專案管理的前世今生(二)(轉)

ger8發表於2007-08-14
專案為動態性質的作業,每個專案的階段、工作的內容與順序不盡相同,專案團隊與成員也不一樣,儘管如此,專案作業流程還是可以透過階段劃分的方式,予以標準化。

以研發專案為例,本書在第二章研發流程已藉由Arthur Andersen的“整合性新產品開發流程”說明如何規劃新產品開發正式的作業流程,在這裡,我們要呈現的是在整個研發專案當中,有哪些專案管理的工作要執行,從專案作業的迴圈,我們依據多年提供專案服務的經驗,將專案從管理的角度劃分成五個階段,並列示每個階段應該執行的管理工作:

1 專案前置作業

在專案開始之前,必須要有在些前置的工作,協助管理者決定是否要啟動一個專案,在前置作業的階段必須完成下列工作事項:
*確認專案目標及客戶需求;
*評估專案範圍;
*評估專案失敗的可能性及衝擊;
*評估執行專案的成本與效益;
*完成訂單或答約活動。

2 專案規劃

在專案開始之後,啟動之前,必須執行專案規劃,由於專案工作內容通常是過去人員未曾經歷過的,充滿許多不確定性,因些在事前應有妥善的規劃,除了有效地運用資源之外,也可將意外事件減到最少。在專案規劃階段,至少必須完成下列工作事項:

*展開工作計劃以及詳細工作事項
*評估每項工作所需的時間及時程
*確認需要哪些資源以及資源分配的方式
*填寫專案預算資料
*決定專案工作過程中,報告與協調的機制

3 專案啟動

從變革促動的角度來看,為了激勵專案成員計程車氣,凝聚公司同仁的共識,在開始執行各項專案工作之前,應該舉辦一個誓師大會,也就是專案啟動會議,提醒所有的人現在有這樣的專案要開始進行了,在專案啟動的階段,應完成以下工作:

*成立專案團隊,並確認每個成員的角色及責任;
*召開專案啟動會議
*分配各項專案工作
*確認專案工作的成果及資料的格式
*規定專案工作進度及檢查時點
*設立各個工作專案及人員的績效指標

4 專案執行

在專案執行階段,除了確認各項工作執行的情形以及成果之外,最重要的是排除各種奇奇怪怪的突發事件,進行跨部門的溝通與協調,同時妥善處理專案計劃變動的事宜,避免因為變動引發的衝擊而造成專案失敗,在這個階段,必須完成下列工作事項:

*執行各項專案工作;
*檢查專案工作的成果及進度;
*問題的解決與排除;
*專案計劃或工作專案的變更;
*專案資料的產生與收集;
*專案檔案的修改與調整

5 專案結案

在專案完成時,除了確認專案目標已經達成,專案工作可以結束外,也應評估各項工作及成員的績效,並將專案執行的過程及資料妥善儲存,作為日後執行類似專案的參考,在專案結案時,應完成下列工作專案:

*專案成果審查以及確認目標是否達成;
*專案結案會議以及成果展現;
*專案成員績效考核;
*專案檔案的整理與歸檔

在確認了專案管理應執行的工作專案之後,就可以與標準化後的新產品開發流程結合,於專案執行的過程中,規定每項管理作業執行的時點及檢查的作業專案,這對企業建立研發專案的管理機制,有很大和幫助。

新產品開發專案管理的運作結構

經過我們收集了數種產業的研發流程,分析其運作模式以及各單位之間的關係後,我們將臺灣製造業新產品開發專案的成功關鍵,簡化成四個要素分別是專案目標、專案工作事項、專案管理能力(執行力)、專案管理機制架構。我們也描繪這四個要素所組成的運作結構,藉由說明專案管理機制在其中扮演的角色:

1 專案目標

專案目標為公司管理層對於專案的期望,希望專案為企業帶來的效益。目標達成,則專案成功,目標未達到,則專案失敗。

2 專案工作事項

為了達成專案管理目標必須執行專案工作事項,專案工作事項的清單,是由專案成敗因果分析以及專案工作展開路徑而來,針對這個部分,我們另外有一套“專案成敗因素分析方法論”。

3 專案管理能力(執行力)

執行各級專案管理工作的能力,例如展開工作計劃、溝通協調、產出專案工作成果、撰寫會議記錄及評估報告等。

4 專案管理機制架構

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