常用的幾種專案衝突管理的解決方法
專案衝突會分散在專案整個生命週期的不同階段,而其強度也會有所不同,常見的專案衝突的主要原因有7種。我們在進行專案管理的時候解決專案衝突,也要在特定的情況下抓住主要矛盾,一 一擊破。
1.專案啟動階段
在專案啟動階段,最重要的事情之一,就是確認專案對於企業的重要程度,決定專案優先權。專案經理需要做的是,充分了解當前專案的價值,做好專案計劃,並明確的向上傳達,提高專案在企業中的地位以獲取最高層管理的全力支援。這樣會給專案的後期活動所需要的資源和權力做好準備。
另外,別忘了管理程式上的衝突。在專案開展前,也要採用適合專案本身的管理方法,比如組織結構設計、人員調配權力和範圍、以及職能部門對專案團隊的支援情況等等,都要在專案啟動前做好承諾與規劃,避免後期出現資源不足的情況。
2.專案規劃階段
如果用一句話來概括的話,就是千萬不要忽視計劃的重要作用。很多時候,專案經理為了更快的出效果、出成績,忽視計劃,想著先讓專案“走起來”,最後導致的結果往往不盡人意。“慢慢計劃,快速行動”是專案管理的重要原則。
只有做出詳細的計劃,例如專案需要多少資源、需要哪些部門的支援、預算等等,這時候爭取專案的優先權更具有實質性的作用。另外,專案規劃需要對關鍵里程碑、其他專案活動進行計劃,這些進度計劃需要與專案相關方協商取得一致意見,並獲得他們對各自責任的承諾。
在這個過程中,可以有效降低管理程式衝突、進度衝突產生的風險,但需要多加防範的是技術風險,因為在計劃制定中,技術方案的敲定勢必會帶來一些爭論。
3.專案執行階段
在執行過程中,各方關心的是專案進度,因此進度衝突會成為專案經理需要解決的主要問題。另外,在執行過程中,對人力資源需求和資源調配需求增加,因此,資源衝突也是亟需解決的問題。
解決專案執行階段的衝突,最為高效的方法是使用一套成熟的專案管理工具。視覺化專案管理是當下熱點,透過專案管理軟體,例如甘特圖功能、資源利用分配功能、里程碑功能等,對於專案進度管理、資源管理都能起到積極正向的作用。
但要注意的是,採用類似於專案管理工具等新技術,放在執行階段顯然是不合適的,因為新的技術、工具需要技術人員花費很多的時間去熟悉和掌握,特別是在專案工期比較緊張的情況下,使用不熟悉的新技術反而更有可能導致工期的延誤。
4.專案尾聲階段
專案收尾期間,執行過程中產生的進度延期等問題會積累下來,對最終的收尾產生嚴重影響。此時,專案團隊成員之間的個性衝突上升,主要是因為對專案在進度、費用、技術及專案目標方面的嚴格要求,會讓專案團隊成員的壓力倍增。
雖然個性衝突對專案產生的影響強度並不會向其他衝突那麼嚴重,但個性衝突往往是其他衝突的延續,這也更加要求,專案的前期準備和執行工作需要更加的合理。
總得來說,專案衝突是無法避免的,但並不是完全無解。知己知彼方能百戰不殆,當我們瞭解了這些常見的專案衝突,想必在實戰中對壘,會更加有條不紊地解決它們,讓專案順利地進行下去。
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