設計院向工程公司轉型後專案管理分析（二）（轉）

1、專案組成員職責不清、角色不明

　　以上問題主要體現在工程公司對於專案的崗位構成、職責設定、流程設定等方面自身還缺乏經驗，引發了專案管理中的問題，主要包括：

　　(1)部分崗位設定缺失

　　有些工程公司，在專案組的崗位設定上就出現了缺失，專案組缺乏了順利運轉的基礎，自然會引發專案管理中的其他問題。

　　(2)崗位職責描述不明晰

　　有些工程公司，崗位設定可能齊全了，但是對於崗位的職責卻沒有用規範的制度加以界定，因而在運作中實際上其職責並不明確。這就導致：

　　第一，專案經理難以恰當的管理專案組成員。由於專案部重要崗位的職責不清，專案經理在將專案中的具體任務分配給成員時，就缺乏合理的依據。直接影響專案組內部的運作。另外，職責不清也導致無法制定績效考核標準，使專案經理缺少管理專案部人員的手段。

　　第二，專案經理與其它部門之間難以協調。在對派往專案部的人員的管理上，專案經理與職能部門經理之間的權責劃分沒有界定，因而其在人員調動、考核、分配等方面就容易出現矛盾。

　　(3)人員組成的流程與許可權還不是很清晰

　　許多工程公司對此缺乏明確的制度規定，沒有規定專案部人員的出處、選用許可權、專案部組建流程等規範的制度。這就導致：

　　第一，相關部門在人員配置上沒有合理的規劃。由於專案部人員配備沒有一個規範的制度，因此各相關的職能部門在規劃人員配置上缺少相應的依據，可能造成實際的人員招募、培養與實際的需要相脫節。

　　第二，難以平衡各專案部之間在人員配置上的需求。在人員選擇許可權不明確的情況下，當專案部之間在人員需求上出現衝突時，就靠非正式的協商方式嘗試解決，人員輸出部門很難進行平衡的協調。

　　2、缺乏強力的、規範化的專案協調機制

　　前文提到了，多頭領導、多頭指令、雙向負責的現象是工程公司專案管理中必然存在的現象，因此協調機制與協調工作就顯得尤為重要。但是大部分工程公司在這方面做的並不盡如人意。

　　從協調方式上，目前更多的是採取個人的、行政式的協調方式。依靠公司領導個人的權威以及行政權力；導致的情況是，一些公司領導比較關心的專案，工作相對容易開展，其他專案則協調工作相對開展難度較大。

　　應該說，以上的協調方式缺乏法定規則，不夠規範，更多地依靠高層權威發揮作用，從短期來看能夠解決一時的問題，但絕不是長久之計；另外，這種協調方式也會較多佔用高層管理人員的時間和精力，使他們無法更多關注戰略層面的思考與決策工作。最後，這種“人制”特點顯著的方式，從本質上無法滿足工程專案條線複雜、協調工作較多的特點，必然顧此失彼。

　　3、缺乏系統化的專案計劃、監控與考核體系

　　專案運作的特點，就是“要在一定時期內、由固定的人員、在一定成本內完成某項固定的任務。”因此對於專案的時間、成本、技術、質量、安全、客戶滿意度等方面都需要系統的前期計劃、中期監控、後期考核體系。

　　但是國內很多公司目前缺乏嚴格的監控系統，特別是對於成本監控方面是顯著缺乏的，表現為目前大部分專案都沒有開展財務預決算工作，因此對於專案的成本監控、考核也就無從談起。

　　另外，有些公司中也存在著監控主體不明、多頭管理的現象，多個部門涉及到監控職能，但是究竟哪個部門為主卻沒有明確。這也直接影響到了上述工作的開展。

　　針對上述問題，筆者建議從以下幾方面著手予以改善：

　　1、在公司總體的組織與職責體系下，系統梳理專案組的崗位、職責、流程等

　　結構、職責、流程是保證組織順暢執行與管理的基礎，要解決好專案管理中的問題，也必須從上述問題著手，多花些心思、時間在基礎性工作上。

　　在這一過程中，有很多經驗和資料是可供參考的，比如國家建委新近出臺的《建設專案工程總承包管理規範》中，就對工程總承包專案的崗位設定、職責等做出了明確規定。

　　2、建立強力的協調、管控部門與相關機制

　　要從根本上解決矩陣式專案中的雙向衝突問題，必須有一個強力的協調部門以及配套的協調機制。

　　大部分工程公司都會設立類似“專案管理部”之類的部門，並且在人員配置上、許可權分配上予以一定的傾斜和保障。

　　同時，也可以以該部門牽頭，建立公司對於專案的管控機制，以計劃、監控、考核為主要手段，實現對於公司專案的整體把握。

　　3、逐步建立專案人員儲備機制

　　專案管理人員(特別是專案經理)的缺乏也是很多工程公司在進行專案管理時頭疼的問題。而且，從人員比例上來看(專案管理人員：專業技術人員)，國內工程公司也是遠遠落後於國外同行的。

　　因此，儘快建立專案人員的儲備機制，在公司內部技術人員中開展人員資格認定工作，建立合格專案人員(包括專案經理)資料庫，專案部需要人員時，即可從相應的資料庫中進行選擇，也可以避免在人員招聘方面的重複工作與成本浪費。更可以逐步建立公司自身的人員階梯與人員儲備庫，保證公司的長期發展。

　　作者系天強管理顧問專案經理[@more@]