“你遇到過雪糕刺客嘛？”近日，這個話題引起一大波被雪糕刺客傷害過的網友熱議。“雪糕刺客”是指在超市冰櫃裡看起來 平平無奇，在付款時卻會暗暗傷到你的高價雪糕。 這種“刺客”不光存在雪糕界，各行業都有。網遊界，王者榮耀中也有一批看著平平無奇，實際傷害爆表的英雄，例如網友票選出來的沈夢溪、楊玉環等。

 

而在工作中，大家也會遇到一些平平無奇、容易忽略的模組，但在關鍵時間，則會成為引發大問題的 “刺客”。例如，在專案管理中，工時管理是專案管理中比較基礎的部分，卻也是容易被忽略的部分。專案經理肯定都經歷過因為工時安排的不合理，導致進度延誤、成本超支、資源分配不合理的情況，嚴重的就會影響專案交付。這就是在專案管理中，沒有將其進行精細化的管理所導致。

 

1、 精細化工時管理的重要性

l  那麼工時的管理具體會影響哪些方面呢？首先是企業的資源管理。

企業內的各個專案在資源方面是存在競爭關係的，部門經理肯定都經歷過這種情況：各個專案經理因人員不足提出資源的申請，而為了專案能更好的順利開展，在資源申請上都會盡可能多的進行申請。在企業資源有限的情況下，如何能做出最合理的資源調配？這時候就需要藉助工時的計算來判斷。 可統計專案成員每週的工作小時以及量化任務每週所需工時，如果團隊每週全勤的工時統計小於任務所需的工時，那麼即可以為其分配人員，同時根據具體情況，分配相應的人數。 如果沒有藉助工時的計算來合理分配資源， 執行人員實際工時不能快速及時同步到管理層，資源負荷或者空閒難以掌控， 則會造成企業資源分配不均的情況。

 

l  其次是企業人力成本的管理。

在專案管理中，最大的一項成本即為人力成本，但計算起來比較困難，尤其是同一個人同時參與幾個專案時，更難計算。而將成員參與每個專案的成本通過工時來進行統計，制定工時單價，則可以核算出具體的成本。 如果不進行工時成本核算，就會出現成本超支的現象。

 

l  第三是團隊成員的績效考核。

某一崗位完成任務花費的時間長短可以反映其能力，企業可以進行多個員工多個專案統計分析出勝任某一崗位所需的平均能力，作為能力基線。那麼後續則可以進行工時統計對比，判斷員工的工作能力和效率，納入績效考核範圍，增強團隊員工能力。

 

 

2、 如何消滅 “專案刺客”？做好精細化工時管理

工時可以影響到這麼多方面，那麼專案經理應如何進行管理，避免它成為 “專案刺客”呢？專案經理在工時管理時，遇到最大的問題是在專案初期無法進行合理的專案工時估算，導致後續的進度延誤等情況產生。

以下是四個小技巧可以幫助專案經理更好的進行工時估算。

l  估算工時首要考慮專案的需求，專案經理可以挖掘出專案核心需求，制定專案範圍說明書，確認專案滿足交付的具體標準，跟客戶做好確認。

l  跟相關技術部門經理就專案需求進行溝通，獲得大致的工時估算資料。

l  其次是儘可能將任務分解的做得更細緻，即 WBS（專案分解計劃）拆分的越細，工時估算準確性越高。

l  制定好專案計劃後，應與團隊成員及進行開會確認，確保團隊成員清楚任務、所需工時以及具體完成時間點。

 

完成工時估算，進行專案計劃實施後，也需要定期跟蹤，確保工時安排滿足專案交付時間。 如果實際工時與預期相差較大，可以從技術和人員兩方面來分析。 是否是人員有離職請假的情況？是否某個需求的實現，相關人員技術沒有較豐富的經驗？

 

 

3、 高效輕鬆進行精細化工時管理，必備專案管理工具

以上方法主要是由專案經理來主導，而後續的監控以及團隊成員的實際工時使用情況反饋收集需要團隊成員進行主動彙報。在專案工期緊張的時候，這會存在一定困難；且定期開會彙報，也不能及時掌握實際情況。這種情況下藉助專案管理工具，則能高效輕鬆進行精細化工時管理。

３ .１　團隊成員五分鐘進行工時彙報

在易趨系統中，團隊成員可以通過工時單，每次僅用五分鐘，即可完整、清晰的彙報 每週任務、部門工作實際進度和時間耗費 。 專案成員在收到 專案經理的 任務 分配 後 ，即 可進行工時填報，具體到人時；工時單中也可報告非計劃時間，其型別系統支援自定義。每日下班前進行任務進度滑塊的拖動，報告任務進度 ， 讓專案經理全面掌握專案的進度情況。

 

提交後的工時單 需要專案經理審批， 不允許員工修改，除非被審批人退回。員工可以檢視自己的工時單的審批狀態。綠色代表工時單已提交已通過審批，黃色代表已提交待審批，紅色代表已提交但被駁回需要對工時單進行調整後再次提交，灰色代表未提交未填寫。

 

（ 圖 １ : 易趨 工時單填報 檢視）

 

３ .２　專案經理進行工時審批，全面把控

專案經理負責專案團隊中各個專案成員的工時審批。可以檢視待審批的工時單狀態，對各項任務的完成情況有一個系統的瞭解。審批時可檢視報工資料與考勤資料的對比，通過圖示顏色展示區分，灰色表示沒有考勤資料，紅色表示工時大於考勤，綠色表示工時小於考勤。

 

（ 圖 2 ： 易趨 工時單審批 檢視）

 

經稽核的工時單 會 自動更新專案工時資訊，通過收集任務實際耗時，可以精確統計專案實際總工時、總人工成本、員工加班情況等；對比專案計劃，可準確預測專案狀態。通過工時分類統計，管理人員可以分析人員時間分配合理性和資源實際利用率。

 

藉助易趨系統，一方面可以詳細進行工時管理，掌握專案的進度；另一方面通過工時資料統計分析，可以準確計算人工成本以及資源利用情況，便於專案管理人員進行改進調整。

 

 

4、 總結

無論是 “雪糕刺客”還是“專案刺客”，其實都不可怕，有一雙“火眼金睛”，則能一眼發現識別它們，有效避免傷害。對於專案經理來說，工時管理是專案管理中最為基礎也最為關鍵的部分，會影響到成本管理、績效考核、資源管理等多個方面。部分專案經理由於對技術的不熟悉，可能沒辦法很好的精準估算，掌握以上四個小技巧，可以大大提升準確度；而藉助專案管理工具，則能高效輕鬆進行精細化工時管理，助力專案成功。