哪款專案管理軟體的文件管理功能好?
Zoho Projects專案管理軟體一直在完善文件管理功能,大多數公司都使用知識庫、wiki和內容儲存庫的組合,但沒有什麼比將所有內容儲存在一個地方更簡單了。使用者可以通過Zoho Projects專案管理軟體,將重要資訊可以儲存在多個資料夾中,而無需學習新的Wiki標記語言。以下是我們如何在Zoho Projects專案管理軟體中建立我們的知識庫。您可以按照我們的提示建立自己的專案文件管理區,以便更好地儲存文件和資訊:
一、Zoho Projects軟體的專案文件管理基本原則
1、一個想法,一個任務
每條知識(或最佳實踐、資源、銷售文件等)都被載入到一個任務中,幷包含在知識庫父資料夾中。
2、待辦事項列表
所有這些任務都設定為已完成和待處理,然後當有人需要參考它們時,它們總是很容易獲得。
3、新增許可權管理
任何擁有您的許可的人都可以建立新的任務或編輯現有的任務描述,將他們的想法和經驗新增到您的知識庫。此外許可權級別決定了是否擁有可以移動檔案的許可權。對於非常詳細、重要的資料夾結構,我們只設定一個管理員來管理它,這樣普通使用者就不會意外地刪除或移動檔案。
4、建議
指定一個負責管理部門專案資料夾的人,這樣資訊就不會混亂或被貼上錯誤地標籤。
二、組織你的Zoho Projects軟體的知識庫
1、確定資料夾結構
我們將專案組織到每個部門和團隊的子資料夾中。因為任務可以同時存在於多個資料夾中,所以我們不需要絞盡腦汁去記住我們把文件放在了哪裡。如果他們覺得有幫助的話,資訊可以儲存在每個團隊的資料夾中。
2、建議:
提前確定您的子資料夾,並讓您的文件管理員定期檢查結構,以便它繼續對您的公司有意義。
3、附加專案文件
您可以將檔案直接從文件管理庫,附加到Zoho Projects專案管理軟體的任務中。
4、訪問專案文件
您的團隊可以使用Wrike的iOS和Android移動應用程式隨時隨地訪問知識庫。
來自 “ ITPUB部落格 ” ,連結:http://blog.itpub.net/69942407/viewspace-2898799/,如需轉載,請註明出處,否則將追究法律責任。
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