資深專案經理丨幾個要點揭示成功專案大綱是怎樣制定的
在專案管理平臺中管理專案,通常要制定專案大綱,專案的大綱是描繪整個專案輪廓的,包括專案涵蓋的目標、專案組成人群、里程碑、預算等。其重要性和必要性是和專案計劃同等的,不同於專案計劃之處在於大綱不會涵蓋專案工作的細節;
通常一個有效的專案大綱涵蓋以下內容:
- 專案的大致描述
- 確定專案負責人和股東結構
- 提供專案需要的清晰的參考
專案大綱會比較多的受到專案和組織型別的影響來制定,但同時存在基本的元素,如:專案背景、股東、預算、風險和里程碑等。
專案背景
專案大綱的第一項通常是專案背景,比如專案名稱、專案人員結構、專案檔案等。
細節內容比如說明專案目標、提出範例來說明專案目標的可行性和重要性;其中需要說明專案怎樣開始,專案任務解決了什麼樣的問題,對公司未來的業務有怎樣的影響等。
股東
股東部分主要描述專案的構成的參與人員,不會具體到每個人物的具體負責人,但是會描述每個人的角色和大致的職責,比如,可以列出專案的主要負責人、專案經理、團隊成員、任何其它的專案合作人員及客戶;條件允許,大型的專案很難去涵蓋到具體的每一個人,但是描述清楚部門分工也同樣有效。
目標
當你面對如:“何時可以完成專案目標”,包括要思考的兩個問題,一是清楚瞭解專案目標,二是清楚怎樣實現。可以記錄下為達成目標所需要的條件,這樣可以避免到專案結束後才發現有條件不充足的地方需要改進。
預算
在大綱中不可能把預算很精細的全部呈現出來,所以不要在大綱中提供精準的資料,然而你可以做好專案預算的限制和預期投入。
風險
所有的專案都會有風險,在大綱中可以編輯風險的日誌,將可能發生的風險都記錄到大綱中,這樣在以後的專案進行過程中,可以做出相應的舉措來合理解決。
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