因為忽略干係人管理，專案臨交付時一地雞毛

案例分享：

專案經理小王 最近 焦頭爛額，當下 負責 的 一個 系統實施 交付 專案 在 臨 交付 時 ， 遭到了 甲方客戶的 “ 責難”。 到底遇到了什麼問題呢?

首先 是 客戶方 財務部門表示，其中有功能與需求的描述不一致，不接受該功能的變更 ，接著甲方 高層領導表示，該系統沒有解決他的核心關注點， 對本專案的結果非常不滿意，要求重返修訂 。結果專案經過返工、增加成本、延期交付，才滿足了這些需求 ，給自己所 在的公司帶來了成本的增加，以至於專案出現了虧損 。

 

這次專案的主要問題是小王在專案過程中沒能跟 專案干係人（管理層和財務主管 ) 進行及時的溝通反饋，導致專案交付時出現了各方面的問題。 在專案管理的過程中，專案經理應首先識別專案相關干係人，理清思路，針對不同干係人制定不同策略，多方發力，才能保障專案的成功。

 

1.  識別專案相關干係人

專案相關干係人，是指能夠影響專案決策、活動或結果的個人、群體或組織，以及被專案決策、活動或結果影響的個人、群體或組織。

羅德在《專案干係人管理》中，列出了常見的干係人群體（詳見圖1）：

 

（圖1：常見干係人群體）

針對不同干係人的特點，制定相應的管理策略：利益大、影響大的干係人，要重點管理；利益小、影響小的干係人，投入很少的精力觀察即可。

本次案例中涉及到的相關干係人都是可以影響專案進展的需重點管理，主要是：甲方財務人員屬於專案團隊干係人 ；甲方管理層屬於高管幹系人。

 

2.  多方策略按需制定，保障專案良性發展

根據他們對專案的核心關注需求點不同，進行策略制定時，需對症下藥，開出不同功效“強心針”。 專案的過程中會涉及到大量的專案活動，需持續進行多方專案相關干係人 管理 。在 較為複雜的專案中， 一款 專業 的專案管理軟體 可以 幫助專案經理更好的 管理 專案相關方， 促使 專案良性發展。 專業的專案管理軟體 可以通過一些成熟的功能 實現 干係人管理 ，比如 在 小王的專案中， 重點部分是需求要與 專案關聯， 產品 應用 與專案要關聯 ，交付物的評審要有規範的業務流程。

如果小王 的公司引進 使 用易趨 專案管理系統，那 小王在專案管理過程中就省心多了，而且可以避免案例中所出現的問題，幫助專案成功上線。

易趨系統中不同的角色配置相應的儀表板，高層、專案管理部、部門經理、專案經理和專案成員通過對應的儀表板，直觀、快速、全面掌握資訊。(詳見圖2）

針對專案相關干係人，專案經理需要讓他們參與進專案中來，瞭解專案過程和動態，讓專案程式透明化。易趨系統可以給相關干係人開通相應的許可權讓 他 們檢視各自需關注的專案的情況，評判專案是否朝著滿足自身需求的方向發展，避免專案後期返工。

 

 

（圖2：易趨各層級人員看板功能檢視）

 

2.1高管幹系人 管理：滿足管理層監控全域性的 強心針

管理層作為專案最大決策權力的干係方，能確定專案的交付時間、專案範圍以及交付成果。專案經理針對這一特性結合其需求，應在專案管理過程中， 讓管理層對專案的全生命週期有全面的瞭解，尤其對一些重點階段和需要評審的工作環節，必須要讓高層參與並確定。

 

那麼前期專案經理會進行里程碑的計劃制定以及專案進度的跟蹤，可以讓管理層通過檢視里程碑計劃，明確專案的所處的階段及完成情況是否符合自己的需求，還可讓其參與交付物評審，確保專案的交付物質量符合預期。

如下圖，里程碑計劃， 清晰的覆蓋專案的各個階段的完成狀態、時間節點、相關交付物以及是否需要進行質量檢查；高管幹系人可檢視核對不同階段目標以及關鍵交付物。（詳見圖3）

 

（圖3：易趨——里程碑計劃模組檢視）

里程碑計劃可對專案關鍵交付物設定質量評審，在專案過程中，高管幹系人可參與交付物的評審，確認是否通過稽核。讓干係人蔘與交付物評審，一方面可以保障專案的進展始終符合干係人的心理預期，另一方面可以避免專案質量風險 。 （詳見圖4）

 

（圖4：易趨——交付物評審模組檢視）

 

2.2專案團隊干係人 管理：需求明確，給 財務人員強心針

通過 需求與專案關聯 （ 專案的任務之間可設定依賴關係嚴格控制進度）或者 需求與產品應用關聯 （ 應用下的使用者故事可檢視應用的任務情況）來了解財務部門的需求滿足情況。

需求除了關聯專案，還可以建立專案，建立“關聯應用”下的使用者故事。 財務人員 （團隊干係人）可以檢視關於財務部門的需求滿足情況，及早發現和提出問題，讓風險在早期得到解決 。（ 詳見圖5）

 

（圖5：易趨——需求跟蹤模組檢視）

 

專案經理進行里程碑計劃制定後還需進行專案計劃分解（wbs計劃)，需要明確各任務的具體交付物以及交付時間節點，按時完成任務以及即時進行任務進度彙報。

財務人員可以 通過 易趨專案計劃模組進行任務的進度跟蹤，檢視需求分析，核對自己需求對應的專案任務環節是否符合自己的預期，如若有疑問可及時跟專案經理反饋調整。（詳見圖6）

 

（圖6：易趨專案計劃需求分析檢視）

專案管理技能和工具可以 幫助專案經理省時省力管理專案，但是軟技能的提升對專案經理來說也很重要 ，專案經理在工作中需要學習高效溝通方法，培養自己的敏銳的洞察力 。

3.  專案經理個人 軟技能 提升

3.1及時有效的溝通

專案相關干係人溝通是確保有關各方都正確理解專案的目標和想法，理解離不開溝通。 若溝通不及時，嚴重的情況會導致專案進展偏離既定的目標，造成資源浪費，影響專案進度。 溝通的方式有很多種：口頭語言（面對面、電話、視訊會議）、書面文字(電子文件、紙質文件）。

口頭語言適用於專案經理與干係人討論解決方案 和 專案情況不明確的情況，可以很快的協調差異和資訊交換。但是實時進行，專案經理可能沒有做好問題的答覆。書面文字適用於階段性工作進展的情況彙報，專案經理可以花時間進行斟酌，很準確的表達自己的想法，但無法瞭解對方的語氣和麵部表情。

所以專案經理需要結合實際情況，事先規化好溝通形式和溝通的內容，合理的選擇溝通方式，及時有效的溝通,執著的向干係人進行資訊的傳遞，直到資訊被幹系人理解。

 

3.2敏銳的洞察力

在專案過程中，專案經理還應具備敏銳的洞察力，識別對專案產生積極或消極影響的相關干係人。產生積極影響的干係人會推動專案的進展，幫助專案獲得各方面支援，而產生消極影響的干係人則會阻礙專案的進展。

產生積極或消極不同的態度跟專案成果對干係人的影響不同有關；積極的干係人看到是專案成功對自己的獲利，而消極的干係人則是看到專案帶來的負面影響。專案經理需要儘早識別消極干係人，積極溝通，盡力去化解負面影響，平衡干係人之間的不同利益要求，可以及時規避風險，提高專案成功率。

 

總結

識別相關干係人是前提；針對不同干係人制定不同策略是主要措施：高層干係人需要及時彙報進度，做到專案程式透明；專案團隊干係人需明確需求，確保專案任務的合理性；提升溝通能力以及洞察力是不可或缺的軟實力。以上三方面，可以讓專案相關干係人得到良好維護，有效助力專案的成功。