專案管理中的資源日曆是什麼？有什麼作用

管理專案不僅需要規劃和預算，還需要日程安排。
 
資源日曆是一種顯示專案經理或團隊領導在特定時間內可用資源的工具。這種型別的專案日曆可以顯示團隊成員和裝置在特定時間段內的可用工作時間。
 
例如，如果一名員工每天工作 8 小時，而他已經在專案 A 上花費了 3 個小時的時間，那麼你還可以在他的時間中再花 5 個小時來分配其他任務。
 
同樣，資源日曆也會記錄裝置的工作時間。在專案管理中，團隊需要專案日曆來進行資源分配。它有助於直觀地瞭解哪些工作可以重新分配或從哪裡分配，而不必過多地涉及時間管理。

資源日曆有什麼用？
 
資源日曆是專案經理必不可少的工具，它可以讓專案經理提前制定計劃，獲悉他們指定的團隊成員可以在預期時間內執行任務。
 
這看起來似乎不是大事，但如果你正在進行有點複雜的專案，就需要知道在需要的時候資源是否可用。不僅如此，複雜專案通常會有多重依賴關係，從而使排程變得更加複雜。高水平地管理資源是成功交付專案的關鍵。
 
資源日曆不僅是更有效地分配任務的工具，還有助於跟蹤裝置和員工。資源日曆的一個特點是有時間表，可以跟蹤每個團隊成員花在任務上的時間。此外，它還可以幫助專案或專案組合確定共享資源，使專案經理更容易在多個專案之間進行規劃。
 
資源日曆應包括哪些內容？
 
專案資源包括完成專案所需的一切，如人員、裝置、材料等。要管理的東西很多，作為一個多方面的工具，資源日曆旨在處理這些不同的責任。
 
以下是資源日曆中包含的內容，在整個專案週期中，專案經理都應隨時掌握。
 
1. 團隊成員資訊
請確保將團隊成員的資訊新增到資源日曆中。比如手機號碼，以便在緊急情況下聯絡。此外，還需要新增他們的技能和經驗檔案，這類資訊有助於決定指派誰執行任務。
 
2. 材料、裝置和其他有形資源
材料、裝置和其他有形資源也需要考慮。注意它們的成本，同時也要注意它們的可用性或供應商何時能夠發貨，這樣才能確保團隊在需要的時候得到所需的東西。
 
3. 日程安排
資源日曆需要規劃出專案需要資源的時間，確保一切在正確的時間出現在正確的地點。資源日曆可以是每日、每週或每月的，具體取決於專案經理或相關負責人。
 
4. 每日工作量資訊
資源日曆通常會根據人力資源的任務和日程安排建立工作量資訊。這是一張顯示每個團隊成員分配情況的圖表，可以讓你平衡團隊的工作量，提高工作效率，同時又不會讓他們太過勞累。
 
使用資源日曆的好處
 
資源日曆是資源管理計劃不可分割的一部分。它在專案規劃階段制定，並制定了協調一切的方式，以滿足交付期限。使用資源日曆有哪些好處？以下是幾個例子：
 
1. 更好地安排資源
 
安排資源是實現進度的關鍵。在完成任務所需的所有資源都一致的情況下，資源日曆允許專案經理提前安排。如果在必要的時候連一個資源都沒有，就會延誤專案並增加成本。
 
2. 平衡團隊的工作量
 
如上所述，團隊的工作量是一種平衡行為。既要讓他們全力以赴，儘可能提高工作效率，又不能讓他們因為任務過重而疲於奔命，導致團隊士氣低落。資源日曆可以讓專案經理一目瞭然地看到誰被分配了什麼任務，如果出現不平衡，可以重新分配，以平衡工作量。
 
3. 改進資源跟蹤
 
專案資源可能分佈在不同的團隊，資源日曆提供了一個集中的地方來跟蹤專案或組合資源，以實現完全視覺化。
 
如何建立資源日曆
 
8Manage PM是實時的端到端專案管理軟體，具有資源管理功能，包括資源日曆。它使專案經理能夠對專案的每個階段進行規劃、監控和報告。所有這些都可以實時完成，從而實現更有效的資源管理。
 
● 建立資源可用性日曆
 
8Manage PM支援資源型別、資源組甚至每個資源按需設定相應的資源日曆，定義他們的工作時長和假期。
 
當你開始分配任務時，8Manage系統可顯示每個團隊成員的實時可用性。分配任務後，團隊成員就會知道自己在做什麼。當他們更新工時時，這些資訊會立即反映到8Manage PM中。
 
● 平衡工作量
 
你可以透過訪問工作量頁面來確保團隊任務的平衡，所有假期設定都將反映在工作量圖表中。
 
點選團隊成員的名字，8Manage PM可顯示他們的所有任務，並允許你將任務重新分配給其他團隊成員。
 
● 透過實時儀表盤和報告檢視資源
 
8Manage的儀表板是專案進度和績效的高 級概覽。它可自動實時更新，並顯示包括工作量圖表在內的專案指標，讓你對團隊的分配情況有一個總體瞭解。
 
要深入瞭解資料，請使用8Manage PM的自定義報告。從工時表到可用性、工作量和差異，以及專案狀態和組合狀態，透過這些分析報告可以幫助你科學決策，以便更好地安排資源。
 
此外，8Manage 資源管理還確保你能按需、實時瞭解人力資源和非人力資源，從而提高處理資源衝突的能力和對交付的控制能力。
 
專案資源管理非常複雜，經常動態變化。如果沒有強大的實時資源管理工具，幾乎不可能進行充分管理。8Manage PM 涵蓋專案全生命週期管理，具有先進的資源管理工具，實時規劃、監控和報告專案資源，幫助管理者在分配工作時做出更富有洞察力的決策。