專案成本管理誤區有哪些?如何才能實現專案全成本管控?

8tmanage 發表於 2022-06-17

要使一個專案取得成功,有很多因素在起作用,下文列出了最常見的專案成本管理問題,以及解決方案。


專案管理軟體


1.被動而不是主動

主動行動而不是被動行動非常重要,這樣可以避免專案進一步失敗。

-為成本估算的成功打下基礎:評估越詳細、越精確,專案經理就能更好地預測和應對專案中的事件,最大限度減少意外。

-成本估算和預算應該結合起來:例如,在8Manage PM解決方案中,使用者可以將估算連結到成本模組,系統可以根據批准的估算建立預算檔案以執行。

-確保專案有辦法監控和管理掙值管理和成本差異:建議使用8Manage PM這類成本跟蹤工具,將計劃的效能與實際的進度和成本效能進行比較。

2.與利益相關者的溝通和可見性差

展示專案進展情況的溝通方法是通過報告。在分析報告時,專案團隊的可視性很重要。如果需要,確保可以在不同級別(專案經理、高管等)報告,並提供對儀表盤的適當訪問,使相關方能夠做出準確、知情的決策。

即使簡單的任務日期和進度沒有傳達給團隊,這也意味著變更管理沒有遵循協議,狀態更新也沒有有效傳達給利益相關者和其他團隊成員。重要的是要在一個地方跟蹤成本和變化,以獲得單一的真相來源,最好是一個專案成本管理軟體。

3.無標準工作分解結構(WBS)

WBS是專案目標和範圍的視覺化、層次化分解。該大綱將任務分解為更小的任務,以確保實現目標和可交付成果,並將其分配到正確的人中。預算成本嚴重依賴於此,如果現有的成本工具不允許使用者輕鬆建立、管理和分配成本元件,那麼管理成本可能會非常繁瑣。

例如,8Manage PM足夠靈活,使用者可以從其他來源複製分解結構,或者根據需要建立儘可能多的WBS。這不僅允許進行強大的分層分類,還可以用於報告、度量以及與其他成本相關文件的介面。8Manage PM允許在一個估計中包含多個細分結構。在與第三方打交道時,這一點很重要,因為第三方的報告方式可能與你的專案不同,但仍允許你使用公司特定的分解結構。

4.低估所需的時間和預算

各地的專案團隊都嚴重低估了時間和預算。

資訊就是力量,專案經理應該花時間瞭解專案過去和現在的表現。他們是否表現出進度延誤和/或超支?瞭解這一點將有助於確定正在或已經發生的任何趨勢。哪些型別的成本被忽視?為什麼?如果專案經理問自己這類問題,他們可以避免很多問題。

5.使用電子表格(缺乏專用PM工具)

Excel確實有它的優勢,例如隨時可用且易於開始。然而,在管理一門專門的學科(如大型專案中的成本管理)方面,Excel存在不足。

一個專門的專案成本管理軟體,比如8Manage PM,能夠幫助在一個來源中分析和組織專案成本資訊,並在這個來源中建立工作分解結構、選擇預測方法、連結估計、與其他工具整合、對不同團隊成員的可見性等。

6.忘記專案管理也是人員管理

未能正確管理團隊成員或對其進行微觀管理,可能會導致延誤、影響質量並導致成本超支。團隊成員是最容易接觸到可能影響專案的挑戰、風險和問題的人。

當高管們認為一個強大的系統可以解決所有專案問題時,這也是一種誤解。工具只是一種工具,沒有經過適當培訓的人員,他們不清楚如何使用以及需要什麼有價值的資訊作為輸入和輸出。

7.出現問題時未能調整或改變

每個專案經理都應該知道,有時儘管他們盡了最大的努力,但還是出了問題,或者專案失敗了。有時專案經理試圖挽救失敗的專案,這可能導致激進的決定,造成比需要更多的損害和成本。

相反,他們應該後退一步,重新分析自己的立場,並在必要時進行調整。這就是為什麼有一個能夠創造透明度和真實報告的系統或工具很重要。

8.缺乏綜合專案控制

根據AACE(成本工程促進協會)的說法,管理專案的正確方法是確保資訊通過一個綜合的方法執行,而不是通過單個學科的集合。由於缺乏整合而面臨的一些最常見的挑戰是缺乏標準化的報告、資訊差異等。

成功專案的基礎是一個合理的估計,並提供預算。一旦確定了預算,就必須制定一個時間表來確定活動的順序和所涉及的資源。

9.沒有一致的專案收尾

經驗教訓可以用來提高未來專案的成功率。一些專案經理喜歡以市場為基準,但忽視了內部基準。擁有一個具有內部基準功能的8Manage整合專案成本解決方案,可以方便地完成專案,並訪問有價值的資訊,從而可以捕獲和索引以前專案的成本,以便與當前專案進行比較。

10.沒有時間學習

在這個快節奏的世界裡不能閉門造車。學得越多,就越有能力解決問題。

無論是為了工作還是個人成長,專案經理應該騰出時間來擴充自己的視野,傾聽他人的想法或不得不說的話。

結論

成本管理與組織在當前和未來專案中取得成功的能力密切相關。投資可靠的成本管理軟體可以節省大量成本。8Manage PM 提供對資料的實時訪問,利用基於所有活動和已完成專案的效能基準分析,幫助企業提高可預測性並控制專案成本。


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