【經驗分享】如何守住專案管理的質量“底線”？

質量管理是專案成敗的關鍵因素，若未達到質量要求，會對專案及其全部相關方造成不可挽回的後果。例如：一個專案的執行，涉及到多個環節及部門，每個專案任務之間都存在必然的相互依賴關係，環環相扣。若某一環節的交付物質量不達標，導致返工，必然會影響後續專案的開展，增加時間成本；為儘快交付專案，彌補時間成本而趕工期，可能又會犧牲質量，長此以往就會陷入一個惡性迴圈，影響專案的成功交付。

這就需要進行良好的質量管理，目的在於： 減少返工的 機率 ，保障專案進展的有序推進；提高勞動生產力，降本增效，實現專案收益最大化；長期高質量的專案交付，更有利於品牌信譽的建立。

專案經理對待質量的態度，往往決定了專案最後的交付結果。那麼到底如何才能做好專案質量的管理呢？

 

1.PDCA迴圈助力專案經理理清質量管理思路

PDCA迴圈是美國質量管理專家沃特·阿曼德·休哈特（Walter A. Shewhart）首先提出，由戴明宣傳普及，是全面質量管理的思想基礎和方法依據。

PDCA迴圈將質量管理分為四個階段： 即Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查) 和 Act(處理)，在迴圈進行的過程中，持續改進質量管理能力。

 

（圖1：PDCA迴圈）

即在質量管理過程中，要求把各項工作的過程和交付物制定質量管理計劃、進行計劃實施、檢查實施效果，然後將成功的經驗納入標準，不成功的留待下一迴圈去解決。整個專案過程中進行持續的迴圈開展，確保專案成功交付。

l Plan計劃階段

根據客戶的需求提前對專案制定質量管控計劃，預防質量風險；通過計劃,確定專案質量管理的目標以及具體實現措施。

l Do執行階段

按照質量管控計劃，採取相應措施保障計劃得以實施執行。

l Check檢查階段

即檢查計劃的執行效果，將實施的效果與預期計劃目標對比，分析是否達到預期。

l Act處理階段

主要是兩方面工作：一方面是收整合功的經驗，納入標準，下次可參考重複使用；另一方面將未能解決的問題轉入到下一個迴圈去解決。

 

在複雜的專案流程下， 依賴專案經理的個人能力是有限的， 通過PDCA迴圈 可以一定程度的幫專案經理理清管理思路， 而一款結合質量管理方法理論且成熟的專案管理軟體則能將質量管理的效果提升至最大化，助力專案經理省心、省時、省力、省事成功完成專案交付。

 

成熟的專案管理軟體可以通過全面的質量評估模組，系統的衡量專案質量的標準，控制專案過程及交付物的質量，持續監控質量的情況，進行直觀的示警，幫助專案經理更高效完成專案質量管理。下面以易趨專案管理軟體為例。

 

2.  易趨助力專案經理 省心、省時、省力、省事 進行質量管控

易趨專案管理軟體 借鑑 PDCA迴圈方法論，在整個專案期間持續開展，對專案工作過程和交付物進行質量管控計劃建立及實施；對不符合項進行 監控處理，確保質量符合標準；對成功的質量監控 的流程 規範 進行收集， 並沉澱 、 持續擴充易趨知識庫，以便後續同型別專案參考使用。

 

2.1提前建立質量管理計劃，更省心

易趨系統為保障專案質量，在里程碑計劃建立時，對關鍵專案過程和交付物提前進行質量檢查規劃，保障專案的進展的順利。

l 對專案里程碑計劃中的關鍵階段設定評審計劃，評審合格通過後再進行下一階段的專案開展，提前預防專案過程的質量風險，，避免後續返工。（詳見圖2）

 

（圖2：關鍵階段評審計劃檢視）

l 對專案中關鍵交付物進行質量檢查計劃建立，制定詳細的檢查指引，明確交付物質量的檢查標準，以便檢查時進行質量比對，規範檢查流程。（詳見圖3）

 

（圖3：關鍵交付物質量檢查計劃檢視）

 

2.2質量管理計劃執行，更省時

易趨系統根據質量管理計劃的內容，進行計劃的實施，對專案過程以及交付物做質量檢查。質量檢查模組包含具體評審日期、負責人以及專案評審的流程狀態監控。

如遇到不符合的項，會及時進行質量的閉環管控，避免因質量不合格，引起的時間成本的增加。（詳見圖4、5）

 

（圖4：里程碑計劃關鍵階段審批流程檢視）

 

（圖5：關鍵交付物質量評審流程檢視）

2.3檢查實施效果：閉環質量管理，更省力

在專案管理過程中，可以對專案關鍵交付物進行質量檢查後，針對不符合項會進行集中管控，可以及時檢查跟進處理的情況，保障每個過程以及交付物的質量符合預期， 助力 專案的成功交付。（詳見圖6）

 

（圖6：易趨質量管理不符合項跟蹤檢視）

 

2.4質量監控模板收集：更省事

易趨系統支援知識庫的建立，在專案完結後，進行專案總結，可以將成功有用的質量檢查模板納入易趨知識庫，方便專案經理下次處理同型別專案時，重複使用。

 

（圖7：易趨知識庫檢視）  

3.  總結

質量管理需符合預期要求，使客戶滿意以達到專案可成功交付的目標，同時也需要考慮成本與收益，而事情一次做對成本最低，所以專案經理需掌握PDCA迴圈方法論，結合成熟的專案管理軟體，通過 制定質量管理計劃、進行計劃實施、檢查實施效果，以此實現專案質量過程和成果的有效把控， 省心、省時、省力、省事地完成 專案交付。