電信行業專案管理解決方案（常見挑戰&解決方案）

挑戰

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據稱，電信行業的專案經理正面臨艱難的時期。運營商之間激烈的競爭迫使企業改變戰略、改變目標、迫切尋求競爭優勢（新技術、新服務和產品）、縮短進入市場的時間。這意味著戰略突然轉變、專案範圍變更、約束變更和專案里程碑變更。

系統之間的複雜性和相互依賴，加上預算壓縮，引發數個以最終確定專案範圍和需求為目標的返工週期，妨礙專案經理完成關於綜合影響分析和工作量評估的專案管理計劃。由危機和財務短缺導致的公司變革、併購、聯合、重組、業務部門解散構成了整幅畫面。

在這種不穩定的環境下，推動成功專案需要靈活性、著眼未來的態度和對高階專案管理方法的熟練掌握。因此，電信行業的專案經理應結合傳統技巧和專家技巧，例如變更管理、利害關係人滿意度、虛擬團隊管理、日程安排和成本壓縮。為了確保所有利害關係人和團隊之間保持一致，以及監控問題和/或方案變更變的預警，有效溝通必不可少。文化差異、地理距離和不同的利害關係人需求也要考慮在內。在整個專案過程中，強有力的風險管理流程、每隔很短一段時間召開戰略制定和審查會議也是必要條件。這意味著不斷挑戰和驗證假設，同時為降低變更影響制定多個方案。

解決方案

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範圍和需求管理

 集中範圍和需求管理，提供需求申請來捕獲、過濾、闡明和驗證需求，同時提供需求矩陣來處理需求、跟蹤需求從開始到完成的進展。8Manage PM 現狀調查功能可用於檢測範圍溝通問題和需求不穩定問題。需求稽核和接受是自動跟蹤的，需求變更必須經過嚴格的變更控制流程。

8Manage PM 還提供實時顯示元件，用於分析和顯示需求管理資訊。

時間管理

8Manage PM 自動跟蹤每個專案活動和可交付成果的時間和進度。較低階別的活動和可交付成果的完成百分比自動聚集到較高階別的活動中。逾期活動和可交付成果會有標記，提醒簡訊會傳送給受影響的利害關係人。  始終跟蹤原始計劃時間、最新計劃時間和實際完成時間，突出其中的差異。

8Manage PM 跟蹤專案計劃的多個基線（版本）。

收入和成本管理

8Manage PM 在活動層面和專案層面提供綜合收入、成本預算和跟蹤功能，通過銷售訂單和合同全面跟蹤專案收入，通過時間表、費用、採購訂單、發票和付款全面跟蹤專案成本。

8Manage PM 提供以下專案會計功能：

• 專案定義的、連線到會計科目表的成本分類
• 根據銷售訂單和合同自動計算收入
• 根據訂單和合同中的付款條款自動生成客戶發票
• 基於工時表自動計算人工成本
• 基於採購訂單和合同自動計算招採成本
• 基於費用報告自動計算費用
• 根據採購計劃和採購訂單自動檢查供應商發票
• 發票時效和逾期管理
• 發票和付款聯動
• 預算偏差檢測和重新預測
• 專案收入和成本與機構收入和成本的實時聯動

質量管理

8Manage PM 提供質量指標功能，支援專案經理設定衡量目標，評估增量和最終可交付成果的質量。8Manage PM還支援專案經理設定不同的規則，並在可交付成果建立和終結過程中，對質量控制進行稽核和審批。

8Manage PM 現狀調查功能可用於檢測流程問題和可交付成果質量問題，實時概覽可用於實時有效地傳播質量指標、稽核和審批、現狀調查資訊，這樣質量問題和成果就能儘早被所有人看到。

溝通管理

為促進專案溝通，8Manage PM 實現瞭如下內容的自動化：

8Manage PM 支援可交付成果的迭代稽核和驗收，支援溝通過程中的短期迭代需求，從而解決複雜的問題。另外，8Manage PM 促進結構化溝通，提供實時資訊，鼓勵團隊做出明智決定。

8Manage PM 最強大的溝通工具是資料敏捷和精確，這有助於大幅減少專案的溝通錯誤，加強團隊合作和提高效率。

資源管理

8Manage PM 提供在多個站點、內部機構、專案和活動中搜尋資源、申請資源、分配資源和跟蹤資源的功能。8Manage PM 還提供高階的資源管理功能，如專案定義的資源角色和資源均衡。

8Manage PM 資源管理功能包括：

• 基於技能和可用性跨網站和內部機構自動搜尋資源
• 促進和跟蹤資源供應、資源分配和資源使用
• 資源分配實現成本估算和預算編制自動化
• 資源計劃使用與實際使用的比較
• 自動檢測資源超載和資源不足

8Manage PM 還提供豐富的資源規劃和使用報告，這樣你就能在可交付成果、活動和專案層面分析資源供應、資源分配和實際使用情況。

風險管理

8Manage PM 自動檢測系統的計劃進度、成本、資源和質量風險，以及這些因素帶來的影響，並從現有影響中推斷最終影響，這樣風險沒有得到適當管理的話，人們就能看到損失的嚴重程度。

8Manage PM 還提供完整統一的風險登記冊，用於記錄使用者識別的風險，並跟蹤風險開始到結束全過程。風險登記冊中，在採取確切行動之前與之後，每種風險都會按發生機率高低和影響力高低進行分類和評估，這樣人們就能輕鬆瞭解風險應對行動的效果。

招採管理

8Manage PM 支援活動和專案層面的電子供應商管理、電子投標和電子招採。招標採購過程由規則驅動，其安全性和完整性受到系統良好的控制。對於招採，8Manage PM 支援採購計劃、採購訂單、發票和付款管理，同時支援招採承包、分包和外包。

8Manage PM 支援基於專案的招採。龐大而複雜的招採任務可以是包含各類招採活動的專案。招採資訊將根據專案工作分解結構（WBS）和計劃進度進行彙總，資源和依賴可使用專案管理規程進行管理。

問題管理

8Manage PM 支援在活動和專案層面提出問題、分配問題、應對問題、跟蹤問題、上報問題和關閉問題，支援問題與風險、變更請求和行動聯動。8Manage PM 提供問題地圖，支援使用者遍歷圍繞問題的聯動。上報的問題將以紅色標記，被上報的人必須告知已收到上報的問題。在低階活動中提出的問題會自動聚集到高階活動和專案中。

變更管理

8Manage PM 提供變更請求功能，支援使用者記錄和管理變更。每個變更請求包含以下資訊：

在專案 WBS 結構變更期間，變更請求可用於變更資訊記錄，變更影響資訊將與變更請求永久關聯。當人們需要查明特定變更請求或一組變更請求的變更影響時，他們可以在系統中輸入變更請求序號，系統將提供變更影響資訊。

企業協作

在電信環境中，專案經理常常需要與不同的機構（如利害關係人機構、專案團隊機構、供應商和分包機構、政府和媒體機構）合作。8Manage PM 為個人和團體的協調和互動奠定了基礎，其主要的協作功能描述如下：

• 面向專案的功能性機構管理
• 用於申請、提交、交付和驗收的通用語言
• 內部機構、委員會和站點的協調與管理
• 客戶、合作伙伴和供應商的協調與管理
• 跨機構的溝通和升級管理

8Manage PM 為溝通狀態、識別問題和跟蹤必要行動提供了以下概覽：

8Manage PM 還為檢視專案、文件庫、提醒、訂單、採購訂單、變更請求等提供各種實時顯示元件。