專業服務業務及專案管理方案：使用BPM軟體的五種優勢

挑戰

---

專業服務加劇競爭，使收入增長放緩。對專業服務機構來說，能夠跨越國際邊界有效分配和管理資源，準確管理投標和專案財務狀況，創造和提供新的、與眾不同的、高價值的訂購服務模式比以往任何時候都要重要。

業務資訊是解決這些挑戰的關鍵。這意味著實時訪問準確的中央資料庫，這個資料庫可以提供改善績效、增加收入和利潤所需的深刻見解。這正是業務專案管理 SaaS 能夠提供幫助的地方。SaaS 提供更高的可見性，促進財務管理和資源利用，實現管理和資料輸入流程的自動化，進而讓顧問完成更高價值的工作，更好地服務客戶。

專業服務機構面臨的常見挑戰有：

人力資本管理及員工盈利能力

對專業服務機構來說，其中一個最重要的KPI是可收費利用率，它的計算方式通常是將員工花在可收費客戶工作上的時間除以每週工作的小時數。根據 SPI 的專業服務行業成熟度研究，75%的利用率被認為是最低目標，表現最好的服務企業平均可達到 80% 或更高的利用率。

讓員工利用率保持高位推動更高的營業額、收入和利潤，但是跟蹤和衡量可收費利用率給許多專業服務機構帶來了挑戰。

解決方案

---

其中一個解決方案是專業服務業務專案管理軟體，比如  ，它能提高機構的利用率，更有效地管理專案和時間表，同時釋放員工，讓他們從事高價值的可收費任務。它能讓機構自動化和簡化許多工，包括工時表、開發票、預測和分配資源。8Manage BPM 軟體成為所有這些重要資訊的單一來源，而不是試圖瀏覽各種工具、電子表格、人工流程和不同的 IT 系統。另一個關於利用率的挑戰是，專業服務機構能以多快的速度將新僱員轉變為可盈利的高產資源。縮短時間範圍是提高收入和盈利能力的關鍵。 8Manage BPM 軟體為員工和經理提供了系統化流程的方法。通過連線專案管理和資源管理的流程和資料，經理能為員工設定一天的目標或一週的目標。 8Manage BPM 能將這些目標與最佳實踐以及內部知識庫和資產聯絡起來。

8Manage BPM 支援更好的知識轉移，讓員工更快跟上速度。易於使用的系統、工具和流程幫助員工更好地完成工作，反過來有助於提高員工滿意度。換句話說，這些系統和工具為員工的職業生涯增加了價值，因為它使員工更主動地對待工作，更輕鬆地接受新任務，獲取相關知識和資訊，並擴充套件他們的技能組。

贏得新業務

現有客戶的新訂單和回頭生意是專業服務行業增長的基本支柱。但這個支柱逐漸成為更大的挑戰。

贏得新業務的競爭壓力有所增加，跡象可在行業資料中找得到。行業資料顯示，全球銷售渠道從 190% 下降到 170%。

競爭加劇的另一個有力跡象是投標-中標比率（投標-中標比率指每 10 個提交的提案中獲勝的提案數量）降至 5 以下。在歐洲、中東和非洲，這一數字從 4.64 逐年下降到 4.31，全球範圍內從 4.85 下降到 4.80，這表明了競爭的加劇。

為了在這個競爭激烈的市場中生存，專業服務機構需要提高他們與客戶關係的終身價值，確保他們當前的專案按時交付，達到令客戶滿意的程度，這樣他們就能提供更多的服務。也就是說，在專案指標、服務線和強大的客戶關係方面擁有良好的績效分析，尤其是涉及參與交付的員工。

對於確定需求和開發額外的服務產品來說，在操作上擁有這些檢視至關重要。不斷增加新客戶對專業服務機構來說也至關重要。

行業基準顯示至少 1/3 的年收入應該來自新業務，但研究顯示，62.5% 的企業從新客戶獲得的收入不到30%。

發展和在競爭中保持領先的祕訣是贏得新客戶，進軍新市場和開發新的服務產品。這並不是說要努力向每個人提供各類服務。在飽和或增長緩慢的市場，服務機構需要對客戶、服務、投標和定價採取更具針對性和選擇性的方法，進而將自己與其他機構區分開來。

對於開發新服務產品和贏得新業務，實時資料和充分可見的客戶、專案以及資源必不可少。8Manage BPM 在統一的地方提供生命週期檢視和重要指標的可見性，包括客戶滿意度、績效分析、專案執行與交付。因此，機構更容易識別最佳機會，更快就市場變化做出回應。

資源管理

專案和資源通常分佈於全球各級別的公司內。這意味著對專業服務機構來說，跟蹤和有效管理專案和資源是一個巨大的挑戰。如果出現錯誤，就會導致專案表現不佳，給按時交付、執行質量和客戶滿意度帶來災難性後果——所有這些都會影響收入和盈利能力。

缺乏可見性是資源管理效率低下的關鍵因素。關鍵任務的人員配備決策需要根據最新準確的資源利用和技能資料做出。不幸的是，許多專業服務機構仍然使用電子表格來管理他們的資源。電子表格用於確定哪些人可以加入到哪些專案中以及挑選可用資源。電子表格可能看起來很有效，其實並沒有。隨著機構的發展，電子表格方法所固有的問題變得更加明顯。你或許能用電子表格來管理由 10 人組成的專業服務機構的人員配備流程挑戰。當機構規模擴大 1 倍或 3 倍時，電子表格很快就會變得笨拙。

這種方法的風險在於對最重要資產——員工缺乏洞察力，企業或失去大量的收入機會。為了用最有效的方式分配人員，實時報告和分析非常重要。更有效的方式是，使用 8Manage BPM 軟體並遵循資源管理的最佳實踐和流程。該軟體提供了需求、機會、工作過程和待辦事項列表資料的可見性，有助於通過分配資源以及在可自信預測的日程表上推動專案實現收益來管理業務。

有了現代雲解決方案 8Manage BPM，專案經理和人員配備團隊都能實時訪問相同的資源可用性資料，每個人都知道誰有空誰沒空。人員配備發生變化時，8Manage BPM 解決方案將自動反映這些變化。這個方案的好處是，通過將正確的資源分配到正確的專案以及避免人員配備的缺口，資源利用率有所提高。這使得財務預測和需求規劃預測更加準確，管理層得以根據需要修改招聘計劃。

產品化

專業服務機構正在發生演變，將服務產品“生產成”易於消化的工作單；按需訂單、預付訂單或捆綁在託管服務產品中的訂單。但是，對於許多專業服務公司來說，打包產品是個挑戰，因為來自投標、交付和積壓待辦事務的資料分散在各機構層級中，而管理層對與實際結果相關的巨集觀趨勢缺乏可見性。

使用集中化的 8Manage BPM 解決方案，專業服務機構可以合併趨勢和結果，構建功能目錄。有了這個基礎，機構可以更輕鬆地將功能捆綁到打包的產品中。這種服務產品化取代了傳統的收費率，取而代之的是基於價值和結果的定價。這反過來使公司能夠按需分配資源，優化利潤率。由於產品化包裝中更清晰地定義了價值和可交付成果，客戶滿意度有所提高。

服務產品化的好處是多方面的。服務銷售收入更具可預測性，還附有當今買家希望從供應商那裡獲得的有形性。財務管理得到了加強，這歸因於合同收緊，可交付成果受到規定，而且付款條件通常有利於提前付款的專業服務供應商——改善了現金流以及收款的一致性。它還提高了可收費利用率，使員工能夠學習新技能，做更多有趣的工作，更廣泛地說，加速了企業的發展。

專案財務管理

對專案生命週期（從範圍確定、投標到交付與發票）進行良好的財務管理，對於跟蹤專案是否已經結束，或者相對於最初的投標和分配的預算是否表現不佳來說至關重要。與資源分配一樣，電子表格方法不再能準確跟蹤這些可動部分，也不能在規定時間獲得專案財務績效的快照檢視。如果專案的財務管理做得好，毛利率可能會超過 60%。如果管理不善，毛利率可能降為個位數，甚至是負數。準確實時資料的中心來源能讓專案管理辦公室（PMO）實現政策、流程和方法的標準化，生成交付高質量專案的最佳實踐指導和度量標準。事實上，研究表明，使用標準化交付方法的專業服務公司擁有更多擔任收費角色的員工，給每位顧問和員工帶來更高的收入，他們更有可能按時交付專案。

8Manage BPM 軟體提供實時全面的可見性，這種可見性是專業服務機構做出正確的財務管理決定所需要的。8Manage BPM 解決方案旨在整合機構核心心的業務流程，這樣各部門都清楚知道它們的角色和衡量標準，以及它們如何影響機構取得成功的能力。專業服務機構面臨的另一個財務管理挑戰是，通過分散在不同電子表格和系統的、不一致且不準確的時間和費用資料處理收入流失。這使得及時一致且精確地跟蹤服務客戶所花費的時間和賬單變得十分困難。這可能導致在給客戶開具發票時出現延誤和錯誤。隨著客戶支付發票平均天數的增加，也可能導致日銷貨未收款額螺旋式上升。8Manage BPM 解決方案將這些資料儲存在中央儲存庫中，與財務應用程式整合，實現大部分人工記賬工作的自動化，在自動更新總帳的同時，及時提供專案記賬資訊和具體細節。這種使用 8Manage BPM 的方法能夠減少最多 50% 的管理時間，減少最多 75% 從稅中扣除的費用，減少最多 75% 未正確記錄的收費小時。8Manage BPM 使員工工作更輕鬆，向客戶提供了更高的收費透明度，同時改善了底線。

國際化

今天，即便是小型專業服務組織，其資源也不僅分佈在一個國家，而且分佈世界各地。國際擴張是增加客戶群、收入和利潤的基礎。

然而，國際化擴張和運營帶來了許多挑戰，包括更有效的監管、更復雜的合規性、多種貨幣、公司間的記賬活動和交叉發票。這需要系統和流程提供準確的單一資料來源，支援快速實現和擴大規模，幷包含能自動結合國家貨幣和稅收要求的本地化功能。在國際增長的背景下，試圖用電子表格等過時方法在不同國家運營和分配資源，這很快就會變得難以處理。

8Manage BPM 軟體有助於管理跨國界的人員流動和財務報告，所有這些都來自中心資訊源。基於雲的解決方案 8Manage BPM 可在新的國家快速實現，無需與傳統IT系統和運營規模擴大相關的前期資本支出。通過提供更加實時可見的專案需求和人員編制，8Manage BPM 軟體確保專案資源在不同國家得到有效利用，防止可能導致延期向客戶交付的漏洞出現，進而影響客戶滿意度和回頭生意的可能性。

結語

專業服務機構在盈利和增長方面面臨著許多挑戰。一些服務行業的市場飽和度、價格壓力、經濟和政治的不確定性意味著，專業服務機構必須找到新的方法來凸顯自己，並獲得競爭優勢。在這樣競爭激烈的市場中，專業服務機構不僅要持續增加新客戶，還要具備開發新產品和新服務的分析能力和洞察力，延長現有客戶關係的生命週期價值。與此相關的是服務產品化，這為專業服務機構提供了新的機會和發展領域。中央資料儲存提供了對趨勢和客戶需求的洞察力，專業服務機構因此能將資源和能力整合到成本和定價更可預測的新打包產品中。

此外，還存在提高員工盈利能力方面的挑戰。這意味著給員工和經理提供工具，使他們的生產力提高，讓他們更積極主動地對待所負責的工作。這樣不僅能提高可收費利用率，還能讓員工更加投入和更加滿意他們所做的工作。如果資源管理不善，專案可能很快就會超時和超出預算。準確的資訊對於良好的財務管理也至關重要，這意味著要超越電子表格。做到這點需要對資源利用和可用技能實時可見，確保經理能夠用最有效的方式將正確的人員分配到正確的專案中。專業服務機構越來越希望藉助國際擴張來推動增長，擁有合適的技術平臺變得更加重要。企業需要健全的系統來支援跨境報告，以及管理全球專案資源的有效利用。