專案管理軟體的主要功能分類

在企業(專案)資訊管理過程中，相關人員越來越意識到多種軟體(系統)資料和資訊管理的不方便，因此，資料和軟體的整合成為趨勢，這也是專案管理主流軟體形成的重要因素之一，主流軟體的使用給以後軟體的升級和整合帶來很大便利。總體來說，專案管理軟體正朝著企業級、多功能、更強的整合效能、網路化、實用性的方向發展，專案管理軟體也正日益成為專案管理的不可缺少的有效工具。

1 軟體的功能特徵與分析

    專案管理軟體是一個功能強大而且可以靈活應用的專案管理工具，軟體的功能、特徵與分析主要如下。

    1.1 軟體的功能

    專案管理軟體包括5個主要功能模組，即進度計劃管理功能、資源管理功能、費用管理功能、報告生成與輸出功能、輔助功能(主要指與其他軟體的介面、二次開發、資料保密等)。

    資源管理：可預先對各種資源的資料進行管理。制定計劃：使用者對每項任務排定起始日期(預計工期)、明確各任務的先後順序以及可以使用的資源後，軟體可根據任務資料和資源資料排定專案日程、並隨任務和資源的修改而調整日程。

    成本預算和控制：在輸入任務和工期後，如果把資源的使用成本、所用材料的造價、人員工資等完整地分配到各項任務，軟體即可計算出該專案的完整成本預算，在專案實施過程中，可隨時分別對單個資源、單項任務乃至整個專案的實際成本與預算成本進行對比分析。

    報表與查詢：可以快速、簡便地生成許多報表和圖表，如甘特圖、網路圖、資源圖表、日曆等。大多數專案管理軟體都提供篩選和排序功能。

    監督和跟蹤專案的執行：在專案的實際執行過程中，可以對多種情況(如任務的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等)進行跟蹤，並根據需要自動產生多種報表和圖表(如“資源使用狀況”表、“任務分配狀況”表等)。

    處理多個專案和子專案：有些專案很大且很複雜，將其分解成子專案後，可以分別檢視每個子專案，更便於管理。另外，有可能專案經理或成員同時參加多個專案的工作，需要在多個專案中分配工作時間。

    安全性：可對專案管理檔案以及檔案中的基本資訊設定密碼，限制對專案檔案或檔案中某些資料項的訪問，使得專案資訊不被非法盜取。

    假設分析：可以利用該功能探討各種情況的結果，更好地控制專案的發展。

    1.2 專案管理軟體的主要特徵

    專案管理軟體以專案為中心組織與管理業務資訊。透過專案工作分解結構WBS(Work Breakdown Structure)與組織分解結構OBS(Organizational Breakdown Structure)結合進行範圍管理。

    WBS是專案管理的基本技術手段之一，WBS與OBS結合構成RAM(Random Access Memory)，透過層次化的WBS進行專案分解，形成多個小的便於管理控制的工作包，透過工作包的內容與邊界的階段明確專案範圍。

    任何專案管理軟體與系統均應有目標管理功能，進展反饋更新功能、對比分析功能、目標調整功能，透過以目標為參照逐步糾偏方法進行項甘控制。

    1.3 軟體的分類

    軟體分類的依據有很多種，由於依據不同劃分的結果也不同。

    從專案管理軟體的適用階段劃分可分為適用於某個階段特殊用途的專案管理軟體，普遍適用於各個階段的項日管理軟體，對各個階段進行整合管理的軟體；從專案管理軟體提供的基本功能劃分可分為進度計劃管理軟體、費用管理軟體、資源管理軟體、風險管理軟體、交流管理軟體和過程管理軟體等，多功能整合的專案管理軟體套件；從專案管理軟體的適用工程物件劃分可分為面向大型、複雜工程專案的專案管理軟體和麵向中小型專案和企業事務管理的專案管理軟體；從專案管理軟體的應用主導者劃分可分為以業主為主導的統一的專案管理軟體和專案的某個參與方單獨或各自單獨應用的專案管理軟體。