【經驗貼】VUCA時代下，如何有效提高專案成功率？

寶潔公司營運長羅伯特·麥克唐納（Robert McDonald） 在 描述 當今新的世界商業格局時，稱其為 “這是一個 VUCA 的世界。” VUCA 是指：易變性 (volatile)、不確定 性 (uncertain)、複雜 性 (complex)、模糊 性 (ambiguous)。 處於這種時代下，專案經理也面臨著挑戰：即使計劃打破，出現大量的不確定性因素，還是要保障專案成功。那麼，在這種環境下，如何能有效提高專案成功率呢？

在專案的整個生命週期中，我們將專案管理工作分為五大過程組：啟動、計劃、執行、監控與收尾，而每個過程都對專案的成功都有著至關重要的影響。專案五大過程組內容繁雜， 專案經理需要在有限的時間內應對各種不確定因素，成功完成專案，就要抓住各個過程中的關鍵部分，通過有效的方法進行管理，逐個擊破，保障專案成功。

 

（圖1：專案管理五大過程組）  

1.  啟動過程組

這一階段是使專案得到正式授權，設定專案目標，讓專案團隊有事可做，即一個新專案的開始。這一過程主要有兩個關鍵內容：

第一、確定專案目標， 傳達給團隊成員以達成共識。

第二、找準專案干係人， 明確各類干係人的真實利益和訴求。

 

有效處理以上關鍵部分的方式是開好專案啟動會。

專案啟動會的作用是：向專案成員宣告新專案的開始，明確各方干係人的期望訴求，確定專案目標和重要里程碑以及明確責任分工 。

 

專案啟動會參與人除了發起人、團隊成員、高層領導，還可邀請客戶和其他相關方。它們的參與有助於促進他們對專案成功標準達成一致，也有助於提升專案完成時可交付成果通過驗收的可能性，以及在整個專案期間相關方的滿意程度。

完成專案啟動會後，還需對啟動會的效果進行跟蹤，需將會議記錄發出並等待反饋。會議記錄內容可以包括：會議中提出的問題及反饋、專案進入規劃階段的任務的書面形式。

 

2.  規劃過程組

這一階段是將專案目標轉化為可落地執行的方案，制定工作路線，讓專案團隊“有法可依”。這一過程主要有三個關鍵內容：

第一、進行團隊組建， 成員要滿足專案對經驗和技能的要求。

第二、完成任務分解， 專案顆粒度要分解到個人可完成、可測量的程度。

第三、進行進度安排， 為各項任務設定責任人、完成時間並匹配所需資源。

 

有效處理以上關鍵內容的方式是進行專案分解（WBS）計劃制定。

專案分解（WBS）計劃是把專案可交付成果和專案工作分解為較小的、更易於管理的元件的過程。它可以藉助專業的專案管理來的制定，更便於專案經理進行計劃的修訂以及後續的監控管理。接下來以易趨為例：

 

（圖2：易趨專案計劃分解檢視）

易趨系統在進行專案計劃制定時，根據里程碑計劃會將專案任務進行分解，並指定責任人；針對關鍵的任務還可設定交付物評審，確認專案的質量以及進展。在進度的管控上，每個任務設定計劃、結束時間，明確工時。在專案成員匹配度上，易趨支援資源池的建設維護，對每位成員，建立了詳細的技能檔案，在進行資源分配時可以作為參考。 系統提供常用專案模板可參考使用，方便專案經理進行計劃制定。

 

3.  執行過程組

這一階段是要整合資源，推進專案落地，完成專案計劃中確定的工作以實現專案目標。這一過程主要有三個關鍵內容：

第一、團隊管理， 根據任務完成情況對團隊進行激勵。

第二、管理專案進度 ，使專案有序推進。

第三、進行良好的溝通協作， 尤其是跨部門溝通問題。

 

有效處理以上關鍵內容的方式是可以進行績效激勵，提升團隊工作積極性。

績效激勵是指為實現目標，採用科學的方法，通過對員工個人或團體的行為表現、勞動態度和工作業績以及綜合素質的全面考核、分析和評價，以此激發團隊的熱情與積極性。這一過程同樣適合藉助專案管理工具進行落地跟蹤。用軟體工具跟蹤專案進展、進行績效管理，公開透明的形式更便於專案推進。

 

（圖3：易趨專案計分卡檢視）

易趨系統的專案計分卡模組支援對專案以及團隊成員進行績效管理，通過不同維度的考核結合獎勵機制，可以有效激發團隊成員的工作積極性。

易趨的專案計劃模組同時支援專案進度跟進、計劃變更修訂以及版本對比，便於專案經理對進度跟蹤。

 

4.  監控過程組

監控就是定期對專案的進展、範圍、質量等進行跟蹤和監控，把執行結果與計劃對比，及時發現偏差並採取糾正措施。這一過程主要有以下關鍵內容：

第一、識別計劃的偏離， 判斷變化影響的是任務還是目標，及時調整。

第二、做好資源管控， 使專案資源與專案進度相匹配，不超支。

 

有效處理以上關鍵內容的方式可以進行質量管控，確保專案進展正常以及資源使用合理。

質量、時間、成本三者是處於相互制約的關係，在專案進展過程中，可以對質量提前進行預防管控，避免因質量不過關而返工導致的專案進度延誤或資源成本的增加。藉助專案管理工具，實時跟蹤，便於質量的閉環管控。

 

（圖4：易趨質量管理檢視）

易趨系統中對交付物質量可提前預設評審流程，確保專案質量；同時針對不符合項進行跟蹤管理，直至解決。

   

5.  收尾過程組

收尾階段是完結所有過程組的所有活動以正式結束，交付大家認可的專案成果。這一過程主要有以下關鍵內容：

第一、總結匯報， 通過有效的形式呈現專案成果，並做完整交付。

第二、專案覆盤， 要深入分析專案目標與最終成果之間的差距，總結經驗。

第三、專案知識管理， 對重要的知識進行流轉和應用。

 

有效處理以上關鍵內容的方式可以採用四步覆盤法，提升專案管理能力。

四步覆盤法，也叫 GRAI覆盤法，即Goal（回顧目標）、Result（評估結果）、Analysis（分析原因）、Insight（總結規律）四個步驟進行經驗總結和規律分析。

 

知識管理則可以藉助專案管理工具進行有效收集使用。以易趨知識庫為例，支援存放和分享各種知識體系檔案和公共文件，根據需求還可以進行許可權設定，適用於企業知識管理。知識分享也不限制型別，包括文件、URL地址、系統內物件連結等。此外，還支援多空間管理、全文檢索、目錄分級、目錄分權管理、資訊保安控制等。

 

（圖5：易趨知識庫檢視）

總結

VUCA時代下，面對環境快速變化和不確定性，想要提升專案的成功率，專案經理需要緊抓專案管理的核心五大過程組。通過各個過程組中的關鍵內容的重點關注解決，保障每個環節的順利完成，直至最後專案成功。在這一過程裡，搭配專業的專案管理軟體輔助管理，可以幫助專案經理更加高效便捷處理工作。