從1991年出版第一本書以來,我一直在書中強調如果想成功完成專案(或管理組織)就必須制定一個計劃.我的觀點總是以控制的定義為基礎:
控制是透過對比現狀和預期來進行的,透過這種對比,你可以在偏離方虻氖焙蚣笆弊齔齙髡?
計劃中說明了行動的方向和目標,以及具體的實施步驟,如果你沒有計劃,就不知道行動的方向,這種情況下要對專案進行控制也是不可能的.我常常這樣總結這個道理:"沒有計劃,就沒有控制(No plan,no Control)’’,我的一個客戶認為我說的這點非常重要，甚至讓人把這句話繡在了發給僱員的襯衣上．
　　之所以需要有一個計劃不僅是因為需要對專案進行控制，而且因為組織是一個社會組織，其中的各個部分要彼此互動，而你必須制定一個整合良好的計劃，而不是簡單地將彼此互不相干的各部門計劃拼湊在一起．（本章的後文中將進一步討論這個問題．）然而，亨利.明茨伯格(Henry Mintzberg)在對高階經理人的調查中發現，他們中很少有人做系統性的計劃．我對他的發現頗有同感，但同時也擔心這成為許多其他經理人的藉口－－既然其他人不能成功地進行系統性計劃，那麼我也沒有必要去做．這只是那些用自己的成見曲解發現的真正含義的人在自欺欺人罷了．
　　在我看來，如果人為大多數經理人都不做計劃就意味著沒有必要做計劃，那就大錯特錯了．我認為，許多組織的成功都是由於掩蓋了自身的缺點，而不是發揮了自身潛力．我之所以這樣說是因為這些組織為市場提供優質的產品和服務，從而獲得較大的邊際利潤，足夠彌補由於管理不善而帶來的低效率．
　　我的上述結論都是以我多年的諮詢和培訓經歷為基礎的，我曾經在研討回上遇到過成千上萬的人抱怨自己公司的辦事方式，這使我相信在某些公司中，就像他們中某個人所說的：＂管理簡直就是個樣子貨．＂我當然不認為這種情況普遍存在，有些公司的管理是非常成功的．但是湯姆.彼得斯和鮑勃.沃特曼(Bob Waterman)在寫作了他們石破天驚的＜尋求卓越＞(In Search of Excellence)之後幾年，卻發現被他們當初列舉為卓越典範的一些公司已經不再輝煌．(Peters and Waterman,1982）
　　我同意奈特的觀點，出現這種情況的一個主要原因就是：＂......管理過程缺乏協調一致＂，(Knight,1998,p.1)或者用卡爾.阿爾布雷克特的話說：＂大多數管理團隊都不清楚自己企業成功的關鍵驅動力是什麼......因為他們根本就沒有這樣一個驅動力．＂(Albrecht,1994,pp.viii-ix)在這種情況下是不可能指定出合適的計劃的，或許這才上管理中缺乏計劃的原因．

管理的功能

　　如果管理的功能不僅是使組織生存下去，而且要為股東創造價值，就像我在本書第５章中所說的，那就意味著管理要對組織的行為進行某種控制．而這種控制只有在擁有了一個與明確的預期，任務和績效目標緊密相連的計劃之後才能實現．我認為明茨伯格的發現還可以用這樣一個事實來佐證，那就是許多經理人都把他們的時間花在相互攻擊上了，因此再沒有功夫來實際地制定計劃．具有諷刺意味的是，許多此類相互攻擊的緣起又恰恰是因為這些經理人沒有好的計劃，因而對自己管理的事物缺乏控制．這就造成了一種惡性迴圈，除非用一些時間制定計劃，沒有其他出路．

沒有計劃的高額代價

　　史丹迪希公司（Standish Group)的年度研究報告也能說明制定計劃的必要性．他們對多個軟體開發專案進行了調查，並在１９９４年發表了他們的研究結果：在美國每年投入軟體開發專案的資金大約有２５００億美元，而這些專案中只有１７％實現了預期的目標．另有５０％的專案修改了原來的目標．也就是說，這些專案可能延期完成專案超支，降低軟體功能，等等．難以置信的是，其餘的３３％竟然被取消了！而著就意味著人們在這些被取消的專案上浪費了將近８００億美元．

　　不僅如此，當被問及與專案成功最密切的因素是什麼是，被調查者的回答顯示好的計劃和對客戶需求的正確理解高居前兩為．（你可以在上免費下栽一份報告．）

　　我相信，我們還能找到許多類似的關於各種產品開發專案的統計數字．例如，穆拉利曾經統計出投入新型飛機開發資金中有將近３０％用在了返工上．用他的話來說，這就相當於讓３名全職工程師重新去做先前２名工程師做錯的工作．在一個５０億美元的專案中，這可是一筆數目可觀的浪費．而且，高返工率也是由於計劃欠妥造成的．ITT的前任質檢副總裁菲爾.克勞斯比(Phil Crosby)創立了零缺陷的成本來自３個方面：預防，檢查和失敗．首先我們要從最初的時候預防錯誤的發生，之後透過檢查發現那些確實已經發生的錯誤，而如果我們不及時糾正這些錯誤，讓有質量缺陷的產品到達客戶手中的話，那麼肯定要再投入成本為客戶解決問題．

　　具體一些來說，３*質量等級的意思就是說在每１００萬個可能出現錯誤的機會中，會出現６６４００次實際的錯誤．在６*質量等級中，錯誤的機率降低為每１００萬個機會里有３.４個實際錯誤，而每１美元銷售額中的質檢成本也可以降低到幾美分．

對科學的曲解

　　進年來，越來越多的人從混沌理論中引申出一種解釋，作為不制定計劃的辯解．混沌理論認為如果一隻蝴蝶在加利福尼亞扇動翅膀的話，其影響將很快到達美國東海岸，意思是說在環境中的微量動盪都能夠造成巨大的影響．於是，有人就把這引申為沒有必要進行長遠的計劃，因為目前的工作就可以告訴你以後應該做什麼了．

　　從很長的時期來看－－同時堅持進行日常的計劃－－我同意長遠計劃應該非常概括．但是，如果要控制一個組織的行為，就必須制定出詳細的短期計劃．[@more@]

解讀專案管理計劃（1）（轉）

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