【分享貼】需求變更、專案延誤，專案經理應該如何應對？

案例分享：

專案經理小李跟進了一年半的專案，眼看著要到交付驗收的階段了，甲方的對接人卻臨時更換了，現在面臨著一系列他無法處理的問題，專案目前推進困難。

 

案例背景：

小李在跟原甲方對接人合作時，就額外增加了一些需求導致多項變更，這就導致專案的成本急劇增加，花費了大量的時間、人力成本投入，專案交付的時間也是一再延期。公司高層考慮到後期能保持一個長久的合作關係，也都同意了這些變更。但目前新更換的對接人，對這些變更表達了不認可，同時也在初步瞭解後，想再增加一些新的需求，但並不想增加成本，理由是之前的變更都沒有增加成本。

 

遇到的問題：

首先， 甲方新更換的對接人，不太瞭解產品和業務，在理解方案方面會出現偏差，影響決策。

其次， 之前的變更已經造成了成本超支，目前要推翻之前的變更，還要額外增加新的需求，將導致大量返工，同時成本將進一步大幅超支，且工期也非常緊迫。

第三， 是甲方對接人的更換，新任對接人總是反饋有很多專案文件都遺失了，頻繁諮詢以瞭解專案的運營情況，這需要大量的時間去回覆，也進一步阻礙了專案的進度。

 

以上三點是小李遇到的主要問題，涉及到 。 小李感覺棘手且無法的解決的原因是新任甲方對接人對專案有很高的權力，無法拒絕他的要求，但又找不到更好的方式來處理。

在專案管理的過程中，專案經理由於各方面的原因，會經常遇到各種各樣的且無法立即解決的問題，針對這一類問題可以透過以下幾個步驟來進行處理解決。

 

1. 掌握系統的解決思路，有效解決專案中無法解決的問題

一些通用而有效的問題解決方法，能夠讓專案經理在任何情況下，都能有一個清晰而系統地思考和行動過程。

 

1.1 有效解決問題的方法主要包括以下幾個步驟

定義問題： 明確問題的背景、目標、範圍。

分析問題： 找出問題的原因、影響和關鍵因素。

解決問題： 基於問題分析的結果，提出可能的解決方案；並用客觀的標準來評估和選擇方案。

實施問題： 制定並執行一個詳細而可行的實施計劃，並用有效的方法來監控和調整計劃。

總結問題： 歸納並分享所學到的經驗和教訓，為未來處理類似問題提供指導。

 

1.2 解決專案管理問題具體方法

針對專案管理的特性，專案經理在遇到問題時，可以考慮以下幾個解決問題的具體方法來處理：

a)       首先與團隊協商

專案經理當遇到問題時，首先可以與團隊溝通協商，集思廣益，共同尋找解決方案。

b)      進行SWOT分析，找到方案

可以利用這一方法論分析每一種解決方案的機會、威脅、優勢和劣勢，找到解決方案。

c)       尋求外部幫助

如果內部討論後，還是無法解決問題，可以考慮尋求外部專家/高層領導的幫助。

d)      及時調整專案計劃

對於一些必須要變更的方面，需要重新評估並調整專案計劃，確保專案目標的實現。

 

1.3 那麼結合以上的專案問題解決的方法，專案經理小李可以怎麼處理呢？

第一步：跟甲方新任對接人溝通

小李需要跟甲方對接人進行充分溝通，簡潔明瞭的介紹專案情況，解決其對專案缺乏瞭解的問題。同時收集需要變更的內容，在這裡也可以明確變更對專案的影響，目的是引導甲方新任對接人儘可能不做變更，或者同意變更需要增加成本的情況。如果還是拒絕，那麼就參考上述第一個步驟，與團隊協商溝通，找到解決方法。

 

第二步：召開團隊會議，尋找解決方案

小李可以召開團隊會議尋求解決方法，由於此次專案工期的臨近，可以邀請專家參會幫助評估。

準備工作： 需要整理一份甲方對接人不滿意的變更點、以及新的需求文件。

會議的重點： 請專家評估推翻之前的變更以及新增需求的實現難度和所需成本；和團隊成員討論，利用SWOT分析、找到方案。

 

第三步：及時反饋給高層領導，請領導決策

由於此次專案已經額外超出成本，需要及時反饋給高層領導。小李可以將團隊會議討論出的解決方案簡要彙報給高層領導，向上尋求幫助、請高層領導做出最後決策。

 

第四步：經驗總結

最後就是及時做好經驗總結工作，並分享給公司內其他同事，避免踩坑。

 

以上是一套通用的專案問題解決的方法，除了方法論，專案經理還需要一些專業的專案管理工具來輔助管理。那麼對於案例中，專案經理小李遇到的問題管理、變更管理以及溝通管理這幾個方面，如果藉助管理工具，如何有效規避或解決呢？

 

 

2. 專業的專案管理工具，有效應對各種專案難點

小李這個專案所遇到一些問題和難點，應提前進行風險管理；在沒有發生時就應及時識別關鍵干係人更換這一風險，並提前進行相應的風險管理。

在發生後，總體來說都屬於專案問題管理， 例如：在甲方對接人提出需求增加、變更的要求時，要做好變更管理；在與甲方對接人因專案文件缺失所導致的溝通問題時，除了及時召開會議介紹專案進度，同時還可以及時同步專案各項文件。 以上這些可以透過專業的專案管理軟體來支撐落地，下面以易趨為例，進行展開分享。

 

2.1 風險管理，提前全面控制各項風險

藉助易趨專案管理軟體進行專案的開展管理時，專案經理可以制定專案計劃並藉助系統對其各項運營狀態進行監督，同時系統會對有異常的資料進行預警提醒。專案經理能提前對進度、資源、質量、成本等進行風險識別，同時在專案風險管理模組統一進行管理。

 

專案經理可以在系統上列出專案中可能出現的風險，設定風險的狀態、風險型別、風險等級、發生機率以及影響程度，一目瞭然瞭解風險情況。 同時根據分析制定相應的策略，及時管理風險的全過程，降低專案風險，風險管理直至消除或者轉化才會關閉。

                                             

（易趨風險管理檢視）

   

2.2 問題閉環式管理，確保問題解決

當專案的風險發生轉化為問題後，在易趨專案管理軟體也支援全面的管理，包括提出問題、分析問題、解決問題以及驗證問題。專案經理可以定義問題的優先順序、問題型別以及指派責任人跟蹤解決；直至問題解決，才能關閉。

（易趨問題管理檢視）

 

2.3 變更管理，更加高效便捷

專案的範圍總是易變的，在整個專案過程中會經常被要求對基準進行修改。對於專案經理來說就應為專案制定一個規範的變更管理流程，並且只有經正式批准的變更才能實施。

但變更管理會遇到問題反饋不及時、審批流程冗雜緩慢、變更後的各項運營資料收集不及時等難點。

 

藉助易趨專案管理軟體，專案經理可以在系統中的里程碑計劃/專案計劃模組直接進行編輯修訂；管理層則可以進行審批，透過後即時生成新的版本基線；同時這也留存了變更記錄，方便專案經理追溯。

（易趨專案計劃變更檢視）

 

系統支援版本比較，變更的內容用顏色進行標註，一目瞭然。專案經理對不同版本的內容進行對比分析，可以更直觀地進行分析和管理。

（易趨專案計劃版本比較檢視）

 

 

2.4 溝通管理，藉助知識庫快速同步專案資訊

在溝通管理中，比較常見的難點就是由於資訊不能快速、準確同步造成的溝通效率低下。專案經理藉助易趨進行專案管理後，可以利用專案文件模組，將專案各個階段產生的文件進行整理歸納，專案組成員可以隨時查閱、下載，方便專案經理高效進行資訊同步。

（易趨專案文件檢視）

 

   

3. 總結

專案經理小李的所遇到的這些難點，應該是很多專案經理都曾遭遇過的，還有很多類似的專案案例場景，例如中途接手一個專案；專案開發已結束，甲方還在不停的提需求等等。但是掌握了問題解決的通用方法論，則能清晰的梳理專案，同時有一個系統的解決步驟；而藉助專業的專案管理工具，則能將方法論高效落地，使專案的管理更加便捷、輕鬆。