什麼是矩陣式專案管理？

矩陣式專案管理組織，是結構形式呈矩陣狀的組織，專案管理人員由企業有關職能部門派出並進行業務指導，受專案經理的直接領導。對於任何從事多個技能要求相似或重疊的專案的企業來說，這是一個理想的策略。

矩陣組織如何運作？

 矩陣組織旨在支援共享服務模型，在該模型中，可以根據技能組合在各種專案中部署資源，而不管他們屬於哪個部門或團隊。

 這有助於打破孤島並促進跨職能協作。此外，共享資源庫降低了僱用具有相似技能的新候選人的成本並最佳化了整體利用率。

 儘管這種運作方式聽起來相當簡單，但當同時執行的多個專案需要相同的能力時，運作的複雜性就會增加。因此，矩陣結構需要特定的角色和職責來簡化這一點。

  矩陣式專案管理的重要性

 矩陣管理可幫助企業在當前充滿活力和敏捷的工作場所中蓬勃發展，允許最大限度地利用現有的勞動力潛力。

  1.  促進資源的有效利用

 由於矩陣管理支援共享服務模式，它允許員工同時在不同的專案中利用他們的技能並釋放他們的真正潛力。

 例如，企業可以根據專案的時間表和可用性將相同的資源用於兩個專案，從而最大限度地提高盈利利用率，同時降低資源成本。

 此外，如果資源未得到充分利用，資源經理可以透過將它們分配給不同的專案（跨部門）來為它們提供合適的工作。這些做法確保了工作量的統一分配和人才庫的有效利用。

  2.  幫助利用具有成本效益的資源

 由於資源是昂貴的投資，建立最合適的團隊以防止專案預算超支可確保盈利。

 矩陣結構使資源管理者能夠超越區域界限，利用具有成本效益的資源。

 如果資源超出了他們的控制範圍，他們可以與其他資源經理和部門負責人協調，以更低的成本採購最合適的資源。例如，假設一個專案位於資源成本較高的美國。這裡的矩陣結構使資源經理能夠從低成本國家尋找具有相似技能的資源，並在不影響質量的情況下控制專案成本。

  3.  增強創新和自主性

 矩陣組織促進來自不同職能和地點的資源之間的部門間協作，這形成了職能和文化多元化的團隊。因此，當不同領域的主題專家一起工作時，矩陣結構可以使他們能夠跳出框框思考並促進創新。

 此外，矩陣式管理超越了一級許可權，鼓勵分工。因此，當專案經理將他們的職責委託給專業資源時，就會培養一種責任感。它還為他們提供了更多的創意和創新空間。所有這些累積起來有助於增強自主性。

  4.  促進跨職能部門的知識共享

 瞭解矩陣管理的功能後，很明顯它能帶來一個開放的工作環境。換句話說，當跨部門的資源在一個專案上協調工作時，它就開啟了知識共享的大門。無縫協作將有助保持競爭優勢，並確保交付的專案符合質量標準。

  5.  培養更高的靈活性和適應性

 由於矩陣結構提供了不同部門之間共享資源的自由，因此它促進了組織的靈活性。此外，當矩陣資源在不同職能部門的各種專案上工作時，他們就有機會在動態環境中茁壯成長。

 這種根據不同流程和標準工作的廣泛能力以及整個組織的團隊動態有助於資源變得更具適應性。

  如何做好矩陣式專案管理？

 運用以現代技術為基礎的專案管理系統，如8Manage PM專案管理系統，將專案的所有管理人員和執行人員、專案的全過程納入進來，在滿足企業專案管理要求的同時，也有助提高企業運營效率。

 這裡有一些關於如何使用8Manage PM做好矩陣管理的提示：

 1. 分配角色和責任：在8Manage系統中建立一個專案團隊，併為團隊成員分配角色和責任。每個人都瞭解他們在專案中的作用，為更好的合作奠定基礎。

 2. 設定明確的目標和目的：清楚地定義專案的目標和目的，並與整個團隊分享它們。這將確保每個人都在為同一個目標而努力，並避免任何誤解。

 3. 使用集中的溝通平臺：8Manage PM可以作為一個集中的溝通平臺，儲存所有即時聊天和論壇的溝通記錄以便隨時查閱。這將確保溝通的精簡，每個人都能獲得相同的資訊。

 4. 建立專案時間表和日曆：透過組織任務，建立時間表，8Manage PM幫助你監視其進度並報告效能，讓所有事情都在軌道上，避免資源衝突。

 5. 使用專案儀表板和報告：8Manage PM提供各種計劃與使用報表，讓每個人都瞭解進度、里程碑和任何可能出現的問題。這將有助於使每個人保持一致，確保專案順利進行。

 考慮到矩陣組織結構的複雜性，適當的專案管理系統可提供對資料可用性、利用率和資源容量的資料驅動見解，從而使管理人員可以提前預測需求。