VUCA時代，敏捷團隊如何提升效能？ | IDCF

來源：Thoughtworks洞見

作者：陳慶敏 

先從一個故事開始：

三週前接手了一個專案，一把手堅定支援並親自推進，需求清晰明確且已文件化，合作各方已拉通目標且達成一致，三週後的今天，一把手換人了且目標需要修正，需求的內容和優先順序需要推翻重來，新加入了三個合作方各有各的訴求，管理複雜度迅速提升……

可能很多人，尤其是敏捷專案管理者對上述場景並不陌生。

這個變化給專案帶來的挑戰是：

• 投入的時間和資源浪費了，如何挽回？
• 變化帶來不確定性，如何在管理中減少風險？
• 變化同時帶來了管理的複雜度，作為管理者，如何迅速帶領團隊理清思路？

對於管理者來講，面臨的考驗是：計劃打破了，不確定性產生了，但是還是要按時交付同等的工作內容。

寶潔公司（Procter & Gamble）營運長羅伯特·麥克唐納（Robert McDonald）用一個軍事術語描述了這個時代：

“這是一個 VUCA 的世界。” VUCA 指的是不穩定(volatile)、不確定(uncertain)、複雜(complex)、模糊(ambiguous)。”

用一句話概括就是，我們所處的這個時代，任何事情都在變化，隨時都有改變發生，即使是以擁抱變化著稱的敏捷團隊，身處多變的環境，也需要不斷最佳化管理，應對變化。而應對變化最強有力的手段之一便是提高團隊效能。

丹·平克在《驅動力》一書裡認為，

要打造一個高度參與和有積極性的團隊需考慮三個關鍵因素：首先，在整個團隊內要有一種共同的使命感；其次，人們必須從他們的領導者那裡獲得授權，可以自主地工作來實現團隊目標；最後，人們需要空間和機會去精通他們的領域，而不是僅僅學習如何做到“剛好”。

這裡的高度參與和有積極性的團隊便是高效能團隊的特徵，這幾個關鍵因素反映到團隊管理上，使命感是目標，自主工作是動力，精通所在的領域是能力，所以，要發揮高效能的狀態，團隊必須有目標，有動力，具備實現目標的能力。

• 目標指的是團隊因何存在，團隊打造的專案因何存在，不同的專案可能追求不一樣的目標，比如滿足功能、效率提升、增加使用者數量、質量過硬、打造業界影響力、採納實踐新技術，等等，都可能是團隊的目標或者團隊階段性的目標。

• 動力指的是團隊自主選擇何種方式工作，不是自上而下的命令，而是團隊共同決定的結果，比如溝通方式、合作方式、流程工具等的選擇，是自組織團隊選擇的管理方式。 

• 能力指的是做這件事情，團隊能不能做得好，做得快，做得專業。

總結：

• 目標是團隊“想不想”，動力是團隊“願不願”，能力是團隊“能不能”，團隊只有想做這件事情，自願做這件事情，有能力做這件事情，團隊才能發揮高效能的狀態。
• 再來看看缺少某個關鍵因素會出現什麼情況，假設團隊有目標和能力，但是動力不強，此時團隊被動做事，積極性不高，所以做起事情來便會效率低。
• 假設團隊有動力和能力，但是缺少目標或者目標不清晰，則團隊做起事情來因為不知道哪個方向是對的，所以會走很多彎路，不斷的推翻重來，所以會浪費多。
• 假設團隊有目標和動力，但是不具備能力，則團隊沒有產出或者產出的結果不能滿足要求，所以會質量差。

進一步證實了高效能團隊必須同時具備目標、動力和能力三個關鍵因素。

那麼敏捷團隊是如何管理團隊目標、挖掘團隊動力、建設團隊能力的呢？從四個方面進行分析。

一、敏捷團隊的特點 - 為應對變化而生

敏捷的管理方式近年來之所以越來越受到歡迎，是因為敏捷一些實踐和管理活動能很好的適應變化，有這樣幾個特點是敏捷專案所特有的：

• 敏捷專案的優先順序隨著階段性計劃的清晰不斷調整，保證了資源的有效利用；
• 敏捷專案透過短週期的迭代計劃代替長週期的專案計劃，最大限度的保證快速產出結果，驗證結果；
• 一旦有變化發生，能夠在短週期的計劃裡快速得到分析和應對，降低了變化被滯延帶來的風險；
• 每個迭代自成閉環又不斷最佳化，保證了產出結果的最優。

簡單總結一下，敏捷團隊不是減少變化，而是將變化當成日常管理的一部分，和變化和平共處，適應性共生。

二、管理目標 - 清晰一致透明

敏捷專案一個很大的特點，就是管理透明，對於目標的管理尤其追求透明化，在管理目標的時候，有如下四個原則：

• 目標清晰：清晰的專案目標是團隊努力的方向，清晰的目標有利於資源的集中和指導優先順序的調整；
• 及時調整：因為不確定的存在，目標在管理的過程中需要及時調整，使其反映變化的影響和新的需求；
• 理解一致：團隊成員對目標理解一致，能有利於促進合作、避免衝突、減少溝通成本和降低模糊性；
• 視覺化：視覺化是目標的展示形式，能反映目標的實現程度，視覺化的進展狀態對團隊也是一種激勵。

總結：敏捷團隊為了統一團隊努力的方向，在目標管理上必須做到清晰一致透明。

三、提升能力 - 快速應對不確定性帶來的挑戰

傳統的軟體專案管理中，團隊成員的能力和角色繫結，角色和特定的技能繫結，當專案中有新任務產生或者成員離職，團隊依賴外部提供資源供給，等待的成本高，當專案管理過程中出現瓶頸，則又會出現資源等待任務，出現浪費，由角色定義的能力大大降低了團隊合作的效率。

和傳統的能力管理不同的是，敏捷團隊提倡由能力標籤定義角色，基於團隊目標定義所需的能力，團隊成員根據自己所承擔的任務選擇不同的能力標籤，成員和能力標籤多對多的關係，也就是說，同一個角色，可能選擇多個能力標籤並相應的去建設幾種能力，同一種能力可以在多個團隊成員身上體現。

這樣設定的好處是，在關鍵時刻團隊成員可以互相補位，發展多樣化的能力也有利於團隊成員的職業發展，互相合作和補位的方式能極大提高合作的效率，進而能夠快速應對外來的變化。

四、挖掘團隊動力 - 自組織團隊管理方式選擇

敏捷專案的團隊推崇自組織，自組織團隊通常會自主選擇合作的流程、工具、紀律和文化。

• 流程是為了保障資訊透明和團隊協作的流程，比如自主決定開發流程、溝通流程、決策流程、會議流程等；
• 工具指的是團隊選擇的用來給專案帶來效率提升的工具和實踐，比如任務跟蹤管理工具，自動化測試工具，溝通管理工具，敏捷實踐活動等；
• 紀律是團隊作為整體為了更好的合作而達成關於獎懲的共識，有關於行為的、關於衝突的、關於協作的、關於違規操作的等等；
• 文化是將團隊凝聚在一起的價值觀和行為準則，比如以客戶為中心，擁抱新想法，貢獻分享，價值共享等等。

總結：提升效能是敏捷團隊為了應對變化帶來的挑戰而採取的有效手段，為了保證團隊發揮高效能，團隊必須具有清晰一致透明的目標，必須挖掘動力透過自組織的方式進行管理，必須建設多樣化的能力完成任務。

團隊目標回答的是“要不要”，團隊動力回答的是“想不想”，團隊能力回答的是“能不能”，只有三個因素具備，團隊才具備了高效能，而高效能回答的是團隊做的“快不快”的問題。

研究發現，積極的團隊環境有助於減少事故，降低團隊成員的管理成本，與那些不在積極團隊中的成員相比，該項成本降幅可達50%，因為高效能的團隊具備一種完成更多工作，並能更快發現問題的集體智慧。