在專案管理中，什麼是可實現的？

一個專案的成功取決於很多因素，其中包括從事專案的人員、適當的專案管理人員、用於管理任務的工具以及協調專案的經理。以及其他非常重要的因素，例如資金、期限和技術設施。通常我們對專案的期望與降臨在我們身上的現實不同。有時一切都會出錯，這是為什麼呢？

專案需要管理

專案需要管理。統計資料清楚地表明，具有適當的素質、管理人員的知識和技能的協調人員可以大大增加專案將帶來的利潤，加快其實施，最重要的是，符合所採用的預算。

專案管理協會 (PMI) 表示，在專案實施過程中使用經驗豐富的經理幫助的公司損失的錢少 28 倍。 PMI 將組織分為兩組：使用適當工具和知識的組織和沒有適當可能性或經驗的組織。

對比表明，兩組之間存在很大差異。 擁有專案管理方法並使用所有可能工具的公司按時完成了 88% 的專案，在設定的預算內完成了 90%，如果一項任務因某種原因失敗，企業遭受的損失在整個預算的 14% 內波動。 另一方面，第二組的統計資料如下：按時完成的專案只有24%，在既定預算內完成的專案佔25%，專案失敗造成46%的分配資金損失。

大多數公司的現實情況是怎樣的？ 問題和錯誤發生在哪裡？

首先，在一個組織中許多行動同時發生，不同單位執行的任務不止一項，而且並不總是每個單位都知道其他部門的專案人員在從事什麼工作。可能是經理必須協調一項由來自不同部門的十幾個人負責的工作。與此同時，這些人被委派到其他任務並同時在多個專案中工作。這種任務的分散對事業的成功有非常破壞性的影響。

另一個問題是訪問每個團隊成員所需的資料和資訊。缺乏管理專案的工具，即使是那些最簡單的工具，也會真正阻礙團隊中的溝通。除非下級員工必須知道所有與專案實施相關的資訊，否則上級經理或專案經理必須掌握這些知識。

對團隊來說，最重要的是里程碑、預算、可用的工具和方法。各個單位之間的資訊流動也非常重要。對於員工而言，明確定義和可衡量的目標也至關重要。這將使他們知道何時向誰報告已完成的任務以及截止日期。37% 的專案失敗正是因為這一點——缺乏可由領導者執行的明確和可衡量的目標。

不斷增長的成本

我們已經知道，許多行動最終超出了計劃預算。有研究發現，在Liquid Planner所有案例中，50%都發生了這個問題。

這是由很多因素造成的。首先，最大的弱點是資訊流動不暢（43.9%的受訪者表明）。行動期間成本的增加也是由於對各自行動的費用評估不正確造成的。

這些錯誤的估計從何而來？這可能有幾個原因。有時，我們只是忘記了顯而易見的費用，或者我們衡量了錯誤的指標。例如：我們根據我們公司適用的費率來評估專家的工作，它可能比市場上的費率低得多。此外，材料、必要的技術或知識的價格會發生變化。所有這些波動都可能極大地影響我們實施的最終成本。

計劃預算沒有理想的解決方案，但我們始終可以在專案生命週期的每個階段控制它。這不是很困難，通過專案管理工具可以非常有效地做到這一點。你需要做的就是建立一份預算報告並分析成本是否與假設相符。此外，還應包括永久性費用（例如團隊報酬或租賃費用）。 這樣，我們就有了剩餘可用資金的資訊，這些資訊是根據到目前為止收集的資訊計算出來的。

不幸的是，34% 的專案除了活動的大綱外甚至沒有準備好的基礎，更不用說精心策劃的預算和任務計劃了。

那麼，方法論呢？

如何管理一個專案也很重要，但這並不能決定專案的實施和成功完成。 許多獨特的任務在沒有使用任何已知方法的情況下就結束了。最重要的是——這是在不超過截止日期和預算的情況下完成的。

這意味著每個專案的主要優勢是人員、想法和團隊合作。如果我們能在組合中新增控制、管理和清晰呈現的任務，這樣，我們就有了成功的祕訣。

所以不管採用哪種專案管理方法，都需要一個協作、靈活且易於使用的專案管理工具來支援你的每一步。

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