專案管理軟體中日曆的作用

    為什麼在專案管理軟體中使用日曆？日曆是跟蹤即將舉行的會議、截止日期和里程碑的有用工具。它們可以幫助您視覺化您的日程安排並提醒您重要事件，例如假期和休假時間。

    雖然人們經常有各種各樣的日曆工具可供選擇，包括從辦公室牆上的紙質日曆到日曆管理工具。問題是人們經常同時管理多個日曆。如果這些日曆未與您的工作整合並彼此同步，則可能會導致大量混亂、頭痛和錯過最後期限。

    一、為什麼應該使用專案管理軟體日曆

    如果您已經在管理和更新一個或多個日曆，您可能不會將日曆功能視為專案管理軟體的重要功能。但是，包含日曆的專案管理軟體解決方案提供了其他日曆選項所沒有的幾個好處。
    例如，傳統日曆非常適合計劃您的一天，但不適合計劃、視覺化和共享專案工作。
    雖然您的線上日曆可能會提醒您即將到來的截止日期，但它並不能告訴您在截止日期之前需要執行哪些任務、誰在處理這些任務以及他們當前的完成狀態是什麼。您需要離開該程式（或傳送電子郵件請求）才能找到該關鍵資訊。
    專案管理軟體日曆透過直接連結到專案進度和資訊來回答這些基本問題。
    以下是專案管理日曆提供的七個傳統日曆不具備的功能：
    1、使您能夠手動跟蹤和計劃關鍵工作
    2、自動跟蹤專案、團隊或資料夾的特定工作
    3、按狀態、頻道、觀眾等分類的顏色程式碼
    4、允許您對日曆進行分層以跨多個專案或資料夾了解全域性
    5、讓您按月、季度和/或年檢視日曆
    6、使您能夠直接從日曆中開啟專案任務
    7、讓您輕鬆與其他利益相關者共享實時日曆更新
    專案管理軟體日曆允許您檢視包含所有相關資訊、檔案和對話的計劃任務。此功能使您可以輕鬆地從日曆直接跳到工作中，而無需瀏覽其他工具或應用程式。
    此外，擁有可共享的專案管理日曆允許您檢視整個企業中多個團隊和專案的任務和專案計劃。這種可見性可幫助您識別潛在衝突並協調個人和團隊之間的工作。
    專案管理軟體日曆允許您與內部和外部利益相關者快速共享最新資訊。此功能意味著高管和客戶可以輕鬆地以簡單、可視的格式訪問您的專案時間表和即將到來的關鍵日期的鳥瞰圖。

    二、專案管理日曆的工作原理

    與傳統日曆不同，專案管理軟體日曆直接連線到軟體中的基礎專案和任務。這意味著日曆將隨著任務和時間表的變化而自動更新。
    此外，這些日曆提供雙向同步。這意味著如果您需要延遲或重新安排任務，您可以直接在日曆檢視中進行更改。您所要做的就是將任務拖放到新日期。它不僅會更新任務，還會自動調整所有依賴的任務。
    任何任務或專案更改都會立即實時反映在您的專案計劃和日曆中，這意味著您永遠不必擔心資料衝突，您的整個團隊可以依靠一個單一的事實來源進行操作。
    專案管理軟體日曆允許您維護一個事實來源的另一種方法是支援建立單個日曆而無需複製資料。例如，您可以為各種不同的檢視建立單獨的日曆，例如：
    1、不同的專案、團隊或部門
    2、單獨的專案階段
    3、目標受眾的作品
    4、按渠道工作
    5、不同的工作流程狀態
    每個日曆仍然從同一個資料來源中提取，因此專案中的任何更改仍將立即反映在所有日曆中。
    此功能使您可以簡化日曆檢視，這樣資料量就不會變得不堪重負，也不會遺漏任何內容。另外，您可以將單獨的日曆放在一起以檢視大圖。

    三、經典與智慧日曆

    有兩種型別的專案管理軟體日曆：
    經典日曆
    智慧日曆
    經典日曆由您或您的團隊手動建立。它們提供了一種靈活的解決方案，允許您僅顯示您單獨選擇的任務。
    如果您有很多工分佈在多個專案中，並且您只想監控最重要或高優先順序的任務，那麼經典日曆非常有用。同樣，團隊成員可以選擇建立自己的經典日曆，這樣他們就可以只管理一小部分任務，例如他們自己的任務和直接在他們之前的任務。
    智慧日曆自動建立日曆檢視，顯示特定專案或資料夾中的所有任務。您還可以使用過濾器建立僅滿足指定條件的智慧日曆-例如，如果團隊成員只想檢視分配給他們的任務。
    如果您希望監控的任務都在同一個專案或資料夾中，並且如果您可以輕鬆篩選出您希望跟蹤的任務，則智慧日曆非常有用。智慧日曆的最大好處是隻需單擊幾下即可建立它們，並且可以隨著專案的變化而更新。
    例如，如果將新任務新增到您的專案中，智慧日曆可以將其拉入您的顯示器（假設它符合過濾條件）。而使用手動日曆，您必須手動將該新任務新增到您的日曆中。這增加了新任務被忽視的風險。

    四、日曆整合

    雖然專案管理日曆提供了許多額外的功能和好處，但您可能仍希望使用當前的日曆工具，尤其是當您還跟蹤與專案無關的事件、會議和截止日期時。
    因此，選擇能夠與流行的日曆應用程式（如Google日曆、Outlook和Apple日曆）整合的專案管理軟體非常重要。這種整合將允許您維護自己的日曆，而無需管理和更新兩個單獨的工具。
    請記住，傳統日曆並非旨在處理專案管理軟體日曆可以提供的所有細節。您應該尋找一種解決方案，允許您選擇釋出到傳統日曆的詳細程度。例如，在您的線上日曆中，您可能只希望檢視任務到期日期，或者您可能希望排除子任務。