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ERP實施的專案管理(下)

http://www.226e.net/article/13/Article6600_1.htm

二、專案的表現衡量和質量管理

質量管理是專案管理的重要方面之一,建立和執行適當的表現衡量標準是進行專案質量管理的關鍵。

1. 建立專案的表現衡量標準

專案表現衡量標準的制定依據是專案計劃,通過專案目標和實施策略的具體內容建立專案的期望,作為專案表現衡量標準的基礎和核心。具體的專案表現衡量標準可以包括以下主要的內容:
·工作範圍和專案具體步驟;
·基本時間估計和成本預算;
·財務預測和資金計劃;
·工作詳細安排;
·質量要求;
·專案小組滿意程度;
·終端使用者滿意程度;
·企業管理層和出資人滿意程度。

2. 觀察專案的實際表現情況

通過專案執行過程中正式或非正式的渠道,收集專案實施的有關資訊,觀察專案實際的表現情況。在這一步驟中可以利用的資訊渠道有:
·正式渠道,如:專案進度報告,專案例會,專案里程碑會議,各種會議紀要等;
·非正式的渠道,如:與專案小組成員或終端使用者的交談和討論,與企業管理層或出資方非正式的交流等。

3. 比較實際表現和衡量標準

比較專案實施的實際表現和預先制定的衡量標準主要是通過回答兩個問題:"專案進展如何?"和"如果發生了與專案計劃的偏離,是如何造成的?"。
表現衡量標準為客觀評價專案狀況提供了依據,使決策人員能夠迅速、有效地對專案的實際進展情況作出客觀、公正的判斷,從而及時採取必要的措施。通過表現衡量標準對專案的進展狀況進行評估,始終是專案小組和企業高階管理層的責任。

4. 採取糾正措施

在比較專案實際表現和衡量標準後,如果出現偏差,就需要採取糾正措施,及時將實施專案拉回到正軌。糾正措施可以採取以下的形式:
·重新制定專案計劃;
·重新安排專案步驟;
·重新分配專案資源;
·調整專案組織形式和專案管理方法。

三、專案風險的管理控制

在對企業實施ERP系統的風險分析中,我們意識到,ERP專案潛在的風險包括:軟體風險——如軟體功能風險和軟體選擇風險;實施風險——如專案組織風險、時間和進度控制風險、 成本控制風險和實施質量控制風險、轉變風險——管理觀念轉變的風險、組織架構調整的風險 、業績考評體系改變的風險等。對ERP專案過程中發生的或可能發生的各種風險進行管理和控制,是專案管理貫穿ERP專案全過程的重要內容。
以下是對專案風險管理和控制的方面和工具作一介紹。

1. 風險管理模型

對於一個ERP實施專案的風險管理,首先需要對專案本身有著深刻的認識和理解,通過理解專案去識別專案潛在的各種風險。在對專案風險識別的基礎上,評估進行專案風險管理的控制點。經過識別專案風險和測試風險管理的控制點,篩選確定剩餘的、需要著重注意的專案風險,並對這部分的剩餘風險作出進一步的說明。在專案實施的過程中,針對這部分風險採取專門措施進行風險管理和控制,從而最大程度地降低風險、控制風險。

在上述風險管理模型中,可以發現:在最初的理解專案階段,識別的潛在風險可能數量很多;經過評估專案風險管理的控制點,對潛在風險進行篩選,去除那些可以運用通常的專案管理措施加以避免和克服的潛在風險,從而使實施人員可以將精力集中於那些為數不多的剩餘風險上;在確定了剩餘風險後,有的放矢地進行相應的管理和控制,最終使實施的整體風險能夠得到有效的控制。

可以看出,風險管理的實質就是:識別風險、篩選風險、控制重點風險、最終降低風險。

2. 風險管理的具體內容

通常風險管理可以分為四個步驟:識別風險、衡量風險、管理風險、監控專案表現。

識別風險主要的工作是確定可能影響專案實施的風險並記錄風險的特徵。需要注意的是:風險識別是貫穿整個專案實施的全過程的,而不僅僅是專案的開始階段;可能的風險包括各種內部因素和外部因素;在識別風險的同時,需要辯證地分析其負面效應(即風險帶來的威脅)和正面效應(即潛在的機會)。

衡量風險,主要是對識別的風險進行評估,確定風險與風險之間的相互作用以及潛在的一系列後果,同時還需要確定風險的重要性和處理風險的優先次序。在這一階段可以採用的分析工具,包括"風險評估矩陣","預期投資回報率"、"模擬"和"決策樹"等工具。

管理風險是風險控制中最為直接、也是最為關鍵的一個步驟。在管理風險過程中,需要對風險的正面效應(即潛在的機會)制定增強措施,對風險的負面效應(即可能的威脅)制定應付方法。對於不同的風險,需要根據其重要性、影響大小以及已經確定的處理優先次序,採取相應的措施加以控制,對負面風險的反應可以是儘量避免、努力減小或設法接收。另外,在處理風險時需要注意"及時性"——即在第一時間對各種突發的風險作出判斷並採取措施;以 及"反覆性"——即對已經發生或已經得到控制的風險需要經常進行回顧,確保風險能夠得到穩定長期的控制。

最終,我們需要對專案過程進行監控,檢查風險控制的實際效果,評價專案的整體表現。

綜上所述,專案管理是通過專案管理迴圈,從表現衡量與質量管理、風險管理控制等不同方面對專案進行控制,使企業實現專案所預期的成果和目標。專案管理對ERP專案的成功進行、對各種實施風險的管理控制有著至關重要的作用。

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