ERP專案管理方法分析(轉)

ERP專案管理方法分析
ERP軟體是一個業務應用系統,實施ERP軟體實際上是引入一種新的企業管理方案.企業在競爭市場中爭取優良業績的同時,更要不斷關注新興的技術方案和先進的行業管理方案,以保證企業整體不斷向上發展的生命力.

　　ERP軟體正是其中一種先進的行業業務應用系統.實施ERP不只是單純地教會終端使用者去使用一套軟體.更是需要企業全員學習方法,改進業務管理流程,重塑管理思想的過程.由於E
RP軟體覆蓋面廣,涵蓋內容多,涉及到的相關技術較為複雜,因此企業實施ERP軟體存在較大的風險和難度.

　　成功實施ERP是專案實施的重要目標. ERP專案實施成功的標準一般依企業在期初制定的定性或定量指標而定.為保證專案的實施效率,專案組一般要制定合理可行的實施計劃,慎重對待每項工作,周密考慮專案中的每個細節,對參與專案的每個職位要根據職責和要求的技能仔細定義.

　　ERP專案的成功實施當然離不開人力資源的保障體系.在人力資源方面,企業內部應該成立一個自上而下的專案組織,對外應該有一個由供應商的合格諮詢專家組成的專業技術小組及一套標準可行的實施方法,這樣才能從外部環境上保證企業得到的是專業化的實施服務.在供應商的這隻隊伍中應該有四類人員:專案經理、業務諮詢專家、技術諮詢專家、和應用分析員。專案經理必須確保專案按時完成，並且將經費控制在預算範圍內。專案經理應該具有對不同類別專案的豐富而廣泛的經驗和訓練，具有應付處理複雜專案的能力，他們自始至終都要確保整個專案成功地被實施。業務諮詢專家不僅對企業的運作具有一般的知識，而且要具有豐富的行業知識和經驗。他們能夠提出合理健全的改進意見，要確保在專案前期工作的基礎上正確配置ERP系統。更確切地說，他們應該使ERP系統快速適應企業的需求。業務諮詢專家最初所做的工作非常類似於管理諮詢員所做的事，但重要的不同之處在於，業務諮詢專家著重於研究怎樣用ERP系統來改進客戶的業績。在硬體裝置的安裝方面，技術諮詢專家是重要的角色，他們要為使用者建立效能良好的系統操作環境，還要確保整個系統按照設計要求良好執行。應用分析員確保按照企業的要求設計、測試和實施必要的修改方案，他們應該是熟悉ERP技術開發工作的技術人員。為了有效控制成本、提高開發工作的效率，提升企業內部客戶的滿意度，保質、保量、按時完成開發工作，更多的企業將ERP系統實施過程中出現的技術開發工作轉包給熟悉相關ERP系統的專業軟體開發公司。供應商的技術開發隊伍也是可利用的徐逕之一。

　　ERP的成功實施離不開標準的實施方法，如SAP公司的ASAP。ERP專案實施方法應該包含全面的專案管理和質量保證的過程，每一步驟都須經過精心設計，由經過培訓的業務諮詢專家應用到具體的專案實施過程中。企業在考慮投資規模時，其中一個重要的因素就是實施成本。通過專業化的專案管理，有效的方法和資深諮詢專家的指導可以極大地削減專案費用。當然，實施本身是需要金錢上的投資，因為在專案的實施過程中，設計、培訓、驗證、和測試階段，要投入許多重要的資源和時間。因此，實施時間越短越好。如有可能，企業可以指定一些量化的專案目標，如：生產率、提前期、成本削減或客戶抱怨減少方面的衡量指標來對實施成果進行考核。

　　儘管不同的ERP供應商遵循的實施方法在細節上有所不同，但在基本理論方面大致是相同的。ERP實施方法一般包括以下幾個階段：立項、流程設計、系統配置、系統實施、和交付執行。每個階段都由許多重要的活動，具體的事項和預先定義的目標組成。為確保實施的每個流程都符合標準，在每個階段要進行內部稽核，並將針對具體目標的進度報告提交給專案高層領導組開會議定。

　　ERP專案實施過程中各個階段的詳細介紹如下：

　　階段1： 立項

　　第一階段的目的是定義專案目標，瞭解業務環境，並且在優化業務流程和結構的方法上達成共識。這一階段的成果是供應商提交一份總結企業流程模式，專案範圍內客戶強、弱項分析的報告。此階段是設計階段的基礎，通過分析現存的生產流程、企業結構和客戶需求，來定義核心業務流程。在收集越來越多的資訊並設計出概念化的流程模式後，企業管理層對概念化的流程逐漸熟悉，對流程的命名及整合達成一致，流程模型便可被記錄下來並形成文件。下一步是針對關鍵性流程裡的效益、穩定性和成本作評估，分析結果提供給企業管理層，以對所需的變更達成一致意見，同時初步確立專案目標。在這一階段的重點是建立專案組織，形成專案核心領導組，並將合同轉換成專案定義文件，它定義了專案的範圍和交付內容、時間表、責任，對日常管理的變更和質量計劃。最後，還要任命一批流程主管，使他們積極地參與到專案中來，以確保正確地定義企業的業務流程。這一階段的主要收穫之一是：它在一定的範圍內對原有系統進行分析和理解，並且為可能達到真正改進企業業務的專案作出定義而不僅僅是通過實施新的業務管理系統來填補現存的管理空缺流程和結構。總結起來，階段1的主要內容有：1、召開立項會議，供應商作現場調研，與企業使用者交流意見；2、流程分析、瞭解實際流程，結構；3、召開工作會議，分析成功的關鍵因素，建立業務流程模型，分析企業管理的強項和弱項；4、報告重要的業務流程；5、確立專案目標，建立工作日程表，對專案進行預算。

　　階段2：流程設計

　　設計階段的目的是記錄每一個流程和其基本的績效，以便和行業先進企業作對照，印證所需要的流程改動。隨後，對每一個需要改進的業務流程進行重新設計。這一階段結束企業將對整個業務方案有更深入的理解，並針對該方案與實施方簽訂實施合同，合同中需列出正確、合理的成本估算，以及其餘各個階段的工作進度表。實施方法和具體ERP產品的概念應用應該由供應商在專案開始時便清晰地介紹給專案組的成員。流程模型是幫助企業深入理解其在未來的企業運作方式，以便實現在前一階段中確定的專案目標。在這一階段應該利用先進的流程圖工具及標準文件格式規範化每一個子流程，並將認為對達到目標最具關鍵性的業務流程記錄下來，次要的流程可以用軟體配置項說明，並且對映到具體ERP產品的相應功能模組中，由於大多數企業都需要完全整合的軟體方案，所以ERP軟體必須覆蓋全部，或者至少是大多數的業務流程。這個階段的最後工作是：從各個小組收集包括各項活動和組織結構的流程說明，並將它們作為業務方案的基本配置資料輸入。這樣做有助於保證ERP系統的各種業務資料與實際相符。一旦檢測出被遺漏的活動就要修正流程說明，或對ERP專案實施工作進行調整。這一階段的重大收穫是收集了大量的資訊，以便將來使用。評審工作，進一步改進和重新設計業務流程都會用到這些資訊。總結起來，階段2的主要內容是：1、專案啟動，組建各個流程小組，對使用者進行最初的培訓；2、建立流程模型，繪製流程圖，對流程進行說明；3、將流程說明對映到ERP系統中，並進行討論、改進和修改；4、明確定義重大的流程改動；5、建立初步的邏輯和系統選單；6、確立總體業務方案的範圍。

　　階段3：系統配置

　　配置階段的目的是按照流程說明定製ERP，建立技術和操作環境，同時驗證總體業務方案，這一階段的成果是獲得企業對總體方案的認可。為使業務方案更加符合企業的實際運作環境，供應商通過驗證流程說明並訪問企業方的專業人員，對總體方案進行補充和修改。在此期間需要配置選項，建立參數列，設定使用者的工作崗位，設定系統安全專案，並做區域性的調整和修改。工作進展到這一步，技術的要求就顯得尤為重要。庫結構、實體地址、及命名標準都需要定義。如果出現二次開發工作，要認真編寫及驗證相關的軟體開發技術方案。然後，伺服器、企業網路及ERP系統軟體都會被安裝。同時支援整個軟體方案的作業系統也會被安置妥當。一旦硬體開始執行，配置工作完成，企業的大部分修改程式已經測試通過並且正確安裝，專案組的成員就可以開始使用整個系統。這時要集中培訓專案成員並選擇有技能的終端使用者以完成在流程說明裡所指定的任務。一般情況下，培訓教程是根據流程說明或ERP使用者手冊早已編寫好的。第一部分通常是“培訓培訓者“課程，之後是培訓專案組成員。這些人將積極參與方案驗證及作業說明的制定工作。在企業驗收系統之前，業務諮詢專家將根據流程說明測試整個系統。供應商一般會應企業要求對整個系統進行客戶化配置。測試環境將模擬客戶訂單，採購訂單，生產訂單，會計憑證及交貨的各個流程。模擬環境將會真實地反映實際系統執行時的業務處理流程，同時還會檢測到某些例外情況和更復雜的業務組合。階段3的主要內容是：1、第三階段啟動，粗審整體業務流程，確定實施方法；2、配置系統選項、指定各種表格和檔案的操作員，設定安全級別；3、對專案組成員進行ERP系統培訓；4、安裝系統硬體、系統軟體、進行必要的程式改寫工作；5、建立系統操作環境；6、測試、驗證總體方案，並獲得企業的認可。

　　階段4：系統實施

　　這一階段的目的是建立產品資料庫，供應商向企業使用者介紹整個系統。這一階段結束時應當成功地完成對整個系統的全面測試，並證實方案在啟動後正常執行。

　　在此階段，企業管理層和專案組成員應該確定整個系統能夠滿足企業的需求，並且對於在設計階段提出的改進流程系統能給予充分的支援。為使方案能有效實施就牽涉到從當前資料庫和ERP的額外補充資料庫輸入資料。專案組成員可以試驗執行該系統，以確定系統在操作環境下的可行性。驗試執行要有計劃，並有組織地利用在配置階段所用過的每一個流程的測試說明進行。測試小組要在測試說明上簽字，並將該說明儲存起來以備驗證。試執行檢測到的錯誤要由修正小組校正，並再次進行測試。專案成員要在這個階段對大多數的終端使用者進行培訓，專案組成員的培訓是在上一個階段完成的。培訓教材是根據各項作業說明和已定製的ERP文件而制定。最後要進行一次全面的測試。客戶將在實際的操作環境中按照真實的業務量檢測所有的流程和常規工作。其中包括終端使用者負責的所有業務和操作。測試結果要被記錄下來，形成最終的測試報告。在正式執行ERP系統之前，還要進行一次全面測試的仔細檢查，專案小組要對測試結果進行評估，在決定“正式執行“之前，要完成所有修改和調整工作。階段4工作的主要內容是：1、建立資料庫，測試個案，作業說明；2、使用者接面；3、資料的輸入及轉換；4、培訓終端使用者；5、測試個案，網路，全面測試。

　　階段5：交付執行

　　這一階段的目的是開始執行新的業務方案，保證所有業務順利過度到新的處理方式，並且計劃將來需要改進的活動，這一階段結束時，企業應當能夠接受新的管理系統，同時標誌著整個專案的結束。系統啟動執行要經過周密的計劃，系統啟動日期是最後決定的，在此之前要完成主要檔案和業務資料的轉換，檢查參數列，儲存舊系統的最後備份。新系統要象以往的系統一樣支援所有的業務，同時新的資訊方案還要支援改進的業務流程。在所有的準備工作完成之後，才可以啟動新系統。在召開專案結束會議之前，前階段所遇到的各種特別需求，意見和建議，通常都會被列入有待處理的需求列表，這也包括由專案領導委員會保留下來作備忘或參考的可能專案，現在可以將它們分類和進行分析並輸入到新的專案裡。這些需求可以是流程重組，進一步改進系統所需的修改，或者培訓課程需求等。ERP系統升級版本也將採用同樣的方式實施。另外，在改進的實施計劃中還要說明未來雙方的合作概念。在這個階段的最終活動是成功的總結並結束該專案。總結起來，第5階段的主要內容是：1、計劃啟動系統；2、主檔案和業務資料的轉換；3、備份舊系統，預執行及正式啟動新系統；4、企業驗收新系統，專案結束，制定改進計劃。

　　除去上述的專業要求外，在ERP專案的實施過程中要注意各業務小組之間的資訊溝通，制定總體和區域性的工作協調計劃，及時發現疏漏，把握專案的總體進度。

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