專案業務管理：使用ERP為公司提取專案最大價值

專案業務涉及專業服務、業務流程外包、IT 外包、建築、研發、製造、委外加工、安裝、現代化改造、定期檢修、移動和退役產品。在大多數情況下，同時使用勞動力、裝置和材料等。示例包括為能源客戶安裝渦輪機，或為房地產開發商在新建築中實施控制系統。任務相互依賴，通常需要多種技能組合（例如，安裝物理裝置的機械技能和除錯的電氣技能）。如果公司按時、按範圍和按預算交付專案，那麼該專案被認為是成功的。

專案業務可以為擁有大量多技能流動勞動力的公司帶來高比例的收入。為了獲得更高的利潤，公司只需要從每個專案中提取最大價值。對於許多公司而言，這意味著改進報價、範圍管理、收入管理和資源管理，以及提高交付效率。這也意味著運用不同的思維方式。

專案業務常會遇到以下五個挑戰，克服這五個挑戰才能充分發揮利潤潛力。高質量的體驗為客戶的持續期待定下了基調，增加他們購買額外產品和服務的可能性。

將範圍轉化為可執行的解決方案

挑戰：

 一旦完成銷售並與客戶就範圍達成一致意見，從銷售團隊到解決方案（包括設計和規劃）負責團隊的移交出了問題，由此產生的不一致意味著解決方案中不包括範圍（和合同約定）的專案。 此外，還常常出現計劃的內容與實際情況差距較大的情況，這是因為可交付成果的流程欠缺適當的內部審查和外部驗收。 很多專案表面上都有內部審查和外部驗收，但都只發生在專案的最後階段。由於決定往往以前一個決定為基礎，到了最後要改變最初的決定十分困難，最終客戶不滿意，甚至引發訴訟。

解決方法：

使用 8Manage 專案 ERP 從目標範圍實時追蹤到專案計劃，再從專案計劃追蹤到每一個內部或外部可交付成果的內部審查和外部驗收。在質量和偏差控制方面，第一個重點是審查/驗收的可交付成果的粒度，第二個重點是審查/驗收人是否適當。如果粒度太粗或者審查/驗收到最終交付時才發生，就會出現修改最初決定十分困難的情況。8Manage 專案 ERP 的可交付成果審查/驗收從最底層開始，一層一層地審查/驗收直至最終的可交付成果。在審查/驗收人方面，系統擁有最新的人才庫技能資料，幫助專案經理完成人才挑選。系統還有自動審計跟蹤功能，可以記錄審查/驗收人的評語以及通過或不通過的決定。一切有跡可循，審查/驗收人因而不敢馬虎。

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儘管存在複雜的相互依賴關係，但仍能按計劃完成

挑戰：

專案團隊克服相互依賴關係的能力對於實現進度承諾至關重要。關鍵路徑上活動的完成如果出現延遲就會導致整個專案時間表的延遲。典型的相互依賴關係涉及：

• 材料和裝置 -- 由於規劃無效或供應鏈意外延遲，這些可能無法使用。
• 內部勞動 -- 積壓計劃和產能管理不足會影響勞動力的可用性。在許多情況下，技術人員具有非常特定的技能，並且沒有交叉技能來執行各種工作。
• 分包勞務 -- 合同條款不一致或激勵措施未能與專案優先事項保持一致通常會導致分包勞動力不可用。

解決方法：

使用 8Manage 專案 ERP 提供的自動活動間前任依賴管理和關鍵路徑管理、可交付成果間的強制性和非強制性依賴管理、資源的技能匹配管理、時間衝突和超載管理以及外包子專案的依賴管理。

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在合適的時間找到合適的人，擁有合適的技能

挑戰：

將正確的資源與正確的專案相匹配是一項重大的挑戰，因為大部分低技能或非專業工作被分包給外部各方，並且需求變化很大。我們的經驗表明，正確分配技能成本，專案經理需要嚴格的資源規劃系統和費率表。在沒有嚴格控制的情況下，專案經理往往傾向於使用他們最喜歡的資源（或向其他經理隱藏它們），這會全面降低利用率。專案通常會留下不平衡的團隊，這些團隊擁有錯誤的技能組合或技能水平（例如，太多高成本的專業技工而沒有足夠的普通技術人員）。或者公司可能被迫推遲開始，直到有合適的勞動力組合可用。這兩種結果都會降低專案利潤。

解決方法：

使用 8Manage 專案 ERP 建立全企業及其資源供應商的人才庫，人才庫內有每個資源最新的可用時間、站點和技能，系統可按選擇標準（搜尋條件）自動匹配，供專案經理選擇。

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通過執行獲利

挑戰：

專案業務是一個執行遊戲。 特別對於基於專案的服務，客戶的變更使得執行計劃變得困難。即使公司可以克服上述挑戰 併成功設定每個專案以取得成功，但如果專案團隊未能按計劃執行，公司仍然會賠錢。主要挑戰包括管理客戶範圍變更。公司期望客戶要求變更，事實上大多數專案都會發生這種情況。儘管這不可避免，但由於糟糕的變更，公司經常在沒有付款的情況下執行範圍變更。

解決方法：

8Manage 專案 ERP 提供實時的範圍管理，成本管理（包括資源成本及採購/外包成本）和變更管理。由於複式會計要經人手判斷貸記/借記，不可能實時完成，因此傳統的專案管理系統和財務系統做不到實時顯示變更對成本利潤的影響。即使沒有任何需求變更發生，真正的成本消耗數字也十分滯後（一般數週）。當需求變更發生，從需求改變實時追蹤各個活動的時間和資源改變，再實時追蹤到每個活動的成本影響更不可能實現。如果您假設這個問題一定要用複式會計，那麼這個問題的確很難解決。但複式會計之所以在 1494 年被發明出來是因為沒有電腦，人類若用單式會計就很難在多條科目的繁多計算中完全不會出錯。最壞的情況是，即使自己在賬本計算時出了錯自己也沒法知道，因此才有了複式會計的方法。當自己在賬本計算時發生錯誤，賬本最終的貸記和借記就不平，那自己就可以重新核查並改正。人不是電腦，有很好的理由不用單式會計。但電腦也不是人，只要計算繁鎖且容易出錯，就可用單式會計。8Manage 專案 ERP 採用單式方法實時提供全面的管理賬本，使用者可實時點選賬本的數字，系統會實時顯示數字由什麼組成或來自哪些單據來，因而可以輕鬆解決上述挑戰。