責任是什麼？
 
專案干係人有一些權利，在專案執行期間應該得到尊重。對於一個專案，干係人有權利期望：
● 專案團隊瞭解並代表他們的業務和目標
● 專案團隊確定和了解他們的需求，並在適當時有機會調整需求
● 適當的溝通機制，使他們能夠提供反饋並瞭解專案活動的最新情況
● 受到尊重
● 獲得滿足其功能和質量需求的可交付成果
● 得到善意的估計和時間安排
● 被納入專案中，與他們的影響和作用有關
 
專案主要干係人的責任是什麼？
 
專案的干係人包括一些與專案有關的具體角色（如發起人、專案組、專案經理），以及可能還不是專案組成員的人或團體。
 
專案干係人的責任包括為干係人群體在專案中所扮演的角色所確定的責任，如果他們有直接作用的話。專案主要干係人的責任可以總結以下：
 
● 承諾並向專案小組提供適當的資源（若適用）
● 對專案團隊進行業務和目標方面的教育，確保專案與他們的業務戰略相適應
● 提供具體、精確的需求，並確定需求的優先次序
● 及時做出決定
● 審查並及時提供有關專案工作的反饋意見
● 及時溝通需求的變化
● 對業務流程和程式，以及專案的可交付成果擁有自主權
● 隨時瞭解專案的進展情況，並將資訊傳送給需要了解的其他人
● 協助建立和執行培訓
● 批准關鍵的專案可交付成果（若適用），包括在結束時的最終簽字/驗收
● 識別並解決任何專案的問題和風險
 
利用 管理專案干係人
 
當你的企業管理重要專案時，必須讓所有干係人都參與其中。利用8Manage PM專案管理系統，你可以從一個地方組織團隊的資料、任務和溝通，還可以進行定製以滿足企業內所有專案干係人的需求。該系統軟體提供利益相關者參與功能，幫助你管理專案資料，以確保所有相關利益相關者都跟上進度。
 
● 問題跟蹤：記錄提出的問題，以確保沒有漏掉任何問題。
● 關係對映：闡明各種干係人相互聯絡的方式以及他們所扮演的角色。
● 管理報告：為領導者提供他們需要的最新資訊的資訊。
● 事件管理：讓每個人都瞭解關鍵日期、事件和活動。
● 合規管理：確保整個團隊遵守法律、法規和協議。
 
8Manage專案管理系統充當單一事實來源，提供實時評論、實時編輯、動態報告和通知，以便所有利益相關者都能及時瞭解最新進展和活動。專案資訊可以隨時與利益相關者共享，管理人員可以獲得實時更新並在潛在障礙發生之前發現它們。
 
8Manage PM專案管理系統可用於與關鍵干係人溝通重要日期、截止日期和事件，在幫助企業成功交付專案方面發揮著重要作用。

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