不遵循這個法則，就會得到許多個計劃

不管企業中的其他部門，獨自制定計劃的現象隨處可見。這有一部分原因是由於我們將企業看成是許多個部門的簡單集合，各個部門都可以在其中自行其事。但還有一部分原因可能是由於組織缺乏各個部門的成員都很明確的整體任務和預期（這也是攜手合作法則如此重要的又一個原因）。如果公司中沒有人知道公司作為一個整體要向哪個方向發展，那麼人們就會朝著他們自己認為對的方向努力，其結果導致公司的支離破碎。公司的高階經理應該為公司制定一個主體計劃，為整個公司的發展定下方向。
一旦出臺了主體計劃，公司的各個部門，包括管理部門、工程部門、客戶服務部門、公關部門和人力資源部門等，就可以在此基礎上制定自己的計劃了。
當主體計劃和與之相應的各個部門計劃都制定好之後，組織才能真正地實現控制。這是透過根據計劃稽核工作進度並及時糾正工作的方向來實現的。在波音公司，這種控制具體體現在每週的工作報告會上。人們用技術性和非技術性報告來說明工作的進展情況。非技術性報告使用不同的顏色來表明工作進度。綠色表示一切順利，黃色表示出現了應該引起注意的計劃偏離情況，紅色表示問題非常明確。左邊黃色、右邊綠色的結構表示在過去的一週裡出現的偏離狀況已經被重新引入正規——問題已經解決了。相反的顏色排列則表示過去的一週裡剛剛出現了問題。
在本書中第2章中，我曾詳細介紹了波音公司在一次工作報告會，所以在這裡就不再重複了。可以說，是組織中的協同計劃使他們在工作中如此步調一致的，他們懂得組織中一個部門出現的問題將回影響到其他部門，因此要尋求解決辦法也得齊心協力。

齊心協力解決問題

為了用例子來說明這一切是如何進行的，我們假設在這樣一個工作報告會上人力資源部報告說他們在招聘人員方面遇到了很大的困難，其中招聘製造工人最為困難。生產部門的經理們聽到這個訊息，知道自己可能讓現有的工人加班才能如期完成工作目標。財務部門也可以由此意識到生產成本可能上升，從而導致公司的邊際利潤下降，這將對公司的股東產生影響。公關部門也會同時想到要設法應對股東可能的反應。這可以說是一個喜憂參半的訊息，好的一面是公司的業務興旺，以至於需要增加人手；不好的一面是他們找不到足夠的工人。
現在，你可能回爭論說這種情況在任何其他的公司中也和常見。在任何定期工作報告會上，每一個人都會注意到相同的事情。的確是這樣。波音公司工作報告會的不同之處在於人們如何作出反應。這個問題應該由所有有關的部門一起來商討解決，而不是各行其是的進行處理。這才是真正的特別之處，所有的相關部門攜手合作，一起尋找問題的解決方案，以便使公司作為一個整體完成工作進度。

問題
下面是關於制定計劃的一些問題：
*那麼......計劃是什麼？真的嗎？
*目標是什麼？
*商務、產品、服務、生產、人力資源等方面的策略是什麼？
*有什麼資源？
*日程如何安排？
*有什麼風險？
*有什麼機會？
*各部門之間的相互關係是什麼？
*我們現在的進展是否與計劃一致？我們進展到哪一步了？
*我們如何堅持計劃的方向？
*我們是否需要另一份不同的計劃？
*我們是否步調一致？
*在下一次工作報告會之前是否還有其他需要提起大家注意的問題？（摘字艾倫.穆拉利的私人信件，經本人授權使用）
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解讀專案管理計劃（3）（轉）

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