專案管理過程之計劃性 （轉）
1.2 專案計劃和預算（一）
上期我們討論瞭如何定義清楚專案的目標，這期開始討論目標確定後如何制定計劃和預算。
因為專案具有唯一性，決定了專案中必然有我們從未做過的事情，所以專案的首要任務就是“計劃、計劃、計劃”。強調計劃的重要性並非說明專案管理的主要任務就是編制計劃，而是指計劃是一項貫穿於整個專案生命週期的持續不斷的過程，實際工作中恰恰要注意計劃的詳細程度與專案的實際規模匹配。
專案計劃包括主計劃和輔助計劃。主計劃的編制有清晰的步驟，大多數專案都可以按相同的順序進行，一般包括範圍定義、活動定義、活動估算、活動排序（網路分析）、進度計劃、資源計劃、成本估算和成本預算等步驟。輔計劃的編制則可以陸續或單獨進行，與具體專案的特點也有比較密切的聯絡。輔助計劃包括質量計劃、組織計劃、溝通計劃、風險管理計劃、變更控制計劃等。
本期討論主計劃的範圍和活動定義部分，後面將陸續介紹活動估算和網路分析以及進度/資源計劃、專案預算等內容。討論的重點不是具體的過程，而是一些實用的工具和方法，透過介紹工具的使用方法貫穿制定計劃的過程。
1.2.1範圍和活動定義
專案計劃的第一步是專案範圍定義，進而定義專案需要進行的活動、角色、責任以及專案組的結構。
範圍定義一般使用WBS（Work Breakdown Structure）。WBS將專案的“交付物”自頂向下逐層分解成易於管理的若干元素（這些元素組成一個樹型圖），因此結構化地組織和定義了專案的工作範圍。WBS每細分一層都是對專案元素更細緻的描述，細分的元素稱為工作細目，其中最低層的工作細目（樹型圖的葉節點）叫工作包。為了方便分層統計和識別，WBS中的每個元素都被指定一個唯一的識別符號，並分層表示。
WBS是專案管理的起點，但WBS沒有固定的分解方法，也沒有唯一正確的答案，甚至需要分解到什麼層次也沒有統一的規定。這裡根據筆者的經驗提供IT領域WBS分解的幾個參考原則：
★ 可以將專案生命週期的各個階段做為第一層，將每個階段的交付物作為第二層；如果有的交付物組成複雜，則將交付物的組成元素放在第三層；
★ 分解時要考慮專案管理本身也是工作範圍的一部分，可以單獨作為一個細目；
★ 對一些各個階段中都存在的共性的工作可以提取出來，例如人員培訓作為獨立的細目；
★ 分解時應考慮儘量使一個工作細目容易讓具有相同技能的一類人承擔；
★ 分解的層次應確保工作包的工期、成本易於估算，同時結果易於驗證和度量。
確定了工作範圍後，就要考慮按什麼步驟做才能獲得這些成果，這稱為活動定義，其結果是《活動清單》。《活動清單》與WBS不同，《活動清單》的元素是“動作”，一般是一個動賓詞或主謂詞，如“制定定單”、“安裝裝置”；而WBS的元素是 “交付物（有形產品）”，一般是一個名詞，如“硬體裝置”。但WBS是《活動清單》的基礎，一般《活動清單》依據WBS順序進行。但在IT領域中，“活動”和“交付物”關係比較直接，所以《活動清單》與WBS同步進行反而比較方便。這裡向大家介紹一個實用的《活動清單》模板。（見表1）
★ 第一欄是活動列表，根據各階段和主要交付物分層次列出專案需要進行的所有活動；
★ 第二欄是責任矩陣，頂端列出完成工作所需要的各類角色；角色和活動的交叉部分定義了每項活動由哪個角色負責，還可以記錄某角色在該活動中投入的工作量；
★ 第三欄是估算欄，記錄完成每個活動需要的總工作量以及總工期；
★ 第四欄是前置活動，記錄活動之間的關係，即填寫哪些完成之後該活動才可以啟動；
★ 第五欄是費用預算，記錄除人力成本和採購成本外的投入的專項費用；
★ 第六欄是交付記錄，列出每項任務完成後應該提交的過程記錄或證明檔案。
如果使用表1的《活動清單》模板，則前面討論的範圍和活動定義工作可以看成是填表的1區和6區過程，從而確定了所有的“事”和完成後的“證明”。接下來要考慮則是由誰來做這些事，這可以透過填寫2區的責任矩陣完成。
責任矩陣表頭部分填寫專案需要的各種人員角色，而與活動交叉的部分則填寫每個角色對每個活動的責任關係，從而建立“人”和“事”的關聯。不同的責任可以用不同的符號表示。例如P（Principal）表示負責人；S（Support）表示支持者或參與者；R（Review）表示稽核者。用責任矩陣可以非常方便地進行檢查責任檢查：橫向檢查可以確保每個活動有人負責，縱向檢查可以確保每個人至少負責一件“事”。在完成後續討論的估算工作後，還可以橫向統計每個活動的總工作量，縱向統計每個角色的投入的總工作量。
確定了所有的角色之後，依據與“活動清單”的責任關係可以非常自然地建立專案組的組織結構，這種明確的有層次的責任關係也便於自頂向下分層管理。注意這裡定義的“角色”並非實際的人員，具體由“誰”負責需要根據擔負的責任在專案的過程中落實。
綜上所述，計劃分主計劃和輔助計劃。主計劃的第一步是定義專案的工作範圍和活動。範圍定義的結果可以用WBS描述，活動定義的結果可以《活動清單》描述，《活動清單》可以和WBS同步獲得。《活動清單》中的責任矩陣可以描述專案需要的各類角色和責任關係，所有角色確定後可以方便地確定組織結構。下期我們將討論活動估算和網路分析的方法。[@more@]
上期我們討論瞭如何定義清楚專案的目標，這期開始討論目標確定後如何制定計劃和預算。
因為專案具有唯一性，決定了專案中必然有我們從未做過的事情，所以專案的首要任務就是“計劃、計劃、計劃”。強調計劃的重要性並非說明專案管理的主要任務就是編制計劃，而是指計劃是一項貫穿於整個專案生命週期的持續不斷的過程，實際工作中恰恰要注意計劃的詳細程度與專案的實際規模匹配。
專案計劃包括主計劃和輔助計劃。主計劃的編制有清晰的步驟，大多數專案都可以按相同的順序進行，一般包括範圍定義、活動定義、活動估算、活動排序（網路分析）、進度計劃、資源計劃、成本估算和成本預算等步驟。輔計劃的編制則可以陸續或單獨進行，與具體專案的特點也有比較密切的聯絡。輔助計劃包括質量計劃、組織計劃、溝通計劃、風險管理計劃、變更控制計劃等。
本期討論主計劃的範圍和活動定義部分，後面將陸續介紹活動估算和網路分析以及進度/資源計劃、專案預算等內容。討論的重點不是具體的過程，而是一些實用的工具和方法，透過介紹工具的使用方法貫穿制定計劃的過程。
1.2.1範圍和活動定義
專案計劃的第一步是專案範圍定義，進而定義專案需要進行的活動、角色、責任以及專案組的結構。
範圍定義一般使用WBS（Work Breakdown Structure）。WBS將專案的“交付物”自頂向下逐層分解成易於管理的若干元素（這些元素組成一個樹型圖），因此結構化地組織和定義了專案的工作範圍。WBS每細分一層都是對專案元素更細緻的描述，細分的元素稱為工作細目，其中最低層的工作細目（樹型圖的葉節點）叫工作包。為了方便分層統計和識別，WBS中的每個元素都被指定一個唯一的識別符號，並分層表示。
WBS是專案管理的起點，但WBS沒有固定的分解方法，也沒有唯一正確的答案，甚至需要分解到什麼層次也沒有統一的規定。這裡根據筆者的經驗提供IT領域WBS分解的幾個參考原則：
★ 可以將專案生命週期的各個階段做為第一層，將每個階段的交付物作為第二層；如果有的交付物組成複雜，則將交付物的組成元素放在第三層；
★ 分解時要考慮專案管理本身也是工作範圍的一部分，可以單獨作為一個細目；
★ 對一些各個階段中都存在的共性的工作可以提取出來，例如人員培訓作為獨立的細目；
★ 分解時應考慮儘量使一個工作細目容易讓具有相同技能的一類人承擔；
★ 分解的層次應確保工作包的工期、成本易於估算，同時結果易於驗證和度量。
確定了工作範圍後，就要考慮按什麼步驟做才能獲得這些成果，這稱為活動定義，其結果是《活動清單》。《活動清單》與WBS不同，《活動清單》的元素是“動作”，一般是一個動賓詞或主謂詞，如“制定定單”、“安裝裝置”；而WBS的元素是 “交付物（有形產品）”，一般是一個名詞，如“硬體裝置”。但WBS是《活動清單》的基礎，一般《活動清單》依據WBS順序進行。但在IT領域中，“活動”和“交付物”關係比較直接，所以《活動清單》與WBS同步進行反而比較方便。這裡向大家介紹一個實用的《活動清單》模板。（見表1）
★ 第一欄是活動列表，根據各階段和主要交付物分層次列出專案需要進行的所有活動；
★ 第二欄是責任矩陣，頂端列出完成工作所需要的各類角色；角色和活動的交叉部分定義了每項活動由哪個角色負責，還可以記錄某角色在該活動中投入的工作量；
★ 第三欄是估算欄，記錄完成每個活動需要的總工作量以及總工期；
★ 第四欄是前置活動，記錄活動之間的關係，即填寫哪些完成之後該活動才可以啟動；
★ 第五欄是費用預算，記錄除人力成本和採購成本外的投入的專項費用；
★ 第六欄是交付記錄，列出每項任務完成後應該提交的過程記錄或證明檔案。
如果使用表1的《活動清單》模板，則前面討論的範圍和活動定義工作可以看成是填表的1區和6區過程，從而確定了所有的“事”和完成後的“證明”。接下來要考慮則是由誰來做這些事，這可以透過填寫2區的責任矩陣完成。
責任矩陣表頭部分填寫專案需要的各種人員角色，而與活動交叉的部分則填寫每個角色對每個活動的責任關係，從而建立“人”和“事”的關聯。不同的責任可以用不同的符號表示。例如P（Principal）表示負責人；S（Support）表示支持者或參與者；R（Review）表示稽核者。用責任矩陣可以非常方便地進行檢查責任檢查：橫向檢查可以確保每個活動有人負責，縱向檢查可以確保每個人至少負責一件“事”。在完成後續討論的估算工作後，還可以橫向統計每個活動的總工作量，縱向統計每個角色的投入的總工作量。
確定了所有的角色之後，依據與“活動清單”的責任關係可以非常自然地建立專案組的組織結構，這種明確的有層次的責任關係也便於自頂向下分層管理。注意這裡定義的“角色”並非實際的人員，具體由“誰”負責需要根據擔負的責任在專案的過程中落實。
綜上所述，計劃分主計劃和輔助計劃。主計劃的第一步是定義專案的工作範圍和活動。範圍定義的結果可以用WBS描述，活動定義的結果可以《活動清單》描述，《活動清單》可以和WBS同步獲得。《活動清單》中的責任矩陣可以描述專案需要的各類角色和責任關係，所有角色確定後可以方便地確定組織結構。下期我們將討論活動估算和網路分析的方法。[@more@]
來自 “ ITPUB部落格 ” ，連結：http://blog.itpub.net/7839396/viewspace-937812/，如需轉載，請註明出處，否則將追究法律責任。
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