向波音公司學專案管理--------讀《全球最成功的專案管理實戰案例》

美國著名專案管理專家詹姆斯•劉易斯的著作《全球最成功的專案管理實戰案例》，主要從波音公司的777飛機研製專案的成功完成，總結出成功專案管理的黃金法則，分別是：攜手合作、夢想藍圖、明確目標、專案計劃、人人參與、從資料求解放、透明管理、適度抱怨是可以接受的、提出計劃-尋求辦法、彼此傾聽-相互幫助、保持心情愉快、享受工作樂趣，這十二個法則指導了777飛機專案從啟動、計劃到執行控制、最後順利交付客戶的全過程，歷經5年、遍佈44個國家、涉及人員成千上萬。777的成功不僅僅是工程技術上的成功，也使得整個波音公司在專案管理水平上取得了長足的進步。作為傳統的家電製造企業，我們可以從波音公司學到哪些專案管理的理念和技能呢？
777專案的成功首先是專案戰略定義的正確。這裡有兩個要素：一是要和該專案所有干係人進行充分的溝通，瞭解、分析、過濾與專案任何相關的資訊；二是要將專案戰略和最大幹系人的需求緊密結合起來。在777專案啟動之初，專案團隊就與設計人員、市場銷售人員、採購、法律顧問、客服人員及工程人員一起合作，瞭解什麼樣的飛機更適合消費者的需求、對消費者更加友好，如何便於製造，如何方便維修等等，然後將收集到的資訊進行分析、過濾。在對所有的資訊進行前期處理之後，還要進行權重的排序，把最大幹系人（消費者）的要求和專案目標緊密結合起來。專案戰略類似於我們公司做的產品規劃，專案戰略的成功可以保證我們是在“做正確的事”，即做適合市場的產品，不做完美的產品，不做“無頭小雞”專案（殺雞時先去掉腦袋後身子還在動，而實際上雞已經死了，因為死亡資訊的傳遞太慢了，意指註定死亡的專案還要繼續做）。在制定專案戰略的過程中，“攜手合作”是波音公司一條人人自覺遵循的行為準則，也是保證制定正確的專案戰略的要求之一。

我們瞭解了波音公司如何制定專案戰略之後，再來看看他們是如何描繪專案目標即“夢想藍圖”的。在PMI的專用教材PMBOK的定義裡，專案目標要做到“SMART”原則，即具體的、可測量的、可達到的、現實的、有時間限制的，分別是以這五個英文單詞為開頭的字母組成。在777專案啟動之初，專案經理艾倫•穆拉利就為人們描繪了專案目標：“炎熱一日跨越丹佛和火奴魯魯”，並且把它製成卡通形的徽章給成員佩戴，以便讓大家時刻了解團隊的“夢想藍圖”。一旦定下了專案目標，就不能隨便偏移，一定要“咬住青山不放鬆”，“以終為始”，讓它成為我們一切工作的出發點。在史蒂芬•柯維博士的《高效能人士7個習慣》中，他提出了一個有趣的觀點：任何創造實際是經過2個層次，一次是“心智的創造”，在專案管理過程中可以指制定專案的目標，另一次才是“實際的創造”即執行專案目標。其中心智的創造（制定目標）尤為重要，因為它是做事的源頭和起始，難度更大，更為難能可貴。在我們平常的專案管理過程中，我們的產品一般也會以按財季上市為目標（例如2006年4月10日完成量試，2006年4月20開始批次），這就是我們團隊的目標，我們的“夢想藍圖”，應該讓公司內外所有的專案干係人都瞭解這個目標並且要考慮自己該如何去做才能最終達成我們的“夢想藍圖”。

沒有目標就無法做計劃，沒有計劃就無法去控制，因為你不知道你現在身處的地方和你應該在的地方是不是同一個地方。在有專案運作的組織裡，我們經常會聽到這樣的話：“時間太緊了，哪有時間做計劃，趕緊幹吧”。有一份調查，當被問及專案成功最密切的因素是什麼時，被調查者的回答顯示好的計劃和對客戶需求的正確理解高居前兩位。人們總是有時間去返工而沒有時間去做計劃，在公司傳統的開發流程中，也是奉行著專案任務來了就開乾的作風，很少有人去考慮專案組成員坐在一起大家來制定一個可行的計劃。而在國際領先的產品開發流程IPD中，在概念階段就嚴格規定了所有專案成員都要參與制定計劃，並且在計劃階段還要進行調整。在波音公司，專案計劃的制定是一個人人參與的過程，協同的專案計劃使所有人的步調一致，大家的語言一致，因此可以避免專案中出現不規則的“布朗運動”。

有了計劃，我們就有了路標，就要去執行，就要去“正確的做事”。執行的方法可以透過流程去引導，執行的效果可以透過計劃去控制，但在專案執行的過程中，有一些大家公認的、形成習慣的行為模式也是必要的。在波音公司，倡導的是“從資料求解放、透明管理、適度抱怨是可以接受的、提出計劃-尋求辦法、彼此傾聽-相互幫助”等管理法則。基礎資料的整理和分析是一個比較煩瑣的過程，但對於及時發現一些專案風險和遺漏之處以及提高專案管理水平等方面都有益處，同時，也可以作為歷史的經驗庫供後來者借鑑，提升整個公司的專案管理成熟度水平。“透明管理”在波音公司的由來是在一次777專案例會上，有一個人報告了本部門的工作進展，當他結束髮言時，來自另外一個部門的人說：“我們不這麼認為”，並給出了一些相反的陳述。然後第一個人承認自己沒有完全說出目前專案面臨的問題。於是大家就提出“不能一邊保密，一邊管理，如果大家都保守秘密的話，那乾脆都回家去好了”。這就是這個法則“透明管理”的由來。我們也經常有專案的周例會，主要目的也就是通報進度、找出問題、提出解決方案。在專案組內資訊不流暢就會產生很多的問題，問題不能掩蓋，要大家一起協作解決。艾倫•穆拉利對他的專案成員說：“只要不養成萬事抱怨的習慣，那麼在你需要安慰的時候，儘可以告訴我們”。儘管我們有“夢想藍圖”，但人畢竟是感情的動物，有喜、怒、哀、樂，所以你在工作上如果有什麼怨氣的話，儘可以找人談談，釋放掉自己的心裡壓力。遇到了困難，可以和成員們一起來“提出計劃、尋求辦法”。沒有什麼大不了的事，睡一覺起來，地球照轉，又是一個豔陽天。“彼此傾聽-相互幫助”說的就是溝通的重要性。史蒂芬•柯維說過：“先理解他人，再尋求被理解”。專案中的溝通是一個很常見的動作，但在溝通中也極易產生矛盾。溝通的六個主要要素：“資訊傳送者、資訊接收者、通道、反饋、噪聲、背景”，任何一個產生了問題都會影響到溝通的效果。

“保持心情愉快、享受工作樂趣”也是波音公司極力倡導的。有一個說法：當你要發怒時，先要從一數到十，然後再去發洩，而不要立即就發洩你的怒氣。實際上，當你從一數到十後，你的怨氣基本上已經消掉了四分之三，剩下的也會很快平息的。艾倫•穆拉利在給777專案組的全體成員說過：“我們的愉快情緒可以給整個團隊帶來穩定和希望，這樣大家才能提出計劃，找到解決問題的方法。如果我們不這樣表現，那麼團隊就會成為一盤散沙”。詹姆斯•劉易斯在該書中寫到：“任何人之所以能夠得到一份工作，惟一的原因就是某個組織有一些問題要讓他來解決。在工作的過程中，當一個人放棄的時候，他就放棄了組織交付給他的責任”。所以，我們每個人的工作對於組織來說都是必要的、必需的，我們的存在是因為我們可以創造價值。在專案運作過程中，每一個專案成員都是一個專案干係人，每個人只有保持心情愉快的工作，精誠合作達成“夢想藍圖”實現，既享受了過程中的樂趣，同時也成就了個人的成功。

在777專案的每週例會上，艾倫•穆拉利都會和大家一起回顧他們的這些管理法則，可以說是不厭其煩。文化的改變是透過不斷的強化和重複來實現的，這就象一般的廣告-如果只打一次的話，那麼這則廣告基本上對你不會產生任何的影響。但你如果連續打好幾周、好幾月的話，人們就會開始關注它，廣告也就會取得比較好的效果。這些法則不能算是靈丹妙藥，也不是萬金油，但波音777飛機專案因為這些法則而取得了巨大的成功，波音公司也在不斷的推行、強化這些法則。就象艾倫•穆拉利在讀完本書初稿後所說的一些想法：“這本書是一個機會，讓我為人們做一點特殊的貢獻，為許多人創造價值和意義。在這個環境中，我們感到自己非常安全，沒有互相取笑，沒有互相牽制，只有彼此欣賞，相互幫助和學習，以及年復一年高效地工作和發展”。

管理大師彼得•德魯克說過：“管理是一種實踐，其本質不在於知，而在於行；其驗證不在於邏輯，而在於果”。我們瞭解了波音公司的專案管理基本法則，就是要和我們的實際結合起來，和我們的團隊成員一起“攜手合作”，運用到我們的專案管理中去，成就我們自己的“夢想藍圖”。
[@more@]

向波音公司學專案管理（轉）

相關文章