專案採購和合同管理(轉)

專案採購和合同管理
一、引言

專案採購和合同管理是站在買者的角度，處理從外部獲取貨物或服務時遇到的各種問題，涉及採購規劃、詢價規劃、詢價、選擇供應者，以及合同管理等過程。這些過程的工作量大小和複雜程度因專案而異。很多專案不需耗費太多的精力，而工程和國防等本身就是採購的專案卻對此有很高的專業技術和經驗要求。

20世紀80年代以來，技術的進步大大提高了生產率，而經濟全球化則為利用外部資源提供了便利。利用外部資源可以取得他人的技術，減少資金的投入，克服進入他國市場的障礙，利用他人的地理優勢，降低投資風險，利用他人滿足客戶的急迫要求，保證穩定的原料來源，提高交付能力等。要做到以上各點，專案管理人員必須提高採購和合同管理能力。

在利用外部資源時必須注意防止流失關鍵技術，避免在簽訂和清算合同等方面耗費過多的資金、時間和精力，設法幫助承包商、分包商和供應商降低成本。

二、採購和詢價規劃

（一）採購規劃
採購規劃就是考慮哪些資源（如人力、材料、裝置等）須從外部取得，以及如何取得。許多研究或機構內部的小型專案都儘量利用本單位的資源，採購量不大，甚至無須從外部採購。但是，也有很多專案的主要工作需要由外人完成。世界上已經有許多采購方式。單就貨物、工程和服務而言，就有國際或全國競爭性招標、有限招標、詢價採購、直接簽訂合同等。當專案缺乏必要的人員和經驗時，可以聘請他人代理。

對於待採購之物，應當考慮專案的要求、採購策略、技術要求、市場情況、專案其他方面的管理計劃、制約條件和假設，以及技術的發展等。

採購規劃經常要進行自制外購分析、利用專家的判斷和選擇合同的型別。

自制外購分析就是比較利用自身資源和從外部採購兩種方式的利弊。採購規劃結束時提出的採購計劃應說明對欲採購的資源各個方面的具體要求，以便供應者判斷自己能否滿足這些要求。採購計劃還應說明如何對採購過程進行管理。

（二）詢價規劃

詢價規劃（亦可稱招標規劃）就是對待採購之物提出具體的要求，查明有哪些來源可滿足採購要求。制訂詢價計劃時，要充分利用標準格式的招標檔案，包括標準合同條件和要求說明書。標準格式能夠合理地分配合同雙方的要求、利益、風險和責任，可避免因不認真履行合同而增加成本，避免因雙方缺乏信任而引起爭議，可以降低選擇承包人的成本，提高採購效率。標準格式還制訂了防止腐敗的條款。採購人員的道德品質是保證專案採購成功的先決條件。

詢價規劃應遵循如下原則：降低成本和提高效率、為所有的合格投標人提供機會、促進產業的發展、採購過程透明。對於公共專案，尤其應當如此。

在複雜的採購中，專家可以在如下方面發揮重要作用：確定採購和詢價方針與程式；審查專案班子採購與詢價能力、採購與詢價計劃、採購方式和採購（招標）檔案；就採購檔案和投訴提出處理建議；批准達到標準的採購檔案；維護採購監督制度。

採購檔案一般要說明評標標準、採購檔案的審查辦法和程式、評標過程和評標方法。

三、詢價和招標

詢價或招標就是讓賣主根據採購檔案的要求提出報價和建議。複雜的採購工作量大，耗費時間長，投入的資源多，需要具備專業知識和豐富的經驗。

詢價或招標一般應從記載賣主經驗，財務狀況和組織結構的名單中選擇詢價物件。詢價可以利用投標人會議、刊登廣告，以及其他多種形式，從有意的賣主方面取得建議書（標書、報價書）。

四、賣方選擇

賣方選擇就是根據評標準則，接受一家承包商、供應商或諮詢公司的標書或建議書，並由其提供須採購的產品或服務。該選擇過程可能要反覆多次。除了報價之外還要考慮和評價其他許多因素，包括投標人的建議、評標標準和本組織的各項方針。

合同談判是選擇賣方的必要環節，要就雙方的責任、義務和許可權，適用的法律、技術和經營管理方法，以及合同價等取得一致意見。

除了採購制度、程式和方法之外，賣方選擇的決策者道德品質的高低，是能否選定符合採購檔案要求的賣方的關鍵。

一旦選定了賣方，就應同其簽訂合同。合同的宗旨是，賣方向買方提供指定的產品或服務，而買方向賣方支付產品或服務的價款。

五、合同管理

合同管理就是確保賣主的工作滿足合同要求，包括協調多個賣主之間的聯絡。專案管理人員必須正確認識自己採取和不採取行動的法律後果。當賣主履行了合同義務，完成了規定的工作，就要及時驗收並向其支付款項。否則，賣方有權暫停工作，終止合同，甚至訴諸法律。

合同管理涉及專案管理的其他方面，例如監視承包商在費用、進度和技術表現；檢查並核對其工作成果是否滿足要求；保證變更經過有關方面的批准，並將其通知所有的有關方面。合同還應明確支付條款。

合同管理的基礎是合同、賣主的工作結果，以及賣主各種開銷的單據。因此，必須管理好與賣方之間往來的各種書面檔案、合同變更和賣方的付款申請書等。

合同管理要取得成功，就必須建立和堅持變更控制、賣方付款申請審查和支付制度。專案管理人員還要定期寫出進展報告，以便高層管理人員隨時瞭解合同的履行情況。

第二屆中國專案管理國際會議專家委員會專家
清華大學建設管理系 盧有傑

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