什麼是專案溝通管理?

專案溝通管理是一系列過程的集合，這些過程有助於確保正確的人員傳送、接收和理解正確的資訊。專案溝通管理流程如下：

○規劃溝通管理
○管理溝通
○監控溝通

如何制定專案溝通管理計劃？

專案經理需要清楚地概述他們將如何管理專案之間的溝通。這可以通過建立專案溝通管理計劃來實現。

在建立計劃時，專案經理應該遵循以下五個步驟：

○確定你的目標：你溝通的目的是什麼？你可以使用一些溝通工具來提高意識，例如狀態報告。其他的可能需要採取行動，例如要求贊助者批准支出或要求客戶批准專案測試。

○確定你的受眾：誰是這個專案的利益相關者？你應該把所有涉及的人都列一份詳盡的名單。考慮所有受專案影響或影響專案成功的人。這個列表應該包括團隊成員、贊助商、客戶和其他相關方。

○寫下你想要傳達的資訊：每一種交流的資訊是什麼？這是要共享的實際內容。需要溝通的關鍵部分包括範圍、進度、預算、目標、風險和可交付成果。

○選擇你的渠道：訊息將如何傳遞？它會是一份通過電子郵件發給所有利益相關者的正式報告嗎？還是在團隊會議上進行非正式的口頭彙報？

○設定一個時間表：你什麼時候傳達你的資訊？你的利益相關者需要每週或每月的報告嗎？有最後期限嗎？考慮一下不同的時區和員工時間表。

你的專案溝通管理計劃應該足夠詳細，包括你為什麼要傳送資訊、傳送給誰、傳送哪些具體資訊、如何傳送以及何時傳送。

讓你的利益相關者參與這個計劃的建立是很重要的。你需要了解他們的偏好和期望。如果你過度溝通，他們可能會停止關注你。但是，如果你溝通不足，可能會導致誤解和問題。

管理專案溝通

一旦專案溝通管理計劃被建立並批准，專案經理的工作就是確保它的成功執行。這意味著計劃需要定期審查和更新，以反映對專案或利益相關者的任何更改。

專案經理還必須管理專案溝通管理計劃的執行。這包括：
○資料的收集和分析
○為溝通建立資訊
○溝通訊息的傳輸或分配
○儲存任何通訊報告、檔案或檔案
○檢索任何儲存的溝通
○在專案結束或設定日期後處理任何舊的溝通

監控專案溝通

這一過程包括在整個生命週期中監控和控制專案交流。可能包括確認以下事項：
○通訊按計劃進行
○他們被適當的利益相關者接受
○資訊被理解
○任何相關的反饋都提供給適當的專案成員

實際的監控型別，包括方法和頻率，應該是專案溝通管理計劃的一部分。

如何在專案溝通管理中取得成功？

良好的溝通是專案成功的關鍵因素。事實上，溝通不暢是專案失敗的主要原因之一。專案溝通管理確保不會發生這種情況。

成功的專案經理在各種渠道上使用正式和非正式的溝通方法。這有助於增加訊息被接收的機會。使用簡單的語言，堅持相關的主題，保持資訊簡潔，把所有的資訊都包含在一個地方，以減少溝通失敗的機會。

以下溝通管理技巧也可以增加專案經理成功的機會：
○較強的積極傾聽技巧
○熟練的寫作技巧
○優秀的口語能力
○提出問題並探索更多的資訊
○設定和管理期望
○激勵人們參與其中
○解決衝突的技能
○總結和複述你所聽到的內容的能力

溝通不暢可能會扼殺一個專案，改善溝通能使專案成功最大化，風險最小化。此外，如果專案經理能夠使用現代的專案管理軟體與專案涉眾人員進行有效的溝通，這意味著他們團隊將獲得更多的專案溝通技巧。

使用8Manage PM這樣的 可以幫助你在專案管理溝通中更好地協調團隊。不論是人員申請、審批還是驗收等請求，你都能通過軟體實時收到通知並提醒你事項的進度與反饋。

你也可以針對專案目標，責任，期望和反饋進行清晰的溝通。8Manage PM實時跟蹤專案資訊，自動檢測專案質量及風險，一發現異常馬上預警，為你在面對問題時能有更多補救的時間。

而且，團隊成員和利益相關者可以在系統內對專案某一任務或結果發起討論或即時聊天。專案文件資料、專案成員都在同一系統上，不需跨平臺操作，來龍去脈一目瞭然。這樣針對性的溝通更有效率，對專案順利執行至成功交付很有幫助。