專案儀表板在專案管理軟體中的功能是什麼

專案管理軟體中的專案儀錶板有什麼作用？專案儀錶板顯示與專案成功直接相關的關鍵績效指標(KPI)。這些KPI是專案指標，允許利益相關者快速瞭解您的專案狀態。它們可用於突出表現和進步以及可能需要注意的問題。

    一、儀錶板上包含的內容

    您選擇監控的具體關鍵績效指標通常取決於您的專案、可用資料和利益相關者的需求。因此，儀錶板上包含的KPI可能因整個組織的專案、團隊和專案經理而異。
    以下是要包含在專案儀錶板上的一些常見KPI：
    1、根據您的專案管理軟體的任務進度
    2、衝突的任務和依賴關係
    3、收到的請求和創意簡介
    4、逾期或落後於計劃的任務數
    5、待稽核的更改或任務的數量
    6、嚴重或高優先順序風險的數量
    7、缺少已分配資源的任務數
    8、接近主要里程碑或可交付成果
    9、整體專案狀態（綠色、黃色或紅色）
    除了您跟蹤的內容之外，您還可以選擇它在儀錶板上的顯示方式。一些常見的資料表示包括：
    1、圖形和圖表
    2、基於文字的值或列表
    3、時間線（如甘特圖）
    您甚至可以選擇擁有多個專案管理儀錶板，包括一個用於高管和利益相關者的儀錶板，一個用於您自己的專案管理和概述，以及一個供團隊成員監控專案部分的更詳細的儀錶板。
    建立多個專案儀錶板的一個好處是您可以標準化您的主管的儀錶板，然後根據您的喜好修改您自己的儀錶板。

    二、在專案儀錶板中尋找的功能

    擁有能夠讓您建立和自定義專案管理儀錶板的專案管理軟體非常重要。畢竟，如果您的儀錶板僅顯示對您不重要的資料，則不會增加任何價值。您將被迫要麼在沒有資訊的情況下生活，要麼以其他方式找到它，例如透過執行報告。
    以下是購買專案管理軟體時要尋找的五個功能，這將有助於確保您的專案儀錶板滿足您的需求：
    1、可訪問性
    2、可定製性
    3、可掃描性
    4、使用者友好性
    5、使用實時資料

    1、可訪問性

    如果您無法與需要檢視它們的人共享專案儀錶板，那麼它們有什麼用？這意味著您需要能夠與可能不使用您的專案管理軟體的高管和外部利益相關者共享專案管理儀錶板。尋找一種解決方案，使您能夠將連結傳送給利益相關者，以便他們仍然可以訪問您的儀錶板並檢視實時更新，而無需授予他們對系統的完全許可權。
    您的專案儀錶板還應該能夠顯示在包括移動裝置在內的多種裝置上，以防高管們試圖在旅途中檢查它們。無論您身在何處，包括在家中、旅行時或在客戶會議中，都可以訪問您的儀錶板，這一點至關重要。

    2、可定製性

    如前所述，您可以選擇與您的專案相關的KPI，這一點很重要。您還應該能夠自定義這些KPI在專案管理儀錶板上的顯示方式。這可以包括您希望每個指標在儀錶板上顯示的位置，以及您是否希望將資料顯示為條形圖、餅圖或文字。

    3、可掃描性

    專案儀錶板旨在提供專案的非常快速的概覽。如果您的專案組合儀錶板包含太多資料或難以閱讀和解釋，它就會失去價值。影響可掃描性的幾個因素是：
    1、儀錶板上的“空白”數量
    2、視覺效果和文字的大小
    3、用於字型、視覺效果和背景的顏色
    4、包含的資訊量
    5、儀錶板整體佈局

    4、使用者友好性

    僅當他們能夠理解他們正在檢視的內容時，向您的客戶傳送指向您的專案儀錶板的連結才是值得的。如果需要培訓和深入的解釋來閱讀您的專案管理儀錶板，它們並沒有提供太多價值。
    不僅專案儀錶板本身需要使用者友好，而且定製它們的平臺也需要是使用者友好的。畢竟，如果沒有直觀的介面，您和您的員工建立和格式化儀錶板會變得更加困難、令人沮喪和耗時。

    5、使用實時資料

    當您的專案儀錶板在您的專案管理軟體中時，它們應該不斷地從您的專案中提取實時資料。您需要確認專案儀錶板會自動提取資料，而無需使用者進行“重新整理”或“重新載入”。您還應該確保所有資料都來自單一的事實來源。
    例如，如果您要跟蹤在專案上花費的時間，則建立的每個專案儀錶板都應從軟體中的同一位置提取此資訊。這將有助於確保您的儀錶板始終保持一致並傳達相同的資訊，無論您建立多少儀錶板。

    三、專案儀錶板的好處

    使用專案管理儀錶板有兩個主要好處：
    專案儀錶板使您能夠在一個位置收集、彙總和組織關鍵專案資料
    它們有助於傳遞重要的專案資訊，而沒有可能使利益相關者感到困惑或無關的不必要細節
    專案儀錶板使專案管理更容易、更高效，因為它們一目瞭然地呈現連續資料。當團隊成員、經理和利益相關者都可以訪問他們的專案進度、健康狀況和預測時，他們會體驗到顯著的好處，包括：
    1、更方便
    2、提高效率
    3、提高準確性
    4、更好的溝通
    5、有說服力的證據
    當所有利益相關者都可以訪問集中式儀錶板時，每個人都可以在同一頁面上掌握最新進展。此外，一目瞭然的儀錶板意味著更少的時間浪費在透過不同的資料集和編譯報告上。
    在一個地方顯示所有專案關鍵資料有助於您提供更具吸引力的簡報，並使您能夠展示明確的證據併為專案請求、更改和其他關鍵決策提出有說服力的論據。
    專案儀錶板為管理人員提供了專案的快速、全面的視覺效果，因此他們可以在幾分鐘內輕鬆瞭解專案狀態。
    使用儀錶板，管理人員可以輕鬆確認哪些專案正在進行中，並確定哪些專案可能需要他們更多的關注或支援。這可以節省他們的時間，幫助他們避免微觀管理，並透過深入研究有保證的專案來提高效率。
    專案管理儀錶板還可以使團隊成員受益，使他們能夠輕鬆檢視他們正在處理的任務、接近截止日期和即將完成的工作。他們可以瞭解優先事項，確保他們不會忘記任何事情，並且只需一眼就能更好地規劃他們的工作量。