專案經理跨部門溝通的幾個方法

專案經理跨部門溝通的幾個方法

    對專案經理來說，跨部門溝通不暢，可能會對專案造成嚴重影響。比如：你認為十萬火急的事，而其它部門那，竟然成了芝麻綠豆大的事;原本應該合作解決的問題，到了跨部門會議上，又淪為各彈各的調，找不到共識。

到底，在不同部門各有不同立場與利益的情況下，怎樣才能把話說清楚，把專案做好呢?

1、在進行跨部門溝通前先做好準備

在跟同事討論事情之前，先把一些基本問題想清楚，不要毫無準備就去，下面的幾個問題應該事先想清楚：

    1) 你希望對方幫你做什麼事?

    2) 你認為他會要求你做什麼?

    3) 如果對方不同意你提出來的做法，有沒有其它選擇方案?

    4) 如果雙方沒共識，你會有什麼後果?對方又會有什麼後果?

2、瞭解其它部門的語言

    跨部門 溝通不順暢，很多時候都是“語言不通”所引起。比如，技術部平常講的是“相同語言”，他們非常清楚自己部門的規則、目標與期望。同樣地，財務、人資等部門，也有自己的語言與觀點。因此，想要溝通順暢，前提就是“聽懂對方的語言”。

試著站在對方的立場思考：

    1) 這麼做，對業務部的業績有幫助嗎?

    2) 如果我是他，會接受這種做法嗎?

    3) 這個方法真的有用嗎?

    跨部門的換位思考法能將誤解或溝通頻率不搭的機率降到最低。此外，頻繁的互動有助於建立彼此的熟識度，讓你更容易設身處地想問題。因此，時不時的跟其它部門的領導和同事吃吃飯、聊聊天，有好無壞。

3、開誠佈公是最好的對策

    在公司裡，你面對的是需要長期共事的同事，不是一錘子買賣，因此，凡事以誠實為上策，最忌欺騙、隱瞞事實，破壞信任關係。部門間一旦缺乏信任感，會加重彼此的防禦心，溝通時就會有所保留，甚至隱藏一些重要資訊。

相反，互信會讓雙方在溝通時流暢一些，他們會明白說出自己的需求與考慮，並且提高合作意願，共同解決問題。

誠信溝通有四個要素：

    1) 錯的不要解釋;

    2) 非必要不要爭執

    3) 不打斷對方說話;

    4) 微笑再微笑;

4、確保溝通訊息無誤

    當你針對某個專案或議題，進行完跨部門溝通後，務必要向專案團隊清楚傳達最新進度與資訊。很多時候，跨部門會議中所決定的事項，必須交由各部門的一線人員去執行，因此，一定要確保所有資訊傳達無誤，才不會讓好不容易達成的共識大打折扣。

為了確保溝通訊息無誤，專案經理可以利用以下幾個方法：

    1) 向對方重複溝通中的主要內容;

    2) 利用澄清的方式提出不明白的內容;

    3) 談論重點議題時儘量不要打斷對方講話;