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ERP實施的專案管理(上)

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在上一篇文章《企業實施ERP系統的風險分析》中,我們對ERP系統從選型開始,到系統上線的實施全過程中存在的種種主要風險進行了系統的分析。通過對風險的認識和分析,我們可以意識到:建立起一整套行之有效的專案和風險管理機制,對提高ERP系統的實施成功率至關重要。

對ERP專案所有方面的計劃、組織、管理和監控,是為了達到專案實施後的預期成果和目標而採取內部和外部的持續性的工作程式。這是對時間、成本,以及產品、服務細節的需求相互間可能發生矛盾進行平衡的基本原則。

以下是結合實施ERP專案的實際經驗,介紹ERP專案管理的主要內容、工具和方法。

一、典型的專案管理迴圈

一個完整的ERP專案通常包括三大階段:需求分析、系統選型和系統實施;在系統實施階段又可細分為實施計劃、業務模擬測試、系統開發確認、系統轉換執行、執行後評估五個主要步驟。專案管理圍繞整個ERP專案的全過程,對專案的立項授權、需求分析、軟硬體的評估選擇,以及系統的實施進行全面的管理和控制。一個典型的ERP專案管理迴圈通常包括:專案開始、專案選型、專案計劃、專案執行、專案評估及更新和專案完成六項主要內容。圖1反映了ERP專案的實施階段和專案管理迴圈之間的關係。

1. 專案開始

專案開始階段主要針對ERP專案的需求、範圍和可行性進行分析,制定專案的總體安排計劃,並以"專案合同"的方式由企業與ERP專案諮詢公司確定專案責任和授權。在專案開始階段進行的專案管理主要包括以下內容:
·需求評估 對企業的整體需求和期望作出分析和評估,並據此明確ERP專案成果的期望和目標。
·專案範圍定義 在明確企業期望和需求的基礎上,定義ERP專案的整體範圍。
·可行性分析 根據專案的期望和目標以及預計專案的實施範圍,對企業自身的人力資源、技術支援等方面作出評估,明確需要為配合專案而採取的措施和投資的資源。
·專案總體安排 對專案的時間、進度、人員等作出總體安排,制定ERP專案的總體計劃。
·專案授權 由企業與ERP專案諮詢公司簽訂ERP專案合同,明確雙方職責,並由企業根據專案的需要對諮詢公司進行專案管理的授權。

2. 專案選型

在明確了專案的期望和需求後,系統選擇階段的主要工作就是為企業選擇合適的軟體系統和硬體平臺。系統選型的一般過程為:
·篩選候選供應商 專案諮詢公司根據企業的期望和需求,綜合分析評估可能的候選軟硬體供應商的產品,篩選出若干家重點候選物件。
·候選系統演示 重點候選物件根據企業的具體需求,向企業的管理層和相關業務部門作針對性的系統演示。
·系統評估和選型 專案諮詢公司根據演示結果對重點候選物件的優勢和劣勢作出詳細分析,向企業提供參考意見;企業結合演示的結果和諮詢公司的參考意見,確定初步選型,在經過商務談判等工作後,最終決定入選系統。
在專案選型階段的主要專案管理工作是進行系統選擇的風險控制,包括:正確全面評估系統功能,合理匹配系統功能和自身需求,綜合評價供應商的產品功能和價格、技術支援能力等因素,以及避免在系統選型過程中可能出現的賄賂舞弊等行為。

3. 專案計劃

專案計劃階段是ERP專案進入系統實施的啟動階段,主要進行的工作包括:確定詳細的專案實施範圍、定義遞交的工作成果、評估實施過程中主要的風險、制定專案實施的時間計劃、成本和預算計劃、人力資源計劃等。
·確定詳細的專案範圍 對企業進行業務調查和需求訪談,瞭解使用者的詳細需求,據此制定系統定義備忘錄,明確使用者的現狀、具體的需求和系統實施的詳細範圍。
·定義遞交的工作成果 企業與實施諮詢公司討論確定系統實施過程中和實施結束時需要遞交的工作成果,包括相關的實施文件和最終上線執行的系統。
·評估實施的主要風險 由實施諮詢公司結合企業的實際情況對實施系統進行風險評估,對預計的主要風險採取相應的措施來加以預防和控制。
·制定專案的時間計劃 在確定詳細的專案範圍、定義遞交的工作成果和明確預計的主要風險的基礎上,根據系統實施的總體計劃,編制詳細的實施時間安排。
·制定成本和預算計劃 根據專案總體的成本和預算計劃,結合實施時間安排,編制具體的系統成本和預算控制計劃。
·制定人力資源計劃 確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施諮詢公司的諮詢人員和企業方面的關鍵業務人員;對使用者方面參與實施的關鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實施專案的時間投入。

4. 專案執行

專案執行階段是實施過程中歷時最長的一個階段,貫穿ERP專案的業務模擬測試、系統開發確認和系統轉換執行三個步驟中。實施的成敗與該階段專案管理進行的好壞休慼相關。在專案執行階段進行的專案管理的主要內容包括:
·實施計劃的執行 根據預定的實施計劃開展日常工作,及時解決實施過程中出現的各種人力資源、部門協調、人員溝通、技術支援等問題。
·時間和成本的控制 根據實施的實際進度控制專案的時間和成本,並與計劃進行比較,及時對超出時間或成本計劃的情況採取措施。
·實施文件 對實施過程進行全面的文件記錄和管理,對重要的文件需要報送專案實施領導委員會和所有相關的實施人員。
·專案進度彙報 以專案進度報告的形式定期向實施專案的所有人員通報專案實施的進展情況、已經開展的工作和需要進一步解決的問題。
·專案例會 定期召開由企業的專案領導、各業務部門的領導以及實施諮詢人員參加的專案實施例會,協調解決實施過程中出現的各種問題。
·會議紀要 對所有的專案例會和專題討論會等編寫出會議紀要,對會議作出的各項決定或討論的結果進行文件記錄,並分發給與會者和有關的專案實施人員。

5. 專案評估及更新

專案評估及更新階段的核心是專案監控,就是利用專案管理工具和技術來衡量和更新專案任務。專案評估及更新同樣貫穿於ERP專案的業務模擬測試、系統開發確認和系統轉換執行三個步驟中。在專案評估及更新階段常用的專案管理工具和技術有:
·階段性評估 對專案實施進行階段性評估,小結實施是否按計劃進行並達到所期望的階段性成果,如果出現偏差,研究是否需要更新計劃及資源,同時落實所需的更新措施。
·專案里程碑會議 在專案實施達到重要的里程碑階段,召開專案里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結和評估實施進度及成果,並動員部署下一階段的工作。
·質量保證體系 通過對參與實施的使用者人員進行培訓和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文件,從而建立起質量保證體系,確保在實施完成後企業能夠達到對系統的完全掌握和不斷改善的目標。

6. 專案完成

專案完成階段是整個實施專案的最後一個階段。此時,工作接近尾聲,已經取得了專案實施成果。在這一最後階段,仍有重要的專案管理工作需要開展,切莫掉以輕心:
·行政驗收 結合專案最初對系統的期望和目標,對專案實施成果進行驗收。
·專案總結 對專案實施過程和實施成果作出回顧和總結。
·經驗交流 交流分享在實施過程中的經驗和教訓。
·正式移交 系統正式運轉及使用,由企業的計算機部門進行日常維護和技術支援。
貫穿上述六個專案管理階段全過程的工作是:專案的表現衡量和質量管理,以及專案風險的管理控制。本文的下半部分將對這兩項貫穿專案管理全過程的工作進行具體介紹。(待續)

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