IT 系統實施專案管理方案：滿足行業使用優質PM工具

挑戰

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實現新的系統解決方案會伴隨許多挑戰。這個過程或讓人難以承受、或令人困惑，或非常漫長——所有原因都可能導致公司避開轉變。公司繼續以碎片化的方式運營，這引發了效率和盈利能力的問題。此外，當企業決意冒險並開始系統實現流程，計劃不充分和期望不現實都可能導致專案失敗和成本飆升。

瞭解實施專案面臨的常見挑戰有助於企業避開它們。系統實現專案面臨的常見挑戰如下：

期待偏差

專案團隊將包括各種各樣的內部利害關係人，比如專案經理、團隊主管、產品經理、數字採用專家和主題專家。專案團隊將與供應商密切合作，包括開發人員、設計人員和客戶成功經理。在整個實現過程中，軟體供應商需要對他們能夠實際交付的內容保持透明和誠實。例如，你期待他們親力親為，而你得到的服務卻沒有那麼周到，這可能會發生衝突。你認為這個軟體有你想要的功能，實際上卻沒有，這就會產生問題。為確保你的期待在實現過程中得到滿足，內部專案團隊和供應商之間必須溝通順暢。通過定義計劃階段所需的里程碑和可交付成果，在實現階段滿足期待，這個過程將會更加順利。

資料完整性

系統實現通常需要將資料從現有系統遷移到新系統。在這個過程中確保資料完整性至關重要，因此最先考慮的應該是瞭解哪些資料可以跨系統遷移，哪些不能。通過了解兩個系統之間的互操作性級別，你可以做更好的準備，確保資料安全性，確保在遷移過程中資料不會丟失或遺留，同時確保隱私標準得到維護。遷移過程中不密切關注資料完整性的危害在於，你或許會丟失與客戶相關的重要資訊。如果資訊在遷移過程中丟失或誤讀，資料可能會被盜用，也可能不可靠。在實現階段，專案團隊必須不斷驗證資料的完整性，可能需要第三方來調節和確保需求得到滿足。

專案團隊缺乏準備

專案團隊必須在總體目標、流程和日程表上保持一致。每位成員必須做好維護部門或團隊利益的準備，共同制定實現計劃。新產品實際推出的準備工作包括：根據推出規模，確定供應商在最初幾天和幾周內需要提供多少內部支援。專案團隊的另一項職責是建立識別和解決常見使用者問題的框架。這可以包含在使用者和專案團隊之間建立新的溝通渠道，以及建立提供使用者參與分析和流程完成分析的解決方案。有了這樣的見解，你將會對最突出的可用性挑戰有一個清晰準確的看法，並且能夠快速實現解決方案。

員工缺乏準備

在實現新系統的過程中，可能會遇到來自員工的阻力，這些員工對現有的體系感到滿意，不想學習新的流程。讓員工為變革做好充分的準備，這至關重要。在實現新系統之前，安排時間向員工展示新系統的好處。闡明為什麼新系統是他們日常工作所必需的，以及新系統將如何提高他們的工作效率和工作質量。這樣，當他們學習如何使用新系統時，他們就會接受它，而不是拒絕它。

缺乏供應商支援

交付軟體的供應商除了有合同規定的監督實現義務外，還應該被視為專案的合作伙伴。他們現有的專業技能對於確保平穩遷移至關重要。開放的溝通方式有助於減輕在產品首次推出後供應商就消失的感覺。供應商的客戶支援代表和開發團隊應該可以回答特定的問題，在需要時提供專業技能和支援，並與 IT 部門合作迅速解決問題。與客戶支援代表建立良好的關係是重要的第一步。通過建立友好關係，合作解決在這個過程中出現的問題將會更加容易，壓力也會更小。

細節決定成敗

實現新的軟體平臺是項艱鉅的任務，需要詳細的計劃確保順利執行。如果計劃有效，那就意味著你的團隊準備得當，軟體符合必需規定，並且設定了合適的期待。留出適當的培訓時間，這樣員工在使用軟體時就會感到舒適和自信。培訓應被視為持續不斷的過程，在需要時提供詳細的分步指導，確保員工工作受到的干擾最小。

解決方案

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新系統的實現或現有系統的升級是個複雜的過程。專案管理在 IT 機構被更正式地用於處理這兩個內容的實現。與其他行業一樣，IT 行業必須找到形成專案管理流程的方式，以及最能滿足特定需求的工具。

系統實現專案失敗率高，機構對IT部門的依賴日益增加，兩者使得給這些專案開發和使用有效的工具和方法變得至關重要。另外，這些專案的專案經理通常從系統分析師或其他 IT 人員中委任，他們幾乎沒有接受過任何專案管理培訓，也沒有相關背景。由於迫切的業務需求，系統實現專案通常時間緊迫。

系統實現專案的工具和方法與最適用於軟體開發專案的工具和方法不同，因為實施專案面臨的挑戰不同。典型系統的實現需要來自各特殊區域的資源，包括程式設計和介面、聯網、硬體部署或技術支援、終端使用者、教育或培訓。這些特殊資源或存在於資訊服務部門的內部或外部。實施專案還包括服務於分析和選擇的資訊服務人員、客戶及其他利害關係人。這些資源幾乎總是在機構和其他專案中去共享。系統實現專案很少有專用資源。重要的是，這些團隊成員有效合作，清晰知道專案的任務、職責、範圍、狀態和各自的角色。

為什麼需要優質的 PM 工具

機構內的IT部門通常忙於日常維護、支援已經投入生產的產品和硬體、利用報告、培訓及其他功能協助終端使用者。因此，新專案經常會融入日常工作中，結果是專案範圍或專案需求缺乏良好的組織或規劃。建立和使用像   這樣優質的 PM 工具將提供以下內容：

• 一開始就為定義目標和目的新增結構
• 定義專案的開始，正式承認專案是新的（有別於正在進行的部分維護和支援）
• 定義專案的最終結果和可交付成果，確保從專案到維護的過渡
• 列舉專案的客戶、利害關係人和資源
• 將專案置於機構環境中，置於 IT 部門日常工作之外

系統實現專案的研究已經證明整個行業成功率很低，還指出改善這種情況需要尋找和使用恰當的流程與技術。越來越多行業採用專案管理方法解決這個問題。與其他行業一樣，IT 行業在應用專案管理規程方面有其獨特的特點和需求。時間通常是個關鍵因素，業務需求正在等待新的資訊流。其他與系統實現專案的成功高度相關的因素有：

通過開發和使用工具，這些成功因素更容易在系統實現專案中實現，這些工具用於與不同的專案團隊建立涉及專案各方面的、清晰有重點的溝通。

8Manage PM 工具

專案管理核心流程由推動進展的流程所支援，這些流程為最終的專案決策提供必要的輸入和分析，包括範圍、資源、進度等。積極使用這些推動進展的流程是實現成功因素的重要步驟，甚至是必要步驟。這也是下面提及的工具和方法產生最大影響的地方。

在系統實現專案中，明確目標和目的，確保客戶參與，合理安排資源和有效溝通都是必不可少的因素。專案通常由對最終產品有相當模糊期望的客戶申請。當專案提交給資訊服務部門的員工，結果很可能是什麼可以做和什麼不可以做，或者需求和期待是什麼有兩種不同的理解。最後，雙方都不滿意，專案無法滿足需求。

識別利害關係人的資訊需求，確定滿足這些需求的合適方式，是專案成功的重要因素……專案資源應該只消耗在促進成功的傳達資訊上，或者交流缺乏可能導致失敗的地方。傳送方有責任確保資訊清晰完整、不含糊，這樣接收方才能正確接收資訊，並確認資訊被正確地理解。

應用以下三要素指導專案經理與利害關係人的溝通：

• 找到合適的溝通方式
• 確定哪些資訊最需要
• 清晰呈現這些資訊

機構功能

8Manage PM 支援以下內容：

• 專案團隊——應該包括客戶、重要的利害關係人和最重要的資源。確保團隊會議都有這些人蔘與。這樣做能幫助每位成員瞭解他們的角色以及他們能給整個專案做出的貢獻（Pinto, 第 121 頁），還為專案創造了主人翁意識。
• 確定會議目標——確定會議是為了做計劃、提供資訊還是做決策。據此制定議程，然後專注於這個目標。
• 專案狀態——定期向專案團隊報告專案狀態。使用最新的工作計劃並集中討論。
• 多問問題——然後向某些人問更多的問題。

讓客戶和 IT 人員的理解和期待保持一致，這是第一步，也是關鍵的一步。首先，將這些人召集到一起，開會討論他們的需求和期待。會議議程應著重關注這個問題。這個過程可能需要不止一次的會議或重複，確保客戶和資訊服務人員之間有良好的溝通。記錄和總結這些會議的結果。

提出問題、收集問題相關資訊，準確記錄問題，得到各方的同意，關注如何有效利用這些資訊，這是至關重要的一步。另外，區分和使用解決問題和做出決策的差異也很重要。如果召開會議的目的是為了弄清楚問題和可能的解決方案，一開始就要說明這一點，併為此目的精心安排會議和相關工具。一個會議推動另一個會議。不要對客戶需求做任何假設，也不要對專案實施需要什麼做任何假設。向專案團隊和資源提問，確保沒有遺漏任何東西。這樣做還能發現專案的潛在風險，讓你從一開始就管理這些風險。

規劃功能

8Manage PM 支援以下內容：

• 專案符號範圍宣告——包括理由、產品和可交付成果、時間和成本目標、資源、除外責任、假設和主要風險。專案符號列表可以快速閱讀並集中在相關的要點上。
• 工作分解結構——建立和使用 WBS 圖表，將其作為範圍和計劃流程的一部分，這樣專案團隊就能直觀地看到所有相關內容，核實是否所有內容都已經包含在內。
• 概念圖——可在計劃階段用於頭腦風暴會議，也可作為構建 WBS 的前期準備材料。在多階段實現過程，它還有助於確定哪些元素必須在其他元素之前。這是個強大的視覺化工具，能夠刺激規劃和分析。
• 多專案重疊圖——在 IT 環境中，許多專案通常同時實施。為避免與資源或活動發生衝突，這類圖表直觀地合併幾個不同工作計劃的資訊。在資訊服務部門分發和釋出這個圖表。用圖表讓客戶瞭解其他所有正在進行中的系統實現專案，這樣他們就能看到專案是如何與投資組合、優先順序和資源分配相關聯的。
• 階段/活動檢查表——建立圖表，彙總在某個階段要完成的任務。
• 責任矩陣——同樣是圖表形式，根據資源交叉引用任務; 分發責任矩陣，幫助團隊成員認清他們的角色。

結 語

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在系統實現專案中，建立和運用像 8Manage PM 這樣強大的PM工具，這已經被證實能高效推動專案取得成功。組織專案團隊會議，利用目標明確的討論，用圖表的形式彙總重要的專案資訊，這些都有助於確保所有利害關係人和資源對專案目標和目的有相同的理解——在他們的腦海中有相同的“畫面”。專案經理面前有大量的詳細資訊，但他們最重要的任務之一是如何給專案團隊和客戶篩選和彙總最重要的資訊。避免冗長的描述和沒有重點的會議。確定哪些資訊是最需要的，找到合適的溝通方式，並清晰呈現基本資訊。在可能的情況下，將資訊視覺化，不僅將視覺化的內容分發給專案團隊，而且分發給整個資訊服務部門，並用於使用者培訓課程。