什麼是專案溝通管理？ 藉助系統軟體管理專案溝通

在如今競爭激烈的市場環境中，很多企業內部往往有多個專案同時進行著，不同類別的專案需要專案負責人實時跟進，而成功的專案是離不開專案人員之間的日常互相溝通進行。只有良好的溝通，專案經理才能夠獲取到足夠的資訊，可以第一時間發現專案中會出現的各種問題，從而更好控制專案的各個方面。

什麼是專案溝通管理？

專案溝通管理是為了確保專案資訊能及時的產生、收集、傳播、儲存的過程，專案溝通管理能成功把所必須的因素、人、想法和資訊之間提供一個關鍵連線。

對於涉及專案的任何人都應準備以專案"語言"傳送和接收資訊並且必須瞭解。對於專案來說，要科學的組織、指揮、協調和控制專案的實施過程，就必須進行有效的專案溝通，良好的溝通是專案成功的關鍵因素。

藉助系統軟體管理專案溝通

任何溝通不暢都可能會扼殺一個專案，只有改善溝通才能使專案成功最大化，風險最小化。如果專案經理能夠使用現代的專案管理系統與專案涉眾人員進行有效的溝通，這意味著他們團隊將獲得更多的專案溝通技巧。

藉助8Manage PM 專案管理系統為企業提供溝通的工作流程，確保在專案開展過程中由正確的人傳送、接收和理解正確的訊息。8Manage PM 專案管理系統涵蓋計劃溝通、管理溝通、監控溝通的流程以及專案的上報流程。

計劃溝通
8Manage PM 專案管理系統幫助企業清楚地概述了將如何管理跨專案溝通。這透過建立專案溝通管理計劃來實現。而建立計劃時，系統將引導完成以下步驟：

- 確定你的目標：你溝通的目的是什麼？你可以使用一些溝通工具來增強意識，例如狀態報告。其他人可能需要採取行動，例如要求贊助商授權支出或要求客戶批准專案測試。
- 確定你的受眾：誰是這個專案的干係人？你應該列出所有相關人員的詳細清單。考慮受專案影響或影響專案成功的任何人。此列表應包括團隊成員、贊助商、客戶和其他相關方。
- 寫下你的資訊：每種溝通型別的資訊是什麼？這是要共享的實際內容。需要溝通的關鍵組成部分包括範圍、進度、預算、目標、風險和可交付成果。
- 選擇你的渠道：訊息將如何傳遞？它是一份透過電子郵件傳送給所有干係人的正式報告？還是在團隊會議期間進行的非正式口頭彙報？
- 設定時間線：你什麼時候傳遞資訊？你的干係人是否需要每週報告或每月報告？是否有截止日期？在這裡考慮不同的時區和員工時間表。
你的專案溝通管理計劃要足夠詳細，應列出你傳送訊息的原因、傳送給誰、將傳送哪些具體資訊、你將如何傳送以及何時傳送。

管理溝通
在管理溝通方面，8Manage PM 專案管理系統為企業提供以下自動化的工作流程：

- 收集和分析計劃和交付的活動/可交付成果/里程碑
- 為臨近和錯過的最後期限建立訊息提醒
- 向合適的干係人傳輸或分發溝通訊息
- 根據 WBS 結構儲存與活動相關的溝通報告、檔案或文件
- 允許檢索任何經過儲存的溝通

監控溝通
8Manage PM 專案管理系統幫助你在專案的整個生命週期中監控專案溝通。這包括確認以下內容：
- 溝通訊息按計劃公佈
- 溝通訊息被合適的干係人接收
- 訊息被理解
- 相關反饋提供給合適的干係人

最後的話

在專案過程中，理應堅持有效的和經常性的資訊溝通對於確保專案順利進行和識別潛在問題是非常需要的。如果缺乏有效的溝通與交流，決策傳遞將會受阻並停滯。所以藉助帶有溝通管理功能的 ，不僅能打破專案溝通帶來的障礙，也能使專案資訊傳遞更流暢，幫助專案經理更加輕鬆、高效地實現專案交付。