一、什麼是專案干係人？
專案干係人是指積極參與專案或其利益可能受專案積極或消極影響的個人、組織。我們以軟體專案為例，大家也可以將專案干係人視為在軟體專案中擁有既得利益的任何人，包括員工、客戶、供應商、投資者、合作伙伴，甚至競爭對手。他們的目標和優先順序可能會與團隊不同。二、什麼是專案干係人管理？
我們可以這樣定義專案干係人管理： 識別、參與並與專案干係人保持聯絡以確保專案總體成功的持續過程。透過管理或影響專案干係人，我們可以推動專案的成功。
同時，對於企業戰略來說，我們可以幫助企業識別出專案干係人，瞭解他們的需求和期望，在滿足專案干係人的需求的基礎上，實現企業的發展戰略。
三、如何管理專案干係人？
1、想要更好地管理專案干係人，我們需要注意以下技巧
- 保持溝通暢通、有效：我們應該更及時、快速地瞭解到他們最新的需求；
- 明確要求：我們需要從專案一開始就明確專案干係人需要做什麼、交付什麼以及交付的截止日期；
- 建立關係：與專案干係人建立良好的關係是成功管理專案干係人的必要條件。我們應該更瞭解他們以及他們要關心的內容，並與他們建立一個融洽的關係；
- 及時反 饋：專案干係人所反饋的問題以及他們的擔憂，我們應及時有效地進行處理。這反映出我們認真對待了他們的意見，並能及時對他們的需求做出回應。
2、管理專案干係人：決定我們想從專案干係人那裡得到什麼
首先我們需要考慮這些方面：- 專案干係人在專案中的角色是什麼？
- 專案干係人的影響力有多大？
- 專案干係人對專案的興趣是什麼？
- 專案干係人對專案成功起了多大的推動作用？
- 定期的會議同步；
- 傳送產品版本更新及產品報告；
- 進行干係人調研。
3、管理專案干係人：頻繁溝通
與專案干係人的溝通是專案管理的關鍵點。對於專案干係人來說，他們需要知道在整個專案過程中發生了什麼，然後針對這些變化表達自己的意見或建議。因此，頻繁溝通能夠幫助專案干係人與專案團隊之間建立起信任和理解關係，同樣也能夠幫助他們參與到專案中，瞭解專案的重要性。我們可以透過幾種不同的方式與專案干係人進行溝通：電子郵件、電話、與團隊的定期會議以及專案管理協作工具等。
4、管理專案干係人：應公開透明
- 將目標和目的透明化：對於專案干係人來說，比較重要的一點是他們需要知道我們想要實現什麼，以及為什麼要這樣做。當涉及到與他們的溝通時，要儘可能地解釋清楚，這樣能夠加強雙方之間的信任關係；
- 明確專案時間表：明確專案時間表及時間節點，能夠讓專案干係人明確知道他們什麼時候可以得到交付成果；
- 明確專案風險：在管理風險時，我們應該提前告知可能會遇到的風險，並做好相應的預防措施；
- 明確 潛在挑戰：當我們在專案過程中遇到了一些潛在的障礙或挑戰時，應及時告知專案干係人，聽聽他們的想法。
5、管理專案干係人：應處事靈活
在管理專案干係人時，我們應靈活變通。專案干係人的需求會隨著時間的推移而產生變化，這時我們應積極地擁抱變化，並根據需要調整自己的管理方式與處理方法。請記住以下小技巧：- 樂於改變：根據專案干係人的反饋，不斷地嘗試新事物、調整計劃；
- 對專案干係人的要求做出回應：如果專案干係人要求什麼，嘗試滿足他們；
- 適當妥協：對於專案干係人的一些要求，我們可以嘗試找到一個讓雙方都滿意的中間地帶。
- 對專案干係人進行調研、分析；
- 瞭解他們的需求和意願、想法；
- 針對干係人的不同需求提出相應的解決措施。
干係人管理是一個持續不斷的過程，也是專案管理中不可忽視的一部分，希望透過專案干係人管理，讓大家能夠“ 兵來將擋，水來土掩”！