【乾貨分享】有效平衡時間、質量和成本的專案管理方法

專案管理的核心三要素是時間、成本、質量的管理，貫穿專案的全生命週期，影響專案成功與否。在專案管理中，專案經理常見的取捨難題是：由於專案交付時間的提前，為了確保質量且按時完成專案，則必須增加成本；或者由於專案質量需求的提高，又可能延長時間或增加成本。為什麼一方的變動會造成另外兩方失衡的情況出現呢？

 

1.  專案管理三角形，互相制衡

在專案管理中，一個經典的理論基礎，就是專案管理的鐵三角，而經典的專案管理鐵三角，就包括時間、成本、質量這三要素。時間是指完成專案交付所需的時間以及確定每個任務的開始、結束時間；成本是指專案所需的資源,包含可量化的貨幣成本以及人力成本；質量是指專案交付物滿足需求的程度，需對質量設定規範標準。

將專案管理比喻為三角形，三邊分別代表時間、成本、質量，假設移動其中的一條邊，其它兩邊就會隨之變形，即三邊處於相互制約的關係。（詳見圖1）

對於專案經理來說，保障專案的成功，不是單純的追求一方的達標，而是兼顧三要素的平衡，使其達到最佳的效果。那麼如何平衡三者呢？

 

 

（圖1：專案管理三角形檢視）

 

2.  以需求為導向，學會取捨

專案管理的目標是取得三者平衡的最優方案，最重要的基本守則是以需求為導向，找到客戶核心關注利益點，做出取捨，達到三者的平衡點，完成專案目標。

在專案過程中，首先了解專案發生衝突的根本原因，通過跟客戶進行需求的確認，找到核心關注利益點。其次瞭解專案所處階段的具體情況，及時調整，達到三者的平衡點。

例如，在專案程式中，因某一任務的交付物不能達到需求，一直返工，那麼客戶的核心利益點在質量需求。我們需要掌握專案現階段的全面情況，分析現階段時間和成本對專案質量造成的影響， 進行工期延長或資源申請，完成目標的情況下儘可能的節約時間和成本，以此達到三要素的平衡。

 

對於專案經理來說，搭配一款合適的專案管理工具可以更全面地掌握專案的情況，做出更合理地取捨，以便平衡三要素。易趨專案管理軟體在時間、成本、質量三要素模組的管控做的比較精細，以下以易趨為例。

 

3.易趨精細化管理，輕鬆平衡三要素

易趨專案管理軟體覆蓋專案全生命週期，可以提供全面精準的資料支援，輔助專案經理掌握專案最準確的情況，保障專案的成功交付。

 

3.1時間模組—看兩級計劃

根據專案需求，專案經理可以在易趨系統上制定里程碑計劃和專案計劃（WBS計劃），對專案時間模組進行管控。通過里程碑計劃可以對專案階段進行計劃以及實際完成時間的跟蹤對比，顯示完成狀態，對進度延誤預警，便於專案經理實時瞭解各個關鍵階段的實際完成情況。（詳見圖2）

 

（圖2：易趨里程碑計劃檢視）

 

通過專案計劃（WBS計劃），專案經理可以給各個專案任務設定合理的依賴關係，並對完成進度進行監控，如遇到任務進度延誤的情況，可以及時掌握接下來會具體影響哪項任務的開展，進行調整。（詳見圖3）

 

（圖3：易趨WBS計劃檢視）

 

3.2成本模組—管各項資源

專案經理可根據專案任務通過易趨系統進行資源需求計劃申請，實時跟進人員使用情況，可及時進行計劃的變更申請，還可進行版本對比，輔助專案經理制定科學的人員資源使用計劃。（詳見圖4）

 

（圖4：易趨資源需求計劃檢視）

除人員成本以外的管控，易趨系統通過成本預算進行多類別（採購成本、無形資產、固定資產等）精細化分類管理，系統自動蒐集最新專案成本資訊，自動對比實際與計劃成本，生成成本管控報表，為專案經理提供最精準的成本資料。（詳見圖5）

 

（圖5：易趨成本預算檢視）

 

3.3質量模組—重閉環檢查

專案經理可根據需求，有針對性地在易趨系統做出質量管理計劃，對關鍵階段設定評審、交付物設定質量檢查跟蹤，提前預防，打造閉環質量管理。（詳見圖6）

 

（圖6：易趨質量檢查檢視）

 

總結：

專案的成功並不是追求單一要素的極致達標，而是三者的合理兼顧。易趨系統通過時間、質量、成本三要素的全面精細化管控，輔助專案經理詳細瞭解專案中三者的實時情況，以需求為導向進行取捨，做出最精準地判斷，迅速進行調整計劃，達到三要素的平衡，保障專案成功。