專案職務設計(轉)

專案職務設計
一個成熟的專案組，除了專案經理外，還將有其他的領導職務。如何界定這些職務，如何安排職務間的重疊部分...

（一）專案職務設計的基本概念

專案職務設計是專案組織規劃的一項工作，它是根據實現專案目標所需完成的任務，分析確定需要那些職務、每一個職位的責、權、利以及任職資格的過程。專案組織中人們所擔任的職務並不是隨機確定的，而是管理者預先有意識設計安排的。有些職務是常規性的，其任務是標準化和經常重複的；另一些職務則可能是非常規性的。有些要求大量變化、多樣的技能；另一些只要求範圍狹窄的技能。有些職務限定人員遵循非常嚴格的工作程式；另一些則對人員如何做好工作給予充分的自由。有些職務以一組人員按團隊的方式進行可取得更好的效果，另一些職務讓個人單獨做可以做得更好。專案職務設計的任務就是科學地對此作出決定。

（二）職務設計的工作內容

職務設計的主要工作內容包括：

1． 根據專案目標，明確專案需要完成哪些任務

可通過專案分解結構，將專案目標進行層層分解，直到明確專案所要完成的具體任務。

2． 明確需要在什麼時間完成這些任務

根據專案的進度計劃，進一步明確專案的各項任務需要在何時完成及如何銜接。

3． 確定需要設定哪些職務及每一個職務的責、權利

在上面兩項工作的基礎上，分析確定需要設定什麼樣的職務，每一個職務的責、權利。

4． 這些職務需要什麼樣的任職人員

5． 在確定了職務的責任和任務之後，還需進一步分析這些職務需要什麼樣的任職人員，對其任職資格作出明確規定。

（三）職務設計的原則和方法

進行職務設計時，可考慮以下原則和方法

1． 職務專業化

在本世紀上半葉，亞當。斯密就提出了勞動分工的原則，這一原則一直是職務設計的一項基本原則。按照勞動分工的原則，在進行職務劃分時使職務的工作內容儘量專業化，如承建一幢辦公大樓專案，其職務一般劃分為：施工監工、木工、電工、焊工、裝修工、混凝土攪拌工等。

2． 職務輪換

職務輪換包括可橫向輪換和縱向輪換，橫向輪換是指在同一管理層次的各不同崗位上進行輪換；縱向輪換是指升職或降職。但一般談到職務輪換都指的是橫向輪換。這種職務設計方法使人員的活動得以多樣化，從而避免職務專業化使人員對工作的厭倦。橫向輪換可結合對人員的培訓計劃進行，使人員得到多方面的技能培訓，拓寬他們的工作領域。也可依據專案具體的情況要求進行，如專案進度安排要求不同階段需完成不同的工作，這就需要改變一些人員的工作內容。

3． 職務擴大化

在前面我們曾講過職務擴大化的概念，職務擴大化就是考慮適當拓寬一個職務所需完成的任務數量，從而避免過度專業化對人心理的負面影響。職務擴大化可提高工作的多樣性，使工作對人更有吸引力、更有挑戰性，增加工作的樂趣，從而調動人的積極性。

4． 職務豐富化

在前面我們也曾講過職務擴大化的概念，職務豐富化就是在權力分配時，考慮給予專案組織的人員更多工作自主權，更多參與管理的機會，更多對如何解決問題的發言權，使他們具有更大的獨立性和責任感。

5． 團隊方式

團隊方式主張職務不是圍繞個人而是小組來設計，將一系列任務分配給一個小組，然後，再由小組決定給每個成員分派什麼具體任務，並在任務需要時在成員之間進行工作輪換。這是一種日益盛行的一種職務設計方法。

（四）職務設計的成果

職務設計的最終成果是形成職務說明書與工作規範。

1．職務說明書

職務說明書是職務設計的書面檔案之一是一種說明職務性質的檔案，包括職務定義與說明，即每個職務工作的內容、職能、工作關係、工作條件等內容。工作規範是職務設計的另一個書面檔案，是針對·什麼樣的人適合此職務·而寫，主要包括工作所需的知識、能力和個人特性等。

*職務說明書的編寫

一份完整的職務說明書應主要包括以下幾方面內容

1） 工作內容

明確說明該職務的主要工作內容，工作的多樣性、複雜性，工作的難度和整體性等一系列內容。

2） 工作職能

明確說明該職務的工作要求和方法。這包括：工作責任和工作許可權，所承擔的資訊溝通責任，工作方法的要求，以及該職務在團隊協作與配合的要求等內容

3） 工作關係

明確說明該職務在工作中與他人之間的關係。這包括工作中與其他人相互聯絡和交往的工作範圍，與他人建立友誼的機會，參加團隊集體工作的機會和相互協作配合的要求等。

4） 工作條件

工作工作條件主要是包括工作地點和裝置等

例：某建築公司人力資源部人力資源管理師的職務說明書

職務說明書

公司：宇宙建築公司

部門：人力資源部

職務名稱：人力資源管理師

日期：2002。1

編寫者：AAA

批准人：XXX

直屬上司職稱：人力資源部經理

工作摘要：負責教育訓練、人員招募、員工溝通等事務，必要時處理其他指派工作

具體工作職責：

a協助支援行政工作：

（1）核准各單位派出訓練人員

（2）稽核年度人事調動及年終特殊貢獻人員的升遷

b制定公司規章與方法：

（1）在公司擬定年度工作重點後，制定並修改公司規章與方法

（2）制定的規章與方法在各單位主管簽名同意之後，交由單位執行

c教育訓練員工：

（1）收集教育的資訊，將最新觀念與作法引進公司

（2）訓練課程的規劃、執行與評估

d人員的招募與任用：

（1）與各單位主觀聯絡，瞭解所需的員工數量和要求

（2）負責安排招募員工的面談工作

e員工溝通：

（1）協調員工之間或員工與上司之間的人際關係

（2）離職面談，瞭解員工的離職原因

責任

發展合作精神與默契，確定組織成員都得到必須的專業訓練。

工作條件

地點：分公司的人力資源部辦公室

裝置：附設一小型會客室

* 工作規範的編寫

工作規範主要是根據職務說明書中所規定的工作職責，說明對擔任該職務的人員的特定知識、能力和個性特徵的規範化要求。通過確定這些方面的要求，為以後的人員招聘和選擇及培訓提供依據。

1） 知識

知識分為普通知識和專業知識，普通知識是在日常生活中獲得的。專業知識則是需要進行專業的學習才能獲得，在工作規範中通常主要考慮對專業知識的要求。專業知識是個體所掌握的知識系統中的重要組成部分，是在社會分工協作體系中勝任工作崗位必備的知識，不同工作崗位對於專業知識的要求不同。有些崗位必須有熟練的專業知識才能勝任，因此應視不同的工作崗位，提出不同的專業知識要求。

2） 能力

能力是個人完成某種活動所必備的心理特徵，任何活動都要求參與者具備一定的能力。例如要從事專案管理工作，專案經理要具有領導能力、人員開發能力、溝通能力、處理矛盾衝突的能力和解決問題的能力。只有具備這些能力，才能取得良好的工作績效，如果能力不夠，就會影響工作績效。

能力按不同的特徵一般可分為體能、智慧和技能三類，體能是指個體的身體素質和健康程度。智慧是指個體理解事物本質和應用科學技術的能力。技能是指個體遠用所掌握的專業技術解決實際問題的能力。

能力按複雜程度可分為基本能力和綜合能力。基本能力是指單因素能力，如，感知力、記憶力等。綜合能力是基本能力的結合，如：管理能力、領導能力、溝通能力等，綜合能力往往比基本能力更重要。

不同的工作崗位對不同的能力有不同的要求。

3） 個性特徵

個性特徵是指個體在認知、情感、意志等方面所表現出來的相對穩定而又區別於他人的特點。影響個性形成的因素是多方面的，有先天因素，也有家庭影響、文化傳統影響、社會階級和階層的影響。個性特徵直接影響一個人的工作成就。美國心理學家特爾曼曾對800名男性做過研究。通過對被測的800人中成就最大的20%和成就最小的20%進行比較，發現兩組人在智力方面沒有什麼差別，最明顯的差別在於他們的個性特徵。成就最大的這一組人的個性特徵是：有理想、謹慎、有進取心、自信和不屈不撓。這與成就最小的一組人的特徵不同，特別在自信和不屈不撓方面有很明顯的差別。另外，不同的工作崗位對人員的個性要求不同，如：銷售員這一崗位，一般要求善於與人溝通、活潑好動等個性特徵。而會計這一崗位，一般要求順從、安靜、實際等個性特徵。

例：某建築公司人力資源部人力資源管理師的工作規範 如下

工作規範

公司：宇宙建築公司

部門：人力資源部

職務名稱：人力資源管理師

日期：2002。1

編寫者：AAA

批准人：XXX

直屬上司職稱：人力資源部經理

工作摘要：負責教育訓練、人員招募、員工溝通等事務，必要時處理其他指派工作

要求：

教育：大學畢業、相關專業為佳

所需知識：人力資源管理、勞動法、管理學、英語說寫看讀能力佳

能力：

（1）溝通協調能力

（2）親和力、開朗

（3）公正、客觀的態度

（4）良好表達能力。

來自 “ ITPUB部落格 ” ，連結：http://blog.itpub.net/7942439/viewspace-21129/，如需轉載，請註明出處，否則將追究法律責任。