業務流程管理（BPM）是指精簡和優化為了使業務成功執行而需要進行的各種可重複任務的實踐。業務流程管理採用一個流程並將其分解為可能的最小部分或步驟，以回答這樣的問題“這是執行此操作的最佳（最快，最有效）方式嗎？”

業務流程管理通常利用自動化來簡化和簡化業務工作流程的執行，監視和優化，並且通常側重於重複的手動流程。BPM不應與任務管理混淆，後者是指監督單個任務而不是工作流。

支援流程自動化的BPM軟體就像您企業的導航系統一樣，在需要時將資訊以數字方式路由到需要的人。因為該軟體自動執行此操作，所以您不必擔心誰負責執行路由，也不必記住在什麼條件下進行路由。例如，當涉及的金額超過10,000美元時，業務協議可能會規定需要額外的批准階段。 

BPM使您能夠提高效率，減少錯誤，削減成本並更好地為客戶服務。 

仔細的計劃是成功的業務流程管理的核心。雖然任何組織中的各個部門當然都可以從流程管理中受益，但是，如果您對企業中的所有流程進行稽核，以確定哪些流程最適合自動化並協作實施解決方案，您將看到最佳的投資回報。

從表面上看，BPM看起來像是大型公司的領域。事實是，各種規模的組織（例如中型企業，K-12學校和大學等高等教育機構）也可以從適當的業務流程管理中受益匪淺，使員工擺脫管理任務的負擔，並使他們最終能夠實現工作與生活的平衡。

為什麼業務流程管理很重要？

管理不善的業務流程可能導致混亂。單個員工通常不關注大局，通常只能看到他們自己在流程中的角色，這使他們難以解決甚至發現效率低下或瓶頸的問題。在諸如高等教育機構之類的組織中，諸如教職員工之類的單個工人常常過於束手無策，以至於無法意識到自己是審批工作流等流程的瓶頸。

錯誤或不存在的過程管理的後果：

• 浪費時間 
• 常見錯誤  
• 缺乏可用於優化業務運營的關鍵資料
• 缺乏可見性和責任感：誰來負責什麼，當前流程處於什麼階段，一切執行順利？ 
• 進展緩慢，放棄任務。 
• 由於管理人員無法識別問題或出現問題的原因，因此難以改善流程。
• 資訊孤島導致冗餘，資源浪費以及不同團隊之間缺乏協作。 
• 瓶頸：當關鍵文件被卡在某人的桌子上或相關人員不在辦公室時，過度的手動流程通常會停頓下來。這可能會導致沮喪，嚴重的延誤和嚴重後果，例如未按時支付發票，產品釋出延遲，未在本學年及時處理財務援助申請等。
• 錯誤（在財務流程中尤其嚴重）
• 士氣低落和員工離職率提高

業務流程管理的好處

• 使流程與您的業務目標和客戶需求保持一致。
• 控制繁瑣而繁瑣的過程。
• 通過資料提高戰略決策能力，並衡量您的組織是否達到了目標。
• 通過提高效率來取得更好的業務成果並降低成本
• 提高客戶滿意度並增加收入
• 通過明確定義的角色和職責獲得更高的責任感，並減少人為錯誤以及疏忽大意的欺詐和欺詐事件。
• 更輕鬆地遵守法規。
• 改善文件管理和安全性。

業務流程自動化當前情況狀態

隨著SaaS產品的興起，可以輕鬆，負擔得起的工作流自動化，中小型企業（SME）以及擁有內部開發人員和大量IT預算的大型企業實體，越來越多地可以使用BPM解決方案和自動化。

低程式碼或無程式碼工作流自動化解決方案具有拖放式工作流設計器功能，使幾乎任何人都可以輕鬆實現業務流程管理。

與其他業務工具（例如Google應用，CRM工具，SQL資料庫等）的廣泛整合功能使精簡和優化組織的運營變得前所未有的輕鬆。 

在不久的將來，BPM可能會幫助連線和協調連線到物聯網（IoT）的眾多裝置。

業務流程管理的核心要素

BPA是一種系統方法，可通過確定使流程更高效的方式來優化您的業務運營。

研究人員說，成功的BPM包含以下六個核心要素：

1. 戰略調整：業務流程管理應與業務目標和客戶需求保持一致。
2. 治理：建立明確的角色和職責，規則和層次結構，目標和指標，以促進透明度和問責制。
3. 方法：實施清晰的方法論並確定將使用的工具和技術。通過全面的培訓和入職培訓，確保它們被普遍理解。
4. 技術：大多數BPA利用一定程度的工作流自動化，並使用API​​整合各種業務工具。
5. 人員：確保員工接受您的BPA計劃並任命BPA管理員，以確保順利實施並促進變更管理和培訓/技能提升。
6. 文化： BPA需要適應您的組織文化。並非所有流程都可以或應該自動化。

什麼是業務流程管理生命週期？

業務流程管理不僅僅涉及自動化工作流程。它是關於管理組成企業運營的所有流程如何協同工作並不斷對其進行優化的。 

因此，BPM生命週期涉及五個步驟：

1. 設計：將您的流程分解為單個任務，並設計如何簡化這些任務。例如，此步驟可能涉及建立您將在特定過程中使用的表單。 
2. 建模：對流程進行建模或規劃，直觀地概述事件的順序以及工作流的規則或條件。您可以使用拖放式工作流構建器（例如frevvo的無程式碼可視工作流軟體中的構建器）來執行此操作。
3. 執行：將您的計劃付諸實踐並開始使用新系統。在小組中進行測試並首先對其進行優化，然後再推廣到更廣泛的組織是明智的。
4. 監控：評估您的新業務流程。問問自己什麼有效，什麼無效。應用指標來識別效率低下和瓶頸。從使用者那裡獲得反饋也很重要-如果您的過程很麻煩，如果您的流程在後端進行了漂亮的精簡，這將無濟於事。 
5. 優化：不斷迭代您的流程以進一步改進它們。 

BPM實施

通過業務流程管理，您可以鳥瞰構成組織運營的所有工作流程，並可以識別並消除瓶頸和效率低下的情況。 

例如，一個簡單的教師帶薪休假請求涉及到申請人填寫表格，然後將表格傳送給其系主任批准，然後再傳送給人力資源部。如果在沒有業務流程管理的情況下執行此簡單流程，則該流程過於手動，並且浪費過多時間，例如，如果部門主管未及時響應，則追逐簽名以進行批准。  

但是，藉助BPA以及自動路由和提醒通知，該工作流可以在幾分鐘之內完成–藉助動態的，響應移動裝置的表單，批准方是否不在辦公室甚至都沒有關係。

自動化流程：

• 動態流程，尤其是那些利用內部或外部系統已經提供的資訊的過程。
• 符合法規要求的流程，例如影響使用者資料使用和儲存方式的資料隱私法。
• 涉及來自不同部門或部門的多個利益相關者的流程。
• 涉及批准階段並需要多次傳送文件的流程，例如採購訂單工作流。
• 由通常手動執行的可重複且可預測的步驟組成的流程。

流程不自動化：

• 由於無法準確預測流程的各個階段，因此它們在執行時會發生很大的變化。
• 需要人工干預的過程。例如，儘管許多新員工的入職可以實現自動化，但如果完全缺乏人與人之間的互動，他們可能會感到疏遠，並且對入職的考慮不當會導致更高的員工流動率。 
• 依靠人的同理心的過程，例如紀律程式。 

讓我們看一下成功實現業務流程管理的一些注意事項。

BPM實施成功因素：

• 戰略 :您的業​​務流程自動化的目的是什麼？從點A到點B，您需要實施哪些更改？您將如何推出這些更改？誰負責？什麼看起來成功，您將如何衡量？
• 進入和變更管理：為了使業務流程管理成功，您需要組織中各利益相關者的支援。考慮誰會受到BPM的影響，從每天必須使用BPM的員工到管理層再到客戶。建立一個業務案例並演示每個小組如何從中受益，以吸引更多人參加，並確保所有利益相關者都得到適當的培訓。
• 考慮實施：戰略性地實施業務流程管理至關重要。雖然零散的自動化肯定可以提高組織的效率，但是如果您從一開始就沒有計劃，那麼您可能很難整合各種工作流。一旦有了路線圖，就可以開始改進流程，這些流程將在時間和成本節省方面產生最大的即時影響。
• 監督與管理：為了使業務流程管理真正有效，您需要能夠不斷評估您的工作是否成功。理想情況下，您應該組建一個任務小組來獨立監視您的流程管理，但是隻要有人明確負責執行此任務並定期報告組織的進度，您就應該能夠確定成功的領域和需要進一步改進的領域。

組織應何時實施BPM？

簡短的答案是，開始實施業務流程自動化永遠不會太早。一個普遍的誤解是，BPM僅對於大型組織才是必需的，或者只有成熟的企業才能負擔得起。 

事實是，無論規模多麼小，任何企業都可以從對其業務流程的更好控制中受益匪淺。成本不應該成為問題，因為眾多SaaS公司都通過提供負擔得起的BPM實施解決方案來降低進入門檻。 

如果您仍在使用紙質表格和繁瑣的手動流程（例如，將資料輸入Excel工作表並手動核對發票），則可能會浪費時間，成本和潛在的錯誤。